Międzynarodowa Rada Archiwów opublikowała dwa interesujące dokumenty związane z organizacją dorocznych konferencji i odbywanych co cztery lata kongresów organizacji.
Pierwszy z nich, to licząca 8 stron „Informacja dla kandydatów, krajów gospodarzy konferencji i kongresu” (Notice de Candidature pour les pays hôtes Conférence), czyli procedura ubiegania się o organizację imprezy. Drugim dokumentem jest „Przewodnik Międzynarodowej Rady Archiwów. Konferencje doroczne i kongresy” (Guide ICA pour la Conférence Annuelle – le Congrès Quadriennal). Publikacja jest znacznie obszerniejsza, licząca 33 strony. Jej wartość to nade wszystko gotowy przepis na organizację udanej międzynarodowej imprezy.
Zacznijmy omówienie tekstów od wyłaniania kandydatów, czyli „Informacji dla kandydatów…”, która składa się z trzech części. Część pierwsza określa kryteria wyboru kraju gospodarza imprezy, druga określa procedury wybory, a trzecia definiuje listę kontrolną kandydata (check-list).
W części pierwszej określono kto może być organizatorem i terminy składania listów motywacyjnych. Następnie określono kryteria wyboru: geograficzne, związane ze wsparciem rządowym, sytuacją polityczną i społeczną organizatora, korzyści dla kraju i regionu organizatora, korzyści dla MRA, wstępne decyzje Komitetu Wykonawczego MRA, organizacja i środki (na tym etapie zostaje zdefiniowane wstępne porozumienie w formie listu intencyjnego).
Czytaj dalej „MRA: Przewodniki dla organizatorów dorocznych konferencji i kongresów MRA”