W dniu 17 lutego 2020 r. odbyła się w Warszawie konferencja „EZD RP – elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji publicznej”, kolejna już w ramach projektu, realizowanego pod taką samą nazwą przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową w partnerstwie z Wojewodą Podlaskim. Projekt finansowany jest ze środków budżetowych oraz europejskich (Program Operacyjny Polska Cyfrowa na lata 2014-2020). Konferencję prowadził Mariusz Madejczyk, pełnomocnik Ministra Cyfryzacji, sprawującego nadzór nad projektem. Wspólnie z Bartłomiejem Klingerem przedstawili projekt jako strategiczny dla polskiej administracji, wpisany w Program Zintegrowanej Informatyzacji Państwa. Zgodnie z założeniami, system EZD RP ma być jednolity dla wszystkich podmiotów, które będą mogły wykorzystywać moduły potrzebne w ich działaniu. Do wykonywania zdań specyficznych wykorzystać zaś będą systemy dziedzinowe, współpracujące z EZD RP. W połączeniu z nimi obsługiwane być mogą różne procesy, w tym urlopy i delegacje. System ten będzie umożliwiał dostęp do rejestrów państwowych, przewidywane są też funkcjonalności migracji danych z dotychczas używanych systemów EZD (na pewno EZD PUW i eDok). Dane mają być przechowywane w chmurze państwowej SaaS (małe podmioty, których liczba szacowana jest na kilkadziesiąt tysięcy) oraz w prywatnych chmurach dużych państwowych jednostek organizacyjnych (np. ministerstwa). Projekt realizowany jest od 1 stycznia 2019 r., a jego zakończenie przewidziane jest na 31 grudnia 2021 r. W 2019 r. przygotowano już dwa prototypy, modyfikowane dzięki uwagom Rady Użytkowników i 36 podmiotów testujących. Trzecia wersja prototypu ma być gotowa w I kwartale 2020 r., kolejna we wrześniu, a od października ma się zacząć pilotaż w 15 podmiotach – Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim oraz w jednostkach, które do tej pory nie stosowały systemu EZD. Oczekuje się, że w 2026 roku korzystać z niego będzie ok. miliona pracowników urzędów publicznych.
Następnie zabrał głos Sławomir Zych, który omówił zagadnienia związane z realizacją projektu – harmonogram, koszty dostaw i usług, analizę ryzyk. Wyjawił także, że przyjęto założenie wcześniejszego przygotowywania testów systemu, w oparciu o oczekiwania użytkowników, a po nich opracowywania konkretnych modułów i funkcjonalności. M. Madejczyk dodał, że przewidziany jest EZD RP core, którego kody źródłowe będą w NASK, oraz EZD RP base, którego moduły mogą być wymieniane i przygotowywane przez wykonawców komercyjnych. Magdalena Sawicka omówiła ogólnie kolejne prototypy systemu, podając dane liczbowe, np. druga wersja miała 430 funkcjonalności, z których po testach postanowiono usunąć 50, a dwie zmodyfikować. Poinformowała też, że trwają już prace przygotowujące migrację danych z systemów EZD PUW i eDok.
Kategoria: Metodyka
FRANCJA: ADAMANT pierwsze podejście do udostępniania zasobów cyfrowych online
ADAMANT (Administration Des Archives et de leurs Métadonnées aux Archives nationales dans le Temps- Administracja Archiwów i ich Metadanych w Czasie w Archiwach Państwowych) jest uruchomionym w 2015 r. projektem, którego celem jest organizacja narzędzi i procedur w archiwach państwowych tak aby mogły one sprostać wyzwaniom cyfrowym. Projekt ma zapewnić ciągłość usług publicznych przez archiwa państwowe poprzez poprawę ochrony i dostępu do danych dostarczanych do archiwów przez organizacje społeczeństwa obywatelskiego. Chodzi o przygotowanie całego obszaru zarządzania archiwami cyfrowymi jak, infrastruktura fizyczna i zapewnienie ochrony i dostępu do danych, przygotowania zintegrowanego oprogramowania oraz przygotowanie ludzi i metodyki postępowania. ADAMANT jest częścią szerszego projektu o nazwie VITAM archivage numérique.
Czytaj dalej „FRANCJA: ADAMANT pierwsze podejście do udostępniania zasobów cyfrowych online”
CZECHY: Narada w sprawie dokumentacji cyfrowej
Dnia 28 stycznia 2016 roku w sali konferencyjnej Archiwum Narodowego w Pradze (Národní archiv Praha) odbyła się spotkanie pracowników archiwów wojewódzkich z metodykami Archiwum Narodowego poświęcone opiece i zachowaniu dokumentów cyfrowych. Spotkanie umożliwiło intensywną wymianę informacji i skoordynowanie działań pomiędzy Ministerstwem Spraw Wewnętrznych, Archiwum Narodowym i archiwami wojewódzkimi w zakresie zarządzania dokumentacją elektroniczną.
Główne tematy obrad zawarto 9 punktach:
1. Warunki konkursów dla obsadzenia etatów metodyków dla dokumentów elektronicznych w archiwach terenowych
2. Plany kształcenia użytkowników internetowego Narodowego Portalu Archiwalnego (Národní archivní portál);
3. Plan działań metodycznych i informacyjnych;
4. Wyzwania związane z ZPORR (IROP – Integrovaný regionální operační program – Zintegrowany program operacyjny rozwoju regionalnego) związane z wprowadzeniem lub modernizacją ERMS (Electronic Records Management System) twórcy dokumentacji
5. Zmiany ERMS u zidentyfikowanych twórców – sformułowanie obszarów problemowych,
Czytaj dalej „CZECHY: Narada w sprawie dokumentacji cyfrowej”
Zarządzanie i przechowywanie wieczyste zasobów cyfrowych – zalecenia MRA
W ramach Międzynarodowej Rady Archiwów Narodowe Archiwa Australii i Strefy Pacyfiku MRA (PARBICA- Bracie Pacifique du Conceil International des Archives) opracowały projekt o tytule „Skrzynia z narzędziami. Archiwizacja, klucz dobrego zarządzania”. Prace nad nim trwały od 2005 do 2012r. Jego oficjalna prezentacja miała miejsce w trakcie XVII Międzynarodowego Kongresu Archiwów w Brisbane w Australii w sierpniu 2012.
Celem projektu jest dostarczenie narzędzi, zebranych w jednym miejscu, służących do zarządzania archiwami i dokumentacją w jednostkach organizacyjnych. Projekt jest podręcznikiem obejmującym dwadzieścia modułów- rozdziałów, z których każdy jest samodzielną całością, omawiającą kolejne aspekty procesu określonego jako archiwizacja, pod którym należy rozumieć wartościowanie dokumentacji oraz czynności związane funkcjonowaniem archiwum zakładowego.
Połowa, czyli dziesięć modułów, poświęcona jest postępowaniu z dokumentacją elektroniczną.
Czytaj dalej „Zarządzanie i przechowywanie wieczyste zasobów cyfrowych – zalecenia MRA”
NORWEGIA: PDF/A Specjaslistyczne seminarium w Archiwum Królewskim w Oslo
W dniu 17 kwietnia 2012 w siedzibie Archiwum Królewskiego w Oslo odbędzie się seminarium pt: „PDF/A- Seminarium”
Seminarium, zorganizowane wspólnie przez Królewskie i Państwowe Archiwa, Paleograf oraz PDF Association, w celu przybliżenia archiwistom zagadnień związanych z wykorzystaniem standardu ISO 19005 czyli formatu zapisu danych PDF/A, jako zalecanego do długotrwałego przechowywania dokumentów elektronicznych. Standard ten, ze względu na swoją wszechstronność, jest coraz powszechniej wykorzystywany w tym celu zarówno w Norwegii jak i w świecie. Seminarium składa się z pięciu następujących po sobie sesji moderowanych przez wybitnych specjalistów z zagranicy i Norwegii zajmujących się długotrwałym przechowywaniem dokumentów elektronicznych i wykorzystaniem do tego celu formatu PDF/A.
1. Aspekty prawne wykorzystania formatu pdf w administracji i archiwach.
Format pdf jest zalecany w cyfrowej administracji norweskiej. Dlaczego pdf i jakie doświadczenia sprawiły, że właśnie ten format zapisu danych okazał się pożądanym dla dokumentów elektronicznych.
2. Wprowadzenie do PDF/A
Standard ISO 19005 (PDF/A) definiuje dlaczego format pdf może być wykorzystywany jako format archiwalny. W czym różni się od innych formatów takich jak TIFF i dlaczego do długotrwałej archiwizacji należy używać formatu PDF/A.
3. Między papierem a formatem PDF/A.
Wiele zeskanowanych do formatu PDF/A dokumentów istnieje w oryginale w formie papierowej. Jakie elementy należy wziąć pod uwagę w zakresie zapewnienia jak najlepszych warunków w zakresie przeszukiwania dokumentu cyfrowego. Jak zapewnić maksymalną zgodność pomiędzy papierowym oryginałem a jego cyfrową kopią.
4. Z urodzenia cyfrowy. PDF/A jako format długotrwałego przechowywania plików dokumentów cyfrowych.
Duża część dokumentów cyfrowych stwarza inne zagrożenia dla długotrwałego przechowywania jak np wiadomości mailowe, różnoformatowe załączniki, dokumenty- multiformaty, czy chronione hasłem. Jak z takimi zagadnieniami radzi sobie PDF/A i jakie są związane z tym zagrożenia.
5. Jak osiagnąć cel. Zasady workflow PDF/A
Jak zorganizować pracę z PDF/A w procesie workflow.
Seminarium wzbudza duże zainteresowanie środowiska archiwalnego i osób zajmujących się zarządzaniem informacją.
Koszt seminarium 1950 koron norweskich.
oprac. Adam Baniecki
AP Lubań
DLM- FORUM: Modele modulów i plug-in’ ów do Moreq2
W Londynie 8 czerwca 2011 r. DLM- Forum poinformowało o opublikowaniu założeń modułów dla europejskiego modelu archiwizacji elektronicznej Moreq2. W związku z pytaniami, jakie redakcja ArchNetu otrzymała od archiwistów, poniżej publikujemy krótką informację o tym czym jest Moreq2.
Czym jest Moreq2? Moreq jest modelem systemu archiwizacji elektronicznej pozwalającym na bezpieczne uchwycenie (capture) dokumentów i danych o wartości dowodowej i dokumentacji, istotnej dla przedsiębiorstw i instytucji publicznych, zarządzanie cyklem ich życia wraz z jej brakowaniem lub ich dalszym przechowywaniem określonym w „planie porządkowania” (plan de classement, czyli czymś zbliżonym do polskiego RWA), zarządzanie ich poufnością i dostępnością. Jest modelem wymagań dla budowy oprogramowania dla systemu elektronicznej archiwizacji dla przedsiębiorstw lub podmiotów publicznych. Moreq2 nie tworzy modelu historycznego archiwum cyfrowego. Założenia historycznego archiwum cyfrowego znajduję się w normie ISO14721:2003 Open Archival Information System znanym jako OAIS. Moreq2 jest modelem systemu archiwizacji cyfrowej jednorodnej (homoogenicznej) czyli dostosowanej do obsługi pojedynczych podmiotów. Operuje pojęciami serii, podserii, jednostek archiwalnych, dokumentów czyli tym co odzwierciedla strukturę organizacyjną pojedynczych jednostek organizacyjnych.
Moreq2 został pomyślany jako model archiwizacji elektronicznej dla systemu records management (Norma ISO15489- 1, 15489-2, obecnie poddane zostały rekapitulacji i przygotowywany jest cały pakiet uzupełniający norm z grupy ISO30300). W Polsce system records management nie istnieje.
W roku 2001 DLM- Forum opracowano Moreq, w roku 2005 model postanowiono przeanalizować i ocenić. W efekcie w lutym 2008 r. opublikowano Moreq2. Prace nad wersją drugą poszły w dwóch kierunkach. Pierwszym było opracowanie schematu XML odpowiadającego modelowi danych zdefiniowanemu w Moreq2, a drugim definicja i sposób certyfikacji oprogramowania na rynku europejskim dla records management.
Bibliografia:
1. Exigences types pour la maitrise de l’archivage electronique. Mis a jour et extention 2008- Specification Moreq2. Text principal.
2. red. Marie- Anne Chabin (Archive 17) , Aprivoiser MoReq. Pour archiver et conserver l’information, IALTA France 2007
3. Francoise Banat- Berger, Laurent Duplouy, Claude Huc, L’archivage numerique a long terme, Paris 2009.
oprac. Adam Baniecki
AP Lubań
FRANCJA: Podrecznik archiwizacji materiałów cyfrowych
„W jaki sposób zapewnić trwałość przechowywania informacji cyfrowych za pomocą technologii podlegającej stałemu rozwojowi. Wszystkie podmioty publiczne i prywatne są już lub będą w przyszłości postawione przed takim wyzwaniem.” Informacja cyfrowa jest wrażliwa. Niewiele trzeba aby nośnik na którym jest zapisana uległ uszkodzeniu i stał się nieczytelny. Ryzyko trwałej utraty danych jest olbrzymie.
Bezpieczne i trwałe przechowywanie informacji cyfrowych, z punktu widzenie ludzkiej aktywności, jest obecnie najważniejszym zadaniem. Dyrekcja Archiwów Francji wydała podręcznik mający pomóc w poruszaniu sie posród tych trudnych zagadnień. Po raz pierwszy, jak podkreśla wydawca, przedstawiona została zebrana wiedza podstawowa (bazowa) wzbogacona licznymi przykładami, majaca ułatwic zrozumienie i stosowanie praktyczne archiwizacji w długim czasie. Zagadnienie ujęto wieloaspektowo biorąc pod uwagę uwarunkowania techniczne, prawne, organizacyjne, strategiczne i historyczne.
Podręcznik jest adresowany do szerokiego kręgu odbiorców, do odpowiedzialnych za systemy informacji w przedsiebiorstwach prywatnych i instytucjiach publicznych, szefów projektów archiwizacji cyfrowej, informatyków, archiwistów i bibliotekarzy, studentów zarządzania informacją i informatyków w archiwach.
L’archivage numérique à long terme. Les débuts de la maturité ?
Manuel édité par la Direction des archives de France
Paris 2009, ISBN 978-2-11-006942-9
oprac. Adam Baniecki
AP Lubań.