W pierwszej połowie lat dziewięćdziesiątych XX wieku w Centralnym Ośrodku Informacji Archiwalnej trwały prace nad pierwszym modułem informatycznego systemu informacji archiwalnej. Obejmować miał on Spis zespołów, i taka była robocza nazwa bazy danych wykonanej w programie dBase, a następnie skonwertowanej do programu FoxPro. W 1995 r. była testowana w archiwach państwowych w Białymstoku, Siedlcach, Warszawie i Wrocławiu i modyfikowana pod wpływem uwag pierwszych użytkowników. Później, nazwana Systemem Ewidencji Zasobu Archiwalnego SEZAM, przedstawiona została 22 lutego 1996 r. na posiedzeniu Centralnej Komisji Metodycznej do zaopiniowania. Rzutniki multimedialne nie były jeszcze wówczas używane w archiwach, więc pokaz odbywał się na monitorach dwóch komputerów – przy jednym siedział Adam Ostrowski, autor wersji informatycznej, przy drugim Anna Laszuk, współautorka założeń merytorycznych, starając się symultanicznie pokazywać i omawiać kolejne funkcje. Nowoczesne technologie wkraczały do metodyki archiwalnej w zabytkowej Sali Balowej Archiwum Głównego Akt Dawnych – wkroczyły skutecznie, bowiem SEZAM uzyskał pozytywną opinię CKM i 29 marca 1996 r. został skierowany do stosowania w archiwach państwowych, gdzie trwa już 18 lat.
W ciągu 18-lecia zmienialiśmy go niejednokrotnie – zdania użytkowników były czasem podzielone co do słuszności niektórych zmian. Pierwsza wersja miała wbudowany system pomocy interaktywnej, wprowadziła też kilka nowych rozwiązań metodycznych (zapisywanie zmieniających się nazw zespołów i ich twórców, sposób oznacza dat dokładnych i przybliżonych). Stopniowo przybywało pól opisu, funkcji, raportów, zmieniła się podstawa programowa i obecnie jest to MS Access. Jednocześnie zmieniały się zasady pracy i metodyka opisu. Zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w sprawie ewidencji zasobu archiwalnego z 1999 r. stanowiło, że spis zespołów sporządzany miał być wyłącznie przy użyciu tej bazy danych, odstąpiono też od grup zespołów i z tworzenia nowych zbiorów szczątków zespołów. W 2001 r. SEZAM zintegrowano z bazą danych Księga Nabytków Archiwum Państwowego KANAPA. Od 2004 r., po kolejnej zmianie przepisów w sprawie ewidencji zasobu, SEZAM był jedynym narzędziem do sporządzania wszystkich środków ewidencji syntetycznej.
Od tegoż 2004 r. każda nowa wersja (począwszy od 6.0) była wprowadzana do stosowania decyzją Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, a szczegółowy podręcznik umożliwiał wdrażanie faktycznego standardu opisu archiwaliów na poziomie zespołu. I choć nie był to ani standard FOPAR, ani ISAD (G), wiele elementów opisu było wspólnych. W przyszłości możliwa okazała się migracja danych do EAD (Encoded Archival Description) – formatu gromadzenia i wymiany danych w Europejskim Portalu Archiwalnym – oraz do Access to Memory AtoM. Rozwiązanie metodyczne okazało się na tyle trwałe, że w 2007 r., w połączeniu z bazą danych Inwentarze Zespołów Archiwalnych, stało się podstawą budowy Zintegrowanego Systemu Informacji Archiwalnej ZoSIA, od 2009 r. w archiwach państwowych w Lublinie i Poznaniu stosowanym jako podstawowe narzędzie informatyczne. SEZAM umożliwił też łączenie informacji z wszystkich archiwów, wspólną ich analizę i prezentację w Internecie od 2001 r. Dołączano do niej dane z innych instytucji i z innych baz danych, planowanych jako kolejne moduły systemu informacji.
Jubilatom życzy się na ogół 100 lat, ale w tym przypadku życzmy raczej sprawnych, przyjaznych użytkownikom i zgodnych z trendami międzynarodowymi następców.
Anna Laszuk
NDAP