Seminarium pod tytułem “ZoSIA vs. AtoM. Dwa systemy do zarządzania zasobem archiwalnym” które odbyło się w Warszawie w dniach 23 i 24 stycznia 2013 jest ciekawym dla obserwatora z zewnątrz spojrzeniem na ewolucyjną drogę, jaka idą archiwa w komputeryzacji katalogów zasobów archiwalnych. W odróżnieniu od biblioteki, która posługuje się standardowymi narzędziami komputerowymi od ponad 40 lat, archiwum dopiero względnie niedawno weszło na drogę standaryzacji. Potrzeba zmusiła organizacje archiwalne do tworzenia narzędzi, wczesne ich użycie pozwoliło na szybką komputeryzacje procesu inwentaryzacji zasobów, a szerokie użycie utrudnia do dziś zmiany i ewolucje. Tak powstały programy SEZAM i IZA które z dużym powodzeniem służyły archiwstom. Nie oparte na standardach wymiany danych (takich jak EAD) i oparte na przestarzałą juz dziś technologie, spełniły jednak bardzo ważna funkcję wprowadzenia dość jednolitego systemu do polskiej archiwistyki (i przez przedłużenie do tych archiwów polonijnych które zdecydowały sie na komputeryzację).
Nazwy tych programów należą do kategorii skrótowców (akronimów). IZA to Inwentarze Zespołow Archiwanych (pracuje dobrze z kolegą, SEZAM-em – Skomputeryzowaną Ewidencją Zasobów Archiwalnych). ZoSIA to Zintegrowany System Informacji Archiwalnej, a ICA-AtoM to Access to Memory Międzynarodowej Rady Archiwów (ICA). Wspomniany EAD to też skrótowiec – Encoded Archival Description, standard zapisu archiwalnego który od roku 1995 dostarcza archiwistom podstawy kodowania informacji o archiwach.
Świadomość potrzeby zmian spowodowała stopniowe odchodzenie w Polsce od Izy i Sezamu i wysiłek w celu unowocześnienia katalogowania zasobów. System ZoSIA jest budowany od roku 2007 przez Narodowe Archiwum Cyfrowe (NAC) i jest już wdrożony w pewnej liczbie archiwów. Podobnie jak IZA jest systemem firmowym, choć w odróżnieniu od IZY jest oparty o narzędzia otwartego oprogramowania. W budowie ZoSi podstawowymi wytycznymi było polskie reguły i decyzje Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych; mozliwości np. eksportu czy importu danych w EAD były na dalekim miejscu. W trakcie styczniowego seminarium omówione zostały doświadczenia archiwów takich jak Archiwum Państwowym w Poznaniu, które od stycznia 2009 roku przeszło całkowicie na ZoSię. System wydaje się być użyteczny, ale pozostawia wiele do życzenia. W ocenie Archiwum w Poznaniu czytamy:
“Twórcy [ZoSi] skupili się nad przygotowaniem 'modułu’ do inwentaryzacji i w ciągu tych lat stworzyli „bazę” dającą możliwość pełnego opisu przechowywanych w archiwach materiałów archiwalnych, system nie umożliwia pełnego opracowania – brak miejsca na wstęp do inwentarza zespołu.
ZoSIA nie jest zintegrowanym systemem, którego funkcjonalności zabezpieczają możliwość wykonywania ustawowych zadań archiwów.”
W międzyczasie powstawały na świecie programy oparte o standardy i budowane w systemie otwartego oprogramowania. (Pisałem o trzech z nich w blogu). ICA-AtoM jest europejskim podejściem do tego problemu. Jest to program z interfejsem WWW (a więc dostępnym przez każda przeglądarkę), podobnie jak ZoSIA. W odróżnieniu od Zosi daje się zainstalowac na dowolnym komputerze (ZoSIA istnieje jako pojedyńczy system zlokalizowany w Warszawie), i jest systemem Otwartego Oprogramowania, co znaczy ze nie potrzeba umów, licencji i przepływu gotowki aby go zainstalowac i przetestować. Pojawia się więc dylemat – czy dalej inwestować w system firmowy, “własny”, w którym można wprowadzić na zasadzie zarządzenia dowolne funkcje specjalne, czy też rzucić się na otwarte wody międzynarodowych standardów, i wykorzystac talent programistów do przyczynienia się do wspólnego, międzynarodowego narzędzia opartego o międzynarodowe standardy. Takiego zdania wydaje się być Adam Baniecki z Archiwum Pańtwowego we Wrocławiu, oddział w Lubaniu, który omówił AtoM na przykładzie wdrażania go w archiwach kanadyjskich. W swojej prezentacji pisze on miedzy innymi:
„Duże znaczenie dla podjęcia rozwijania Atomu ma fakt, że wiele małych archiwów w Kanadzie nie posiada narzędzi informatycznych do opisu archiwalnego. Wiele z nich nie ma ani technicznych ani finansowych możliwości dla instalacji i hostowania aplikacji internetowych. Bez takiego narzędzia jak AtoM archiwa tych instytucji pozostaną poza narodową siecią archiwalną, a odwrotnie AtoM umożliwia im zaistnienie w szerokim świecie udostępnianiania informacji o zasobie. Inne systemy z możliwością eksportu do EAD mogą uczestniczyć w narodowej wymianie informacji….”
i w podsumowaniu pisze:
„Wcześniej czy później konieczna będzie ich [narodowych systemów opisu archiwalnego] rewizja metodyczna (to zrobiono w Kanadzie i Hiszpanii), a za nią nastąpi konieczność aktualizacji lub zmiany narządzi służących informacji naukowej.
Wielojęzyczny interface [AtoM] pozwala na swobodne poruszanie się po każdym zasobie archiwalnym, a współpraca międzynarodowa nie wymaga specjalnych wzajemnych przystosowań metodycznych. Jeśli się czegoś nie wie starczy zajrzeć do tekstu standardu. Sama wymiana danych jest prosta ponieważ jest zestandaryzowana. […] Bardzo ważnym aspektem ICA-AtoM jest jego elastyczność oraz fakt, że podlega on ciągłej ewaluacji przez wspólnotę międzynarodową. Będzie się rozwijał wraz z postępami międzynarodowej metodyki.”
Seminarium miało na celu wymianę informacji i doświadczeń, a nie podejmowanie decyzji (które bedzie miało miejsce w zaciszu gabinetów dyrektorskich). Bezwładnośc isniejącego stanu rzeczy utrudnia zawsze decyzje o zmianach, ale wydaje się, że zmiany sa nieuniknione. Jak piszą autorzy sprawozdania z seminarium, w podsumowaniu
“Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, prof. Władysław Stępniak […] zauważył, że opis zasobu zgodny ze standardami jest sprawą fundamentalną i przekłada się na podstawową funkcję archiwów, jaką jest udostępnianie. Poprosił o przedstawienie programu dalszych prac nad AtoM-em (łącznie z kosztorysem), gdyż prace te pomogą archiwistom polskim obserwować najnowsze światowe tendencje w tej materii. “
Marek Zieliński
Artykuł ukazał się 10 marca 2013 w Blogu archiwistów i bibliotekarzy Instytutu Piłsudskiego.