Retrokonwersja znana jest przede wszystkim jako termin z zakresu bibliotekarstwa. Pierwotnie oznaczał on proces przenoszenia opisów katalogowych, bibliograficznych księgozbioru z katalogu kartkowego biblioteki do katalogu komputerowego zintegrowanego systemu bibliotecznego lub do bazy danych, umożliwiających edycję i przeszukiwanie. Po raz pierwszy terminu tego użyto w bibliotekoznawstwie niemieckim pod koniec ubiegłego wieku, wcześniej funkcjonował w bibliotekarstwie amerykańskim — od 1960 roku jako „retrospective conversion“ . W archiwistyce termin ten zaczął funkcjonować dopiero na początku tego tysiąclecia i odnosi się do przenoszenia danych i treści z inwentarzy archiwalnych sporządzonych w sposób tradycyjny na formę elektroniczną. Metodologia przenoszenia informacji analogowych na elektroniczną przeprowadzana jest na dwa sposoby. Pierwszy z nich polega na przenoszeniu tekstu katalogów lub inwentarzy „Texterfassung”- manualnie do baz danych lub przy użyciu techniki OCR. Druga metoda polega na przenoszeniu obrazu „Bildindizierung (Image-Indexing)” przez skanowanie pojedynczych kartotek, które jednocześnie podlegają indeksowaniu. Zaletą pierwszej z nich jest efektywniejsze przeszukiwanie, zaletą drugiej jest natomiast mniejszy koszt i szybsza realizacja.
Od lipca 2007 do sierpnia 2013 r. Archivschule w Marburgu poprzez „Koordinierungssstelle Retrokonversion archivischer Findmittel” realizowała projekt retrokonwersji tradycyjnych inwentarzy archiwalnych na postać elektroniczną. Projekt finansowany był przez DFG- Deutsche Forschungsgemeinschaft, instytucję włączającą się w wiele projektów i przedsięwzięć badawczych i naukowych z zakresu m.in. archiwistyki. W ciągu 6 lat funkcjonowania, organ koordynujący pełnił funkcję doradczą i wspierającą przygotowanie, stosowanie i wdrażanie przez archiwa niemieckie retrokonwersji inwentarzy archiwalnych. Komisja Koordynująca poprzez swoje doradztwo i wsparcie przyczyniła się do sukcesu całego projektu, a ponad to wskazała na zgodność zastosowania w procesie retrokonwersji dwóch standardów opisu dla inwentarzy archiwalnych: EAD (Encoded Archival Description) XML i SAFT (Standard-Austauschformat) XML. W projekcie udział wzięły 43 archiwa, zarówno państwowe (15 archiwów), jak również kościelne (4 archiwa), komunalne (20 archiwow), gospodarcze (2 archiwa) i uczelniane (2 archiwa). Zrealizowano 63 projekty, które objęły 2601 inwentarzy archiwalnych zawierających blisko 5 milionów jednostek inwentarzowych. 43 archiwa zakończyły z powodzeniem swoje projekty, których rezultaty dostępne są na ich własnych stronach internetowych. 21 projektów pozostaje aktualnie jeszcze w realizacji.
DFG nie poprzestaje na efektach zakończonego obecnie projektu. Od sierpnia tego roku archiwa niemieckie mogą składać swoje aplikacje do kolejnego projektu finansowanego przez DFG „Erschlissung Und Digitalisierung”. O tym, jak dużym zainteresowaniem, i jak bardzo konieczność tego typu działań zyskuje wśród archiwów niemieckich popularność i znaczenie, może świadczyć fakt, iż w ostatnich dwóch fazach projektu -od zimy 2012 do wiosny 2013- wpłynęły do DFG wnioski aplikacyjne z 21 archiwów. Ich wartość wyniosła ponad milion euro
Oprac: Jolanta Leśniewska
AP Płock/O Kutno
Na podstawie:Archivschule Marburg