„COVID-19-Dobrze dokumentować: obowiązek bardziej niż najważniejszy w czasach kryzysu” pod takim hasłem opracowana i opublikowana została deklaracja Międzynarodowej Rady Archiwów i Międzynarodowej Konferencji Komisarzy do Spraw Informacji (International Conference of Information Commissioners) z udziałem ARMA International, CODATA, Digital Preservation Coalition, Research Data Alliance, UNESCO Mémoire du Monde, World Data System. Deklaracja stawia trzy zagadnienia jako kluczowe w sytuacji kryzysu: decyzja muszą być udokumentowane; dokumentacja i dane muszą być zabezpieczone i przechowywane we wszystkich sektorach, a bezpieczeństwo, ochrona i dostęp i dostęp muszą być łatwe pomimo obowiązujących ograniczeń.
Inspiracją była deklaracja UNESCO pt.:”Zamienić zagrożenie COVID-19 w okazje do większego wsparcia spuścizny dokumentalnej”(Transformer la menace du COVID-19 en une occasion de soutenir davantage le patrimoine documentaire) z 4 kwietnia 2020.
Celem deklaracji jest wsparcie działa adresowanych do sektora publicznego i prywatnego aby zwróciły wagę na zarządzanie archiwaliami i dokumentacją w dobie niezwykłego kryzysu światowego. Dekladarcja składa się z trzech filarów:
1. Każda decyzja powinna być udokumentowana;
Państwa muszą podejmować decyzje w dziedzinie sektorów zdrowia, interwencjonizmu na rynkach oraz działań mających zapewnić dobrobyt gospodarczy, społeczny, kulturalny. Ważnym jest zatem zarządzanie informacją, a dzieje się to w sytuacji konieczności podejmowania działań bezprecedensowych. Rolą archiwum jest zapewnienie zachowania dowodów leżących u podstaw podejmowanych decyzji przez różne podmioty bez względu na formę dokumentacji (analogowa, cyfrowa, szyfrowana, audiowizualna i inne).
2. Niezależnie od sektora ochrona i przechowywanie archiwaliów i danych jest absolutną koniecznością;
Dokumentowanie walki z pandemią spoczywa na wszystkich, nie tylko na rządach, ale także na instytucjach komercyjnych, badawczych czy edukacyjnych. Skutki pandemii są dalekosiężne i wszystkie podmioty czy organizacje muszą zdawać sobie sprawę z wagi właściwego zarządzania dokumentacją i jej wartością poznawczą tak do walki z pandemią jak i wartością źródłową w przyszłości. Archiwa na świecie maja pewne doświadczenia w związku z przechowywanymi źródłami do walki z epidemią grypy w 1918 r.
„Ważnym jest śledzenie ekonomicznych i społecznych następstw obecnej pandemii nie tylko w celu uniknięcia i/lub przewidywania podobnych wydarzeń, ale ta samo aby lepiej zrozumieć konsekwencje pandemii dla obecnego i przyszłych pokoleń.” (Il importe de garder la trace des répercussions économiques et sociales de la pandémie actuelle, non seulement dans le but d’éviter et/ou de prévoir des événements similaires, mais également pour mieux comprendre les effets de la pandémie sur les générations présentes et futures.)
3. Zabezpieczenie, konserwacja i dostęp do zawartości cyfrowej danych także podmiotów które przestały działać w trakcie pandemii.
Sygnatariusze deklaracji zwracają uwagę na fakt, że prowadzenie badań nad pandemią COVID-19 , po to aby w przyszłości zapobiegać podobnym zdarzeniom, wymaga dobrze zorganizowanych archiwów i służb archiwalnych. Pandemia ma charakter globalny, a jej konsekwencje odczuwalne będą w całej gospodarce światowej. Dla pełnego zrozumienia jej skutków gospodarczych i społecznych istotnym będzie zachowanie dokumentacji przedsiębiorstw, w dużej części prywatnych, także tych które w wyniku pandemii przestały istnieć.
W ostatnim akapicie deklaracji zwrócono uwagę na potrzebę standaryzacji informacji archiwalnej i opisu archiwalnego aby ułatwić wymianę informacji naukowej w skali światowej.
Źródło: COVID-19 – Bien documenter : un devoir plus que jamais essentiel en période de crise
Oprac. Adam Baniecki
AP Wrocław O/Bolesławiec