Międzynarodowa Rada Archiwów i Międzynarodowa Federacja Stowarzyszeń i Instytucji Bibliotekarskich zajęły wspólne stanowisko wobec zagadnienia legislacji chroniącej życia prywatne a archiwizacji.
Punktem wyjścia koncepcji dokumentu jest zwrócenie uwagi na, z jednej strony konieczność zapewnienia ochrony dóbr osobistych jednostki, włącznie z prawem do zapomnienia, z drugiej na nadmiar restrykcji chroniących ten obszar. Taka sytuacja może wpłynąć na utrudnienia w pozyskiwaniu archiwaliów, a w konsekwencji znacząco ograniczyć dostęp do informacji. Rolą archiwów i bibliotek jest gromadzenie materiałów archiwalnych” : „Archiwa są dokumentalnym produktem ludzkiej działalności i są przechowywane, ze względu na ich wartość, w długim czasie. Są zapisem w czasie rzeczywistym aktywności osób i organizacji, dostarczają zatem bezpośredniego wglądu w wydarzenia przeszłe.”
(łum. AB)(„Les archives sont le produit documentaire de l’activité humaine et elles sont conservées en raison de leur valeur sur le long terme. Elles constituent le reflet en temps réel de l’activité des individus et des organisations, et fournissent donc une vision directe sur les événements passés.” – Que sont les archives? )Są podstawowymi źródłami , które pozwalają lepiej zrozumieć naszą przeszłość czy to w celu badawczym, rozliczeniowym, czy aby zapewnić kompletny zapis dziejów. Archiwa pozwalają wzmocnić społeczeństwo i demokrację. Dokument zwraca także uwagę na fakt, że archiwalia mogą być przechowywane w różnych instytucjach, które bezsprzecznie odgrywają istotną rolę w osiąganiu celów społecznych.
W archiwach znajdują się olbrzymie ilości danych osobowych zdefiniowanych jako: „wszelka informacja dotycząca osoby fizycznej i z nią identyfikowana ujawniająca cechy tej osoby, jej sytuację lub charakter.” (Les archives contiennent, par la force des choses, des données à caractère personnel. Toute information relative à une personne physique identifiée et révélant des traits de sa personnalité, sa situation ou ses activités est une donnée à caractère personnel. – fragment deklaracji.) Ten typ informacji wymaga szczególnej ochrony I jest przedmiotem zabiegów legislacyjnych.
Punktem wyjścia jest jest Powszechna Deklaracja Praw Człowiek przyjęta i proklamowana rezolucją Zgromadzenia Ogólnego ONZ 217 A (III) z 10 grudnia 19 48 r. W Europie mocno rozszerzona przez przepisy RODO, którego wdrożenie spotęgowało skomplikowanie zagadnienia dostępu do zasobów archiwalnych. Ochrona danych osobowych oraz prawo do zapomnienia podniesione do rangi chronionych praw człowieka, których złamanie może wywołać poważne konsekwencje karne, wobec stosowanej na przykład w Polsce zasady, że poza nieliczną grupą dokumentacji (określonej w ustawie archiwalnej: ograniczenia dostępu dotyczą: akt stanu cywilnego, indywidualnej dokumentacji medycznej, akt notarialnych i ksiąg wieczystych, dokumentacji spraw sądowych i dochodzeń, ewidencji ludności oraz dokumentacji osobowej i płacowej) udostępnianie nie podlega żadnemu ograniczeniu (odmowa wymaga decyzji administracyjnej), a penalizacji może podlegać każdy fakt udostępnienia informacja która naruszająca tzw. dobra osobiste „zaszyte” w zasobie archiwalnym. Stwarza to zadziwiająco groźną, bo nieprecyzyjną, sytuację prawną dla udostępniających zasób.
Jednak RODO dotyczy jedynie Unii Europejskiej i sporej liczby innych państw świata głównie afrykańskich i azjatyckich. RODO nie obowiązuje m.in. w Australii, Rosji, Stanach Zjednoczonych Ameryki Północnej i w większości państw Ameryki Południowej. Tam gdzie nie sięga RODO obowiązują inne rozwiązania prawne, ale dla nich wszystkich (także RODO) fundamentem jest wspomniana Powszechna Deklaracja Praw Człowiek .
Konflikt pomiędzy ochroną praw człowieka, a prawem do informacji dostrzegły instytucje zajmujące się zabezpieczaniem światowej spuścizny kulturowej i jej udostępnianiem. Archiwa i biblioteki mają wypracowane własne kodeksy etyczne. Stanowią je niżej wymienioine trzy dokumenty:
1. Kodeks etyczny IFLA (IFLA Code of Ethics for Librarians and other Information Workers (full version),
2. Stanowisko IFLA w sprawie dostępu do identyfikowalnych informacji osobowych w zasobach historycznych (IFLA Statement on Access to Personally Identifiable Information in Historical Records)
3. Kodeks etyczny MRA (tu wersja dostępna w języku polskim).
Zaproponowana deklaracja Międzynarodowej Rady Archiwów i Międzynarodowa Federacja Stowarzyszeń i Instytucji Bibliotekarskich na temat prawodawstwa regulującego postępowanie z danymi o charakterze prywatnym (drażliwych) odwołuje się właśnie to przytoczonego dokumentu ONZ, a konkretnie do artykułów 19 i 29 (przytaczamy je jako mały aneks do niniejszego tekst końcu).
Stały się one podstawą do opracowania zaleceń w sprawie legislacji regulujących zagadnienia dostępu do dokumentów o charakterze prywatnym.
Dokument składa się ze wstępu oraz właściwego tekstu zaleceń:
”• Z zadowoleniem przyjmujemy przepisy, które zapewniają jednostkom większe prawa i możliwości wpływania na sposób gromadzenia i zarządzania informacjami o nich.
• Takie zasady powinny jednak zapewniać wyjątki w celu umożliwienia pozyskiwania i przechowywania materiałów zawierających dane osobowe przez instytucje profesjonalne, takie jak biblioteki i archiwa.
• Chociaż dostęp do materiałów archiwalnych z reguły powinien promować dostęp domyślny, powinien umożliwiać stosowanie wyjątków, gdy jest to konieczne w celu ochrony prywatności, poufności, wrażliwości kulturowej lub zaspokojenia uzasadnionych obaw dotyczących bezpieczeństwa.
• W żadnym wypadku przepisy nie powinny zezwalać ani zezwalać na niszczenie lub usuwanie materiałów archiwalnych przechowywanych w organizacjach zajmujących się dziedzictwem dokumentalnym lub dziedzictwem kulturowym, w przypadku gdy materiały te zostały wybrane do zachowania i są utrzymywane ze względu na ich znaczenie kulturowe
• Należy wspierać biblioteki, archiwa i inne osoby posiadające materiały archiwalne w opracowywaniu i stosowaniu rygorystycznych i skutecznych kodeksów etycznych w zarządzaniu materiałami zawierającymi dane osobowe i podejmowaniu decyzji o dostępie do nich.
• Biblioteki i archiwa przechowujące materiały archiwalne powinny korzystać z ograniczenia odpowiedzialności, gdy działają w dobrej wierze.”
Dokument w delikatny i nieostry sposób zwraca uwagę na konieczność szczególnego traktowania wyspecjalizowanych instytucji wyznaczonych do gromadzenia i udostępniania istotnych danych źródłowych. Pozyskiwanie informacji musi z jednej strony chronić prawa do prywatności, ale nie może uniemożliwiać gromadzenia istotnych danych historycznych. Ponadto materiały o istotnym znaczeniu kulturowym, dowodowym i innym nie powinny być brakowane z zasobów przechowujących je instytucji, raczej dostęp do nich powinien być ograniczony. Wreszcie instytucje przechowujące materiały archiwalne powinny korzystać z ograniczenia odpowiedzialności prawnej z powodu przechowywanej dokumentacji o charakterze prywatnym z racji faktu, że działają w dobrej wierze.
Więcej: Déclaration IFLA-ICA relative à la législation sur la vie privée et l’archivage
oprac. Adam Baniecki
AP Wrocław O/Bolesławiec