W najnowszym – 63 zeszycie – „Nachrichten aus den Staatlichen Archiven Bayerns“ znajdziemy interesujące informacje o wydarzeniach i problemach, którymi żyje archiwalna Bawaria. Obok relacji z położenia kamienia węgielnego pod budowę nowej siedziby Staatsarchivs Landshut, obchodów Narodowego Dnia Dziedzictwa Rękopiśmiennego w Monachium, czy prezentacji historycznych zbiorów fotograficznych Bawarskiego Urzędu Ochrony Zabytków, znajdziemy także informacje ważne z punktu widzenia dostępności zasobu archiwalnego w Internecie, narzędzi wykorzystywanych do tego celu oraz wdrażania standaryzacji opisu archiwalnego w archiwach państwowych Bawarii.
W dniu 8 października 2012 w Dyrekcji Generalnej Archiwów Państwowych Bawarii odbyło się spotkanie informacyjne dla osób odpowiedzialnych za elektroniczne przetwarzanie danych w Centralnym Archiwum Państwowym Bawarii i 8 archiwach państwowych landu Bawaria. Spotkanie to dotyczyło konieczności przeprowadzenia kompleksowej reformy struktury danych w archiwalnej bazie danych służącej do opracowania zasobu FAUST. FAUST jest stosowany od 1992 r. przez archiwa państwowe Bawarii do inwentaryzacji i upubliczniania zasobu archiwalnego. W Niemczech każdy z krajów związkowych, a czasem w ich ramach poszczególne archiwa, posiadają różne system elektronicznego zarządzania zasobem, które powstały, jako samodzielne projekty archiwów, np: ARGUS w Bundesarchiv, AUGIAS – Geheimes Staatsarchiv PK Berlin-Dahlem, MIDOSA – Bundesarchiv Stiftung Archiv der Parteien und Massenorganisation der DDR, ARIADNE – Landesarchiv Greifswald, scopeArchiv – Landeshauptarchiv Sachsen-Anhalt Magdeburg.
FAUST to prawdziwy gigant wśród archiwalnych baz danych, zawiera bowiem blisko 7 milionów rekordów. I chociaż ilość wprowadzonych do systemu informatycznego danych szacowana jest na 14%, całego zasobu, to całość ta wynosi ok. 44 miliony j.a i ponad 240 km akt (stan na koniec 2011 roku).Konieczność restrukturyzacji bazy wynika z dostrzeżenia gwałtownie zmieniających się warunków zewnętrznych głównie technologicznych, jak również coraz większych oczekiwań i wymagań użytkowników zasobu archiwalnego, którzy mają możliwość bezpośredniego korzystania z różnorodnych źródeł informacji, bardziej lub mniej nowoczesnych. Kierunek, w jakim pójdzie restrukturyzacja bazy danych, to przystosowanie jej do wymogów standardu EAD Encoded Archival Description, standardu zapisu informacji o zasobach archiwalnych w XML, przede wszystkim jako inwentarzy archiwalnych. Jego wielką zaletą jest fakt, że jest zgodny z standardem opisu wielopoziomowego ISAD(G). Standard stosują m.in. największe archiwa w USA oraz w krajach Unii Europejskiej. Obecnie więc gromadzone przez 20 lat dane w bazie FAUST będą musiały zostać poddane pracochłonnemu i podatnemu na uszkodzenia procesowi migracji danych do formatu EAD. Wydaje się jednak, że innego rozwiązania obecnie nie ma, zwłaszcza, że technologia rozwija się w zapierającym dech w piersiach tempie. Dotychczas standard ten został zastosowany jako tzw. Marburger EAD i jego bawarska odmiana „EAD-BayArchivV“do projektu retrokonwersji realizowanej przez Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) – w 2011 proces retokonwersji objął ok. 128 tys. ja.
W związku z unowocześnianiem i modernizacją systemu FAUST konieczne jest również wprowadzenie zmian w tzw. Beständerahmenplan, czyli strukturze/tektonice zasobu archiwalnego, który jest nieodłącznym elementem jego prezentacji w Niemczech, a który dla archiwów bawarskich w niezmienionej formie funkcjonuje od 1970 roku. Przepracowanie tego układu zwłaszcza w odniesieniu do części zasobu z okresu XIX- XXI w., określanej jako „modernen Bayern”, ma dla bawarskich archiwów państwowych znaczenie strategiczne.
Stworzenie jednolitej struktury Beständerahmenplan prezentacji online zespołów i załączonych do nich pomocy ewidencyjnych, ma przede wszystkim ułatwić użytkownikowi orientację w zasobach i w odnalezieniu potrzebnych dokumentów.
Oba zadania związane z przebudową systemu informatycznego FAUST i struktury zasobu archiwalnego w celu poprawienia dostępu do informacji oraz większego dostosowania się do standardów międzynarodowych- w tym EAD i ISAD(G), archiwa bawarskie uznały za kluczowe. Efekty tej pracy zapewne widoczne będą już wkrótce, na co oczekują liczni odwiedzający stronę internetową http://www.gda.bayern.de/index.php (w 2011 liczba odsłon wahała się miesięcznie od 500 tys do 2,5 miliona).
Jolanta Leśniewska
AP Płock/O Kutno
Na podstawie: