Sekcja Archiwów Regionalnych Stowarzyszenia Archiwistów Francuskich opracowała i wydała we wrześniu 2016 r. niezwykle praktyczną publikację Przewodnik metodyczny „Fundusze europejskie” (Guide métodologique „Fonds Européen). Ta niezwykle zwięzła broszura, licząca zaledwie 14 strony, zawiera podstawowe kompendium wiedzy na temat podmiotów wytwarzających informację związaną z funduszami oraz z organizacjią obiegu informacji i dokumentacji pomiędzy nimi, a także budowy zespołów i jednostek archiwalnych wytwarzanych w ramach poszczególnych realizacji projektów unijnych.
W krótkim wstępie otrzymujemy informacje o tym, czym są fundusze europejskie, i do czego zostały stworzone. Zdefiniowano je jako narzędzia realizacji celów wskazanych w preambule do traktatu rzymskiego z 1957 r., czyli zwiększenia jedności ekonomicznej wspólnoty europejskiej i niwelację nierówności pomiędzy poszczególnymi regionami. Zgodnie z prawodawstwem francuskim., zwanym ustawą MAPTAM z 27 stycznia 2014 r. (La loi du 27 janvier 2014 de modernisation de l’action publique territoriale et d’affirmation des métropoles) to regiony z udziałem państwa odpowiadają za realizację projektów poszczególnych funduszy europejskich na swoim terenie.
Aneks zawiera listę funduszy europejskich wraz z rokiem ich utworzenia i uwagami. Wymienionych jest 10 funduszy, przy czym obszary niektórych z nich zostały zamienione przez inne, nowsze. To ważne, ponieważ przewodnik służyć ma archiwistom we właściwej ocenie pozostawionej przez nie dokumentacji.
Wymieniono następującefundusze:
1. Europejski Fundusz Społeczny, 1958,
2. Europejski Fundusz Orientacji i Gwarancji Rolnej, 1962 (EAGGF),
3. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego, 1975, (EFOR),
4. Instrument Finansowy Orientacji Rybołówstwa (1993), (IFOR), zastąpiony w 2007 r. przez Europejski Fundusz Rybacki),
5. Europejski Fundusz Solidarności (2002), (FSUE)
6. Europejski Fundusz Gwarancji Rolnictwa, 2007, (Fonds européen agricole de garantie), 1 filar)
7. Europejski Fundusz na Rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (2007), (EAFRD), 2 filar.
8. Europejski Fundusz Rybacki, 2007, (EFF) (zastąpiony w 2014 r. przez EMFF)
9. Europejski Fundusz Morski i Rybacki, (2014), (EMFF),
10. Inicjatywa na Rzecz Zatrudnienia Ludzi Młodych, 2014, (YEI).
Dzięki aneksowi archiwista uzyskuje obraz europejskich funduszy. Pierwszą częścią instrukcji jest ukazanie mechanizmu przydzielania, wykonywania i rozliczania środków określonego funduszu przez tzw. organ (autorité) i audyt wykonywany przez organ kontrolny.
System audytu jest jednakowy w przypadku każdego z funduszy. Sprawuje go organ o nazwie Międzyministerialna Komisja Koordynacji Kontroli (Commission interministérielle de coordination des contrôles (CICC), która za pomocą procedury Plan Systemów Zarządzania i Kontroli (Systèmes de gestion et de contrôle) wykonywanego przez organy certyfikacji (AC- autorité de certification) nad organami zarządzania (AC- Autorité de gestion). Wydzielono dwa obszary ról.
Pierwszym są relacje pomiędzy organami zarządzania, a organami kontroli.
W postaci dwukolumnowej tabeli zostały ukazane relacje pomiędzy organami zarządzania i certyfikacji. Pierwsza kolumna ukazuje informacje przekazywane przez organ zarządzania funduszem organowi kontroli, a kolumna druga informacje zwrotne płynące z organu kontroli do organu zarządzania.
Obszar drugi obejmuje relacje pomiędzy podmiotami ponadregionalnymi (np. Komisja Europejska i inne) i regionalnymi (np.: dyrekcje operacyjne projektów).
Kolejnym elementem przewodnika, istotnym z punktu widzenia historyka archiwisty jest periodyzacja dziejów funduszy w odniesieniu do instytucji nimi zarządzających. Tu, w konkretnym przypadku Francji, wydzielono cztery okresy: 1994 – 1996, 2000- 2006, 2007 – 2013 oraz otwarty obecnie okres 2014 – 2020.
Podział powyższy związany jest z organizacją obiegu dokumentacji pomiędzy różnymi podmiotami odpowiedzialnymi za realizację funduszy europejskich oraz wymaganiami administracyjnymi (nie historycznymi) przechowywania dokumentacji (DUA). Jak wiadomo, dokumentacja ulega multiplikacji w różnych obszarach zarządzania i kontroli. Istotnym zatem jest, aby ustalić miejsce powstawania dokumentacji źródłowej i na tym obszarze otoczyć ją szczególną opieką, która zapewni jej trwałość na przyszłość, czyli po zakończeniu wykorzystania administracyjnego (DUE- durée d’utilisation administrative). Warto wspomnieć, że pojecie „trwania użycia administracyjnego”, niestety nie jest znane ani polskiej biurowości ani archiwistyce. W Polsce nie definiujemy konieczności administracyjnego przechowywania dokumentacji wieczystej. Z administracyjnego punktu widzenia nie wiadomo jak długo dokumentacja kat. A jest istotna dla instytucji, czyli jak długo posiada ważność administracyjną. We francuskiej administracji (i ogólnie: w systemie records management, którego w Polsce nie mamy), każdy dokument wytwarzany w wyniku wypełniania funkcji przez jednostkę organizacyjna ma określony czas ważności administracyjnej (DUA). Po upływie tego czasu, część dokumentacji trafia do wieczystego przechowywania ze względu na swoją wartość historyczną, a cześć (znacznie większa) jest brakowana, bo utraciła ważność administracyjną i nie jest istotna z historycznego punktu widzenia. W efekcie w przypadku wszystkich funduszy europejskich określono niezbędny okres przechowywania dokumentacji projektów, ale nie określono, jaka spośród niej dokumentacja, ma wartość historyczną i należy ją wydzielić z pozostałej. Stąd próżno szukać w unijnych instrukcjach postępowania z dokumentacją kat A. Wszystkie projekty europejskie, łącznie z najnowszym okresem finansowania do roku 2020, mają określony okres przechowywania z punktu widzenia „ważności administracyjnej” określone na 3 lata. Po polsku powiedzielibyśmy B3. Moment rozpoczęcia trzyletniego odliczania jest jednak różnie liczony. Na okres przechowywania dokumentacji nakłada się, w różnych państwach, prawo krajowe i podobnie jest w Polsce.
Istotne jest to, aby zdać sobie sprawę z faktu, że brak określenia grup dokumentacji do wieczystego przechowywania nie oznacza, że dokumentacja funduszy europejskich takiej dokumentacji nie posiada. Dysponent funduszy określił tylko okres przechowywania dokumentacji, niezbędny z punktu widzenie realizacji finansowania wydatków na cele ujęte projektami. Nie wypowiedział się zaś na temat historycznego znaczenia i roli realizowanych projektów. Tu pojawiła się rola archiwów państwowych, które powinny ten problem rozstrzygnąć. Stąd w ostatniej części omawianej instrukcji znalazły się propozycje układu dokumentacji komitetów monitorujących i programowych oraz układu akt samego projektu wraz z kwalifikacjami archiwalnymi.
Pominiemy dokumentacje i wartościowanie akt komitetów, a dla przykładu przedstawimy francuską propozycję układu akt zespołu funduszu.
Układ akt projektu (funduszu) europejskiego
| CEL |
Typologia dokumentacji |
Postępowanie końcowe z dokumentacją |
| Złożenie wniosku o subwencję | -Wniosek pomocowy: formularz i plan finansowy – Załączniki do wniosku (identyfikacja beneficjenta, opis projektu, lokalizacja projektu – Aneksy w przypadku możliwości realizacji – zaświadczenia odbioru wniosku, pocztowe zawiadomienia zgłoszenia wniosku, pocztowe potwierdzenia przyjęcia kompletu dokumentów |
przechowywanie wieczyste |
| Objaśnienia do wniosku | – Sprawozdanie z oceny wniosku – Opinie techniczne (ewentualne) -Zawiadomienia o zgodności z zasadami gospodarowania środkami publicznymi (może dotyczyć części projektu) – Karta kontrolna |
przechowywanie wieczyste |
| Programowanie | – Sprawozdanie organu programującego (kopia) |
przechowywanie wieczyste |
| Przyznawanie i zawiadamianie | – Decyzjaorganu dokonującego selekcji (decyzja ostateczna, jeden egzemplarz przechowywany w jednostce archiwalnej) – Porozumienie (umowa) podpisana przez każdą ze stron – Aneksy techniczne i finansowe – Umowy dodatkowe – Zawiadomienia dla beneficjentów |
przechowywanie wieczyste |
| Odmowa (lub odrzucenie przy przekazaniu części subwencji). | – Dokumentacja wniosku odrzuconego – Decyzje odrzucające dokumentację (postanowienie ostateczne, egzemplarz przechowywany w zespole) |
brakowanie |
| Odrzucenie przezd przekazaniem | – Dokumentacja wniosku odrzuconego – Umowa zamknięcia projektu |
brakowanie |
| Realizacja projektu | – Sprawozdania z wykonania – Dowody realizacji projektu (sprawozdania cząstkowe i finalne) – Wniosek o płatność |
przechowywanie wieczyste |
| Kontrola wykonania | – Sprawozdania (sprawozdania z kontroli wykonania, dokumentacja wizyt kontrolnych) – Kontradyktoryjność (wymiana korespondencji) |
przechowywanie wieczyste |
| Źródło: Guide méthodologique « Fonds Européens », tłum. A. Baniecki | ||
Opracowan na podstawie: Guide méthodologique « Fonds Européens
Guide méthodologique « Fonds Européens » (pdf)
Adam Baniecki
AP Wrocław O/Bolesławiec