W dniach 15-16 grudnia 2016 r. w siedzibie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych w Warszawie odbył się X Zjazd IFAR – funkcjonującego od 2004 r. Internetowego Forum Archiwalnego. Dokładny Program zjazdu, wraz z abstraktami wystąpień, dostępny jest na Forum. Obejmował on ponad 20 wystąpień, podzielonych na cztery sesje. Nie miały one, podobnie jak cały Zjazd, odrębnych tytułów. Tematyka była różnorodna, a wątki przeplatały się między sobą. W niniejszej relacji zwrócimy uwagę na niektóre aspekty referatów i prezentacji oraz na kwestie poruszane w dyskusji – bardzo ciekawej i ożywionej, jak to bywa na forum.
Twórca IFARu Rafał Magryś, Hanna Staszewska (MKiDN), Wojciech Woźniek (NDAP)
Obrady zjazdu otworzył Rafał Magryś, pomysłodawca i administrator forum, przypominając zebranym, że w roku bieżącym mija 14 lat od momentu jego utworzenia. Wspominając krótko miniony okres podziękował wszystkim autorom, którzy dzielą się swoimi przemyśleniami na forum, ponieważ chcą coś zmienić w środowisku archiwów i archiwistów. Następnie głos zabrał Wojciech Woźniak, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. Witając się z uczestnikami zjazdu, szczególnie ciepło zwrócił się do osób, które tworzyły IFAR — Hanny Staszewskiej, Rafała Magrysia oraz Nikodema Bończa Tomaszewskiego. Jako trzecia głos zabrała Hanna Staszewska, która odczytała list Magdaleny Gawin, podsekretarz stanu w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego adresowany do uczestniczących w obradach zjazdowych. Po czym rozpoczęły się obrady.
Sesję przedpołudniową rozpoczął Wojciech Woźniak. Rozpoczynając swoje wystąpienie, „Gdzie jesteśmy i dokąd zmierzamy”, przypomniał, że przystępując do konkursu na stanowisko Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych opracował koncepcję działania, która następnie stała się dokumentem kierunkowym dla archiwów państwowych w Polsce. Dokonał przeglądu działań, które już podjął, jak i tych oczekujących na realizację. Za najważniejsze zadania uznał: udostępnienie online pomocy archiwalnych, wdrożenie ZoSIA w archiwach, które jeszcze nie stosują tego systemu, przyjrzenie się dotychczasowym przepisom metodycznym, opracowanie metodyki postępowania z dokumentem elektronicznym, przygotowanie strategii digitalizacji, przygotowanie nowej ustawy archiwalnej. Zwrócił uwagę, że podjęto już konkretne działania, tj.: powołana została w nowym składzie Centralna Komisja Metodyczna; zapadła decyzja o wdrożeniu do końca 2017 r. ZoSIA we wszystkich archiwach państwowych; uruchomiono program retrokonwersji pomocy archiwalnych, analizowane są potrzeby archiwów w zakresie szkoleń; w ramach wieloletniego planu inwestycyjnego wznoszone są nowe siedziby dla kilku archiwów państwowych. W planach natomiast jest: budowa Archiwum Dokumentacji Elektronicznej (ADE), rozbudowa ZoSIA, połączenie ADE i ZoSIA, przygotowanie metodyki postępowania z dokumentacją elektroniczną, wprowadzenie w archiwach systemu EZD (do 2020 r.), opracowanie strategii digitalizacji (do końca pierwszego kwartału 2017 r.), projekt Archiwa Cyfrowe, Centralne Repozytorium Cyfrowe, finalizacja prac nad nową ustawą archiwalną do końca 2017 r.
Maciej Zdunek skupił się na problematyce „Programu retrokonwersji pomocy archiwalnych”. Odwołując się do doświadczeń krajów anglosaskich, jak również bibliotekarzy oraz danych Wikipedii wyjaśnił znaczenie terminu „retrokonwersja” oraz przypomniał jej początki, sięgające 2002 r., w Archiwum Państwowym w Poznaniu. Następnie dokonał przeglądu założeń programu retrokonwersji przedstawionych w pismach Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 29 lipca oraz 9 listopada br. (rozpoczęcie retrokonwersji w 2017 r., zawieszenie prac nad opracowaniem zasobu, ustalenie godzinowej normy wprowadzania opisów dla jednostek w języku polski, w językach obcych oraz dla fotografii).
Wystąpienie Hanny Staszewskiej „Roztrząsania metodyczne na IFARze — bilans zamknięcia i nowe otwarcie”, miało charakter po części wspomnieniowy. Referentka przypomniała bowiem okoliczności powstania forum oraz osoby, dzięki którym zaczęło ono funkcjonować. W następnej kolejności omówiła poprzednie zjazdy IFAR oraz najbardziej popularne wątki dyskusyjne, a następnie poświęciła sporo uwagi zadaniom, które stoją przed nową Centralną Komisją Metodyczną. Podsumowując, zwróciła uwagę na znaczenie forum (platforma dyskusji, możliwość swobody dyskusji, wkład w rozwój polskiej archiwistyki, możliwość oceny władz archiwalnych oraz świadomość, że władze archiwalne śledzą wątki na IFAR).
Marianna Otmianowska i Damian Kusnik, przedstawiając „ZoSIA w obliczu wyzwań i oczekiwań archiwów”, skupili się na dwóch kwestiach — aktualnych zadaniach stojących przed Narodowym Archiwum Cyfrowym oraz na omówieniu obecnego stanu projektu i nowości, które zaistniały w dostępnej od niedawna wersji ZoSIA 1.5. Referenci przedstawili aspekty techniczne, a także problemy z nimi związane.
Następnie Sebastian Czerniak podjął się próby zdiagnozowania aktualnej sytuacji archiwów państwowych – „Archiwa i co DalEj?”. W swoim wystąpieniu zwrócił uwagę na cel projektu Archiwum Dokumentów Elektronicznych (budowa do końca 2018 r. systemu teleinformatycznego do przejmowania dokumentacji elektronicznej, odzwierciedlającej działalność e-państwa). Postawił również pytania: czy archiwa państwowe są gotowe na dokument elektroniczny (na 33 archiwa tylko 11 korzysta z systemu EZD, w tym tylko jedno centralne — Narodowe Archiwum Cyfrowe; na 9973 nadzorowane jednostki, EZD wdrożono w 12 ministerstwach, 12 urzędach wojewódzkich, 18 urzędach centralnych i 6 jednostkach samorządowych)? co się stanie, jeśli papierowe dokumenty znikną? Zwrócił uwagę na trzy główne filary warunkujące rozwój archiwów państwowych: zasób (czyli: digitalizacja, cyfryzacja i rozwój portalu szukaj w archiwach), dokument elektroniczny (czyli: wdrożenie w archiwach państwowych systemu EZD, wypracowanie praktyk w zakresie EZD, budowa kompetencji i szkolenie kadr w tym zakresie oraz wzmocnienie nadzoru archiwalnego) oraz komunikacja (czyli: standaryzacja stron internetowych archiwów, szersze wykorzystywanie nowych mediów — ZoSIA i szukaj w archiwach, wyjście archiwów do użytkowników — wykorzystanie Facebooka i Twittera).
Z innej perspektywy spojrzał na archiwa Damian Sitkiewicz („Po drugiej stronie lustra. Garść refleksji użytkowania na temat udostępniania dokumentacji i obsługi klienta w archiwach państwowej sieci archiwalnej”). Podzielił się swoimi obserwacjami, doświadczeniami i opiniami osoby korzystającej z zasobu archiwów państwowych. Zwrócił uwagę na niejednolite zasady dotyczące udostępniania archiwaliów w pracowniach naukowych (liczba składanych rewersów, udostępnianie ewidencji, rozbieżności w dostępnej ewidencji — inaczej w bazie SEZAM, inaczej w inwentarzach, stosunek pracowników pracowni naukowych do użytkowników).
Tuż po nim rozpoczęła się dyskusja nawiązująca bezpośrednio do tego wystąpienia. Wezwano na nią także Kazimierza Mazana, dyrektora Departamentu Organizacji i Udostępniania NDAP. Przybyły zapewnił, że zgłoszone postulaty będą analizowane i w miarę możliwości uwzględniane. W dyskusji zabrali głos m.in. Mariusz Olczak z Archiwum Akt Nowych i Zofia Jakóbczak z Archiwum Państwowego w Lublinie, którzy starali się wyjaśnić problemy zasygnalizowane przez referenta. Informowali też o specyfice udostępniania w ich archiwach, która nie powinna być odbierana jako nieprzychylna użytkownikom. Dyskusja ta została jednak przerwana ze względu na przewidzianą w obradach przerwę obiadową.
Dyskusja kontynuowana była po przerwie. Mogła się ona przeciągnąć, bowiem nie przybył na zjazd prof. Waldemar Chorążyczewski, a jego referat nie był przedstawiony przez inną osobę. W dyskusji przyznano, że ujednolicenie zasad udostępniania we wszystkich archiwach państwowych, choć przez niejednego postulowane, raczej w praktyce się nie ziści z powodu znacznych różnic organizacyjnych. Kamila Jastrzębska upominała się o szczegółowe wytyczne dotyczące postępowania z dokumentami elektronicznymi już u twórców, bowiem obecne przepisy są niewystarczające. M. Zdunek poinformował, ze odpowiedzią na to ma być przygotowywany właśnie katalog dobrych praktyk, który będzie wydany przez NDAP. W wątku retrokonwersji pomocy archiwalnych Elżbieta Galik sugerowała odstąpienie od wyznaczonych sztywnych norm, aby ich wypełnianie nie spowodowało pogorszenia jakości danych zebranych w dawnych pomocach archiwalnych. Marcin Buczek zwracał uwagę na zawiłości liczenia opisów i stosunku ich liczby do liczby jednostek archiwalnych, co w praktyce może zaniżać efekty wykonania normy, jeśli jedna jednostka archiwalna ma faktycznie kilka opisów na niższych poziomach, np. dokuemntu. H. Staszewska stwierdziła, że trzeba to będzie wytłumaczyć na portalu www.szukajwarchiwach.pl, gdzie mają być opisy udostępniane. M. Zdunek zapowiedział, że sprawozdania kwartalne z wykonania planów będą dokładnie analizowane, co może ewentualnie sprawić korektę planów. Jasne jest bowiem, że przepisywanie inwentarzy jako jedyne zajęcie może nie przynieść oczekiwanej jakości. Należy je przeplatać z innymi zadaniami. H. Staszewska zaproponowała, aby było to na przykład skontrum.
W pierwszym po przerwie referacie „Kształtowanie postaw proarchiwalnych w społeczeństwie” Marcin Kapała diagnozował stan obecnej świadomości społecznej, którą ocenił jako bardzo niską. Pojęcie archiwów jest bardzo sztampowe. Zmianie tego mogą czynić różne działania, podejmowane także w ramach kształcenia na różnych poziomach. Efekty tego oddziaływania mogą przyczynić się pozytywnie do wyższego poziomu użytkowników zasobu, a także wpłynąć korzystnie na tworzoną przez obywateli – i urzędy – dokumentację.
Przykład uczelni – twórcy i przechowawców dokumentacji przedstawiła Małgorzata Śliż-Marciniec w referacie „Archiwum wyższej uczelni muzycznej”. Treścią wystąpienia była analiza sytuacji panującej na sześciu uczelniach muzycznych – nie na bazie literatury, bo taka jest nadzwyczaj skromna, lecz na podstawie bieżących wiadomości. Autorka zwróciła uwagę na duże zróżnicowanie między uczelniami – tak w zakresie stanu faktycznego, jak i regulacji prawnych tam wprowadzonych. I również podkreśliła konieczność upowszechniania wiedzy o kancelarii i archiwach.
Zagadnień teoretycznych, ale na bazie praktycznych projektów i doświadczeń, dotyczyło wystąpienie „Koncepcje rekonstrukcji zasobu archiwalnego” autorstwa Anny Sobczak. Pokazała ona, wychodząc od ustawowej koncepcji zasobu archiwalnego mającego wartość historyczną, różne metody jego rekonstrukcji. Za przykłady fizycznej rekonstrukcji posłużyły: Archiwum Miejskie w Kolonii, zniszczone w 2009 r. oraz dokumenty Stasi, pocięte w ostatnim okresie funkcjonowania, a odtwarzane przy pomocy programu komputerowego. Przykłady rekonstrukcji cyfrowych to program Odtworzenie Pamięci Polski oraz różne bazy danych i portale tematyczne, np. Europeana czy www.szukajwarchiwach.pl.
Następnie Hubert Mazur w wystąpieniu „Działalność edukacyjna archiwów? Czy i komu jest to potrzebne?” z przekonaniem odpowiadał twierdząco na postawione pytanie. Postulował też wpisanie zadań edukacyjnych do ustawy archiwalnej, analogicznie jak jest to w ustawach bibliotecznej i muzealnej. Odnosił się do różnic działalności popularyzatorskiej i edukacyjnej, która powinna być skierowana do konkretnej grupy odbiorców. Tematy w obszarze edukacji dotyczyć powinny zarówno archiwów, jak i archiwaliów.
Konkretne narzędzie nauczania przedstawił Dawid Żądłowski, mówiąc o „Założeniach” systemu e-learningowego dla kształcenia archiwistów”. Proponował dwa systemy – Learning Management System i Learning Content Management System, które mają możliwość modyfikacji i optymalnego łączenia modułów. Objaśniał również, na co należy zwrócić uwagę przygotowując treści dydaktyczne. Podkreślał też, że istotne jest określenie grupy docelowej i celu, jaki ma być osiągnięty w procesie edukacji.
Treści przekazane przez tych prelegentów stały się podstawą dyskusji. K. Jastrzębska podkreślała, że lekcje archiwalne to tylko kropla w morzu potrzeb. Potrzebna jest edukacja ustawiczna, bowiem niejeden użytkownik archiwum ma problemy z podstawami, jakimi są np. sygnatury archiwalne. Jerzy Jabłoński zapytał, czy można oczekiwać na programy informatyczne z możliwością uczenia się, aby wspomagały heurystyczne prace archiwistów. W odpowiedzi na to R. Magryś stwierdził, że doświadczenia z programami do OCR, które są coraz lepsze mogą budzić nadzieje na postępy informatyczne także w innych zakresach. H. Staszewska dodała, że wpisuje się to w szerokie zmiany, jakie są obserwowane na świecie, model szkoły też się zmienia. Strony internetowe mogą być platformą uczącą i zawierać powinny maksimum informacji. Violetta Urbaniak stwierdziła, że niektóre badania opinii nie potwierdzają tak pesymistycznych efektów, jakie pobrzmiewały w wystąpieniach. Obserwowane jest obecnie większe zainteresowanie archiwami wśród różnych grup społecznych. Postulowała też, aby NDAP włączyła się w przygotowywanie nowych podstaw programowych – w związku z reformą systemu edukacji – i włączenie do nich elementów archiwalnych. H. Mazur zwrócił uwagę, że zaproponowane w Strategii archiwów państwowych na lata 2010-2020 liczbowe mierniki zdarzeń w działalności edukacyjnej nie są właściwe, bowiem edukacja ma być procesem. Agnieszka Rosa zaproponowała szukanie ciekawostek, do których można porównać archiwa i w ten sposób przyciągać do nich uwagę społeczeństwa nie mającego przygotowania w tej dziedzinie. Zaproponowała też wprowadzenie do procesu kształcenia uniwersyteckiego zagadnień szeroko pojętej biurowości. Hadrian Ciechanowski postulował stworzenie w archiwach państwowych etatów edukacyjnych, aby pracownicy nie wykonywali tych zadań odrywani od innych prac. Proponował też przegląd osób pracujących w pracowniach naukowych, aby zapewnić im obsadę pracowników kompetentnych i nie budzących zastrzeżeń użytkowników. H. Staszewska uznała to za absolutnie niezbędne. Postulowała też organizację w NDAP spotkania pracowników archiwów i użytkowników, aby przedyskutować różne bolączki. Zapowiedziała także akcję „tajemniczy klient”, która ma być przeprowadzana w archiwach w 2017 r. Z. Jakóbczak zastanawiała się, czy nie przydałaby się funkcja „asystenta czytelnika”, który wprowadzałby nowego gościa w świat archiwum. K. Jastrzębska przyznała, że konieczne są skuteczne kampanie promocyjne, przeprowadzane w mediach, zaś użytkownikom w pierwszej kolejności przydałyby się e-rewersy i możliwość składania zamówień on-line.
Innym wątkiem dyskusji była retrokonwersja pomocy archiwalnych. M. Kapała opowiedział o pozytywnych doświadczeniach z wpisywaniem danych do arkusza kalkulacyjnego, a następnie migrowanych do ZoSIA – przynosi to znacznie lepsze efekty niż wprowadzania danych bezpośrednio do ZoSIA. Za niedogodność uznano, że w plikach .csv długość pola ograniczona jest do ok. 250 znaków, co sprawia, że dłuższe opisy stają się niepełne. H. Staszewska zapowiedziała, że retrokonwersja będzie sukcesem i jest traktowana jako absolutny priorytet Naczelnego Dyrektora. W krótkim czasie udostępnione zostanie w Internecie kolejne 5 mln rekordów opisujących jednostki archiwalne. Szymon Różyński opowiedział się za metodą OCR, dzięki której w ciągu jednego dnia można przenieść do bazy danych nie 350 a 4000 rekordów. W ten proces, obejmujący także weryfikację danych, zaangażowane są 4 osoby. Zaproponowano, aby Departament Archiwistyki NDAP zebrał różne propozycje usprawniania retrokonwersji i przekazał je wszystkim archiwom.
O zaletach wieczoru integracyjnego można co nieco poczytać na IFAR…
Obrady drugiego dnia rozpoczął Mariusz Krausse referatem „Biurowość w sądach – od pieczątki wpływu do archiwum zakładowego”. Wskazał różne podstawy prawne wpływające na sposób tworzenia dokumentacji w sądach i zarządzania nią. Zauważył, że w sądach stosowane są dziedzinowe systemy informatyczne, najczęściej niełączące się, brak jest jednak przepisów o ich archiwizacji. W praktyce np. nośniki z cyfrowym zapisem rozpraw dołącza się do papierowych teczek spraw. System EZD zaczęto przygotowywać w sądzie w Białymstoku, ale na razie gromadzone w nim opisy są bardzo oszczędne – tradycyjna dokumentacja zawiera więcej (meta)danych. Stwierdził, że potrzebna jest szybka regulacja w zakresie archiwizacji zarówno dokumentacji tradycyjnej, jak i nowej cyfrowej.
Na niektóre funkcje systemów, czyli „Raporty w systemie EZD jako narzędzie koordynatora czynności kancelaryjnych i archiwisty”, wskazał Paweł Wlezień. Przyjrzał się możliwościom, jakie tkwią w obróbce danych gromadzonych w systemach w trakcie tworzenia i opisywania dokumentacji. Za główne problemy uznał: błędy w klasyfikacji spraw, niekompletność i nieadekwatność metadanych oraz niekompletność akt spraw. Proponował, jak można w tych sytuacjach reagować, aby poprawić jakość danych. Na koniec pokazał analizę poczynioną na podstawie danych z czterech urzędów, w tym spostrzeżenia dotyczące częstotliwości używania do rejestrowania spraw symboli z jrwa, z których ponad połowa nie była stosowana w okresie objętym badaniami.
Doświadczenia ze stosowania systemu EZD – „Archiwizacja dokumentów elektronicznych w systemie EZD PUW teoria i praktyka, refleksje archiwisty cyfrowego” – przedstawiła K. Jastrzębska. W Ministerstwie Finansów dokonano już w 2016 r. pierwszej archiwizacji danych z systemu, co stało się podstawą cennych obserwacji i formułowania postulatów. Za konieczne uznano nowelizację rozporządzeń ministra spraw wewnętrznych i administracji z 2006 r. Potrzebna jest też zmiana niektórych przepisów kancelaryjnych, w tym dotyczących składu chronologicznego i stosowania podpisów elektronicznych. Za poważne utrudnienie uznała prelegentka także podejście do wiadomości poczty elektronicznej, które rzadko są rejestrowane i opatrywane metadanymi – podstawą prowadzonego wyszukiwania danych.
O „Technicznych aspektach wdrażania jednolitego systemu EZD PUW w archiwach państwowych” opowiedział M. Buczek. Przypomniał, że system ten jako pierwsze wdrożyło AP w Olsztynie w 2012 r., a obecnie stosuje go już, w różnym zakresie, 11 archiwów, niektóre jako system podstawowy. Aby było to możliwe, potrzebne są dobre przygotowania zarówno sprzętu, oprogramowania towarzyszącego i jego konfiguracji, jak i szkolenia pracowników. Prelegent przedstawiał praktyczne obserwacje i dzielił się konkretnymi doświadczeniami w zakresie zakupów i przygotowania sprzętu.
Łukasz Skowron w wystąpieniu „Cyfryzacja aktów stanu cywilnego” poruszył kwestie prawne i praktyczne tego procesu. Zwrócił uwagę, że nowa ustawa Prawo o aktach stanu cywilnego, która weszła w życie w 2015 r., przewiduje prowadzenie rejestru stanu cywilnego w systemie informatycznym. Do systemu przenoszone są też wcześniejsze dane (obecnie już ok. 55% danych z lat 1946-2014), dostępne często nie tylko w postaci tradycyjnej, ale i w systemach dziedzinowych. Centralny program cyfryzacji aktów stanu cywilnego nie uzyskał, co prawda, akceptacji i finansowania, ale wiele gmin decyduje się na lokalne działania w tym zakresie. W związku z tym, odnosząc się do projektu zarządzenia NDAP o postępowaniu z aktami stanu cywilnego w archiwach państwowych, za wskazane uznał uregulowanie w nim także kwestii postępowania z danymi w postaci elektronicznej, które mogą być przekazywane do archiwów.
O „Udostępnianiu akt metrykalnych on-line – podsumowanie doświadczeń Archiwum Państwowego w Toruniu z portalem www.genealogiawarchiwach.pl” opowiedział Hadrian Ciechanowski. Przedstawił założenia programu, przygotowywanego i realizowanego w latach 2013-2015 przez archiwa państwowe w Toruniu i Bydgoszczy. Pokazał też jego efekt – portal zawierający kilka milionów skanów, opisy ksiąg metrykalnych i indeksy współtworzone przez genealogów. Zauważył też zmiany, jakie zaszły – po półtora roku funkcjonowania portalu – w udostępnianiu archiwaliów: mniej jest badaczy genealogicznych w pracowniach naukowych, coraz więcej odwiedzin na portalu oraz więcej wniosków o wydanie konkretnych kopii dokumentów odnalezionych za pomocą portalu.
Po tym referacie dyskusję rozpoczął prowadzący obrady R. Magryś, pytając, dlaczego stworzono osobny portal, skoro jest SwA. H. Staszewska przypomniała, że AGAD też prezentuje skany akt metrykalnych na innym portalu. H. Ciechanowski wyjaśnił, że projekt kujawsko-pomorski realizowany był i finansowany we współpracy z samorządem i umiejscowienie projektu na terenie województwa było jednym z warunków. Przez 5 lat portal musi być podtrzymywany, będzie też rozwijany, np. poprzez udostępnienie skanów kart meldunkowych. Dodał też, że na razie nie udała się jego integracja z SwA. Następnie Karolina Pawłowska-Szymczyk zauważyła, że z punktu widzenia nadzoru archiwalnego stanowisko koordynatora czynności kancelaryjnych w instytucjach jest bardzo istotne i należy wspierać takie działania. Braki koordynacji bardzo widać w sądach, skąd przejmowane są akta tradycyjne, a repertoria prowadzone elektronicznie tam pozostają. K. Jastrzębska zadała po tym szersze pytanie – co robić z innymi rejestrami i danymi w systemach dziedzinowych, pozostającymi poza systemami EZD. Ł. Skowron dodał, że wiele gmin, mimo prowadzenia elektronicznej ewidencji dowodów, nie zlikwidowało dawnych systemów. Po tym M. Buczek przedstawił postulaty rozbudowy portalu SwA, m.in. o zapowiadany wcześniej moduł umożliwiający archiwom samodzielne umieszczanie danych.
Obrady po przerwie rozpoczął Piotr Goździak. W ramach wystąpienia „Archiwa holenderskie w mediach społecznościowych – zarys problematyki” przedstawił przykłady kilku archiwów, m.in. w Tillburgu, Amsterdamie i Utrechcie, które posiadają profile na portalach społecznościowych. Najczęściej są one tworzone na Facebooku i Twitterze, rzadziej platformą jest Instagram. Służą one przyjaznej i aktywnej komunikacji archiwów i użytkowników, a poruszana tematyka związana jest z ich zainteresowaniami, czego przykładem jest genealogia. Zauważalne jest także włączanie się w inicjatywy lokalne i podejmowanie zagadnień istotnych w tych społęcznościach. Prelegent zwrócił również uwagę na holenderską encyklopedię archiwalną tworzoną on-line.
Na konkretne zagadnienia opracowania zasobu zwróciła uwagę Magdalena Hartwig w referacie „Jak nie oszaleć w czasie katalogowania? Precyzja opisu fotografii Narcyza Witczaka-Witaczyńskiego”. Motywem przewodnim było ok. 4,5 tysiąca szklanych negatywów przejętych przez Narodowe Archiwum Cyfrowe wraz z dokładnymi opisami wykonanymi przez samego autora. Z jednej więc strony wymarzona sytuacja, kiedy spuścizna została uporządkowana przez twórcę, z drugiej – malutki kłopot i liczne pytania, które z drobiazgowych nieraz informacji, dopisków i komentarzy przenieść do pomocy archiwalnych sporządzanych zgodnie z przyjętymi w archiwum ogólnymi zasadami.
Następny referent, Grzegorz Gałęzowski, mówił o nadchodzącej rewolucji na miarę rewolucji przemysłowej czyli „Machine Learning i big data w pracy archiwisty”. Za taki przełom uznał wprowadzanie do użytku samouczących się systemów, wykorzystujących zgromadzone dane i ich relacje. Przykłady takiej sztucznej inteligencji już widoczne są np. w grach i w medycynie, stosowane są do automatycznego kolorowania zdjęć, podrabiania charakteru pisma, tłumaczeń językowych, rekonstrukcji obrazów słabej jakości czy rozpoznawania przedmiotów. W tym zakresie autor uznał, że takie algorytmy uczenia się mogą być bardzo przydatne w opracowaniu archiwaliów. „Mały” kłopot w tym, że do ich uruchomienia potrzebna jest duża moc obliczeniowa, przekraczająca na pewno możliwości jednego komputera.
Ostatni referat „Kancelarie Urzędów Stanu Cywilnego w Księstwie Warszawskim na przykładzie instytucji działających w Łowiczu”, autorstwa Grzegorza Trafalskiego, był przykładem efektów badań prowadzonych na bazie zachowanych archiwaliów. Na podstawie literatury ogólnej i 5123 aktów stanu cywilnego sporządzonych w trzech kancelariach w Łowiczu w latach 1808-1815, omówił autor funkcjonowanie świeckiej rejestracji stanu cywilnego w okresie Księstwa Warszawskiego. Przedmiotem analizy były nie tylko dane statystyczne dotyczące rejestrowanych faktów stanu cywilnego, ale i tendencje ich zgłaszania do rejestracji (dni tygodnia, pory dnia itp.).
W dyskusji H. Staszewska podkreśliła, że powyższe badania zostały przeprowadzone na podstawie skanów udostępnionych na SwA, bez konieczności korzystania z akt w archiwum. Filip Kwiatek poinformował, że w Narodowym Instytucie Audiowizualnym dwaj doktoranci pracują jako wolontariusze przy tagowaniu materiałów audiowizualnych, a efekty ich prac zostaną zanalizowane pod kątem jakości i przydatności takich działań. Drugim jego komunikatem była zapowiedź połączenia za kilka miesięcy NInA z Filmoteką Narodową i konieczność późniejszego integrowania różnych zbiorów informacji obu tych instytucji. W dalszej dyskusji przyznano, że automatyzacja rozpoznawania treści jest kierunkiem, w który powinny podążać prace archiwów, jednak na razie za mało jest danych w systemach, aby można było liczyć na prawidłowe rozpoznawanie treści fotografii.
Krótkie podsumowanie Zjazdu przedstawił Henryk Niestrój, zastępca Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Uznał on konferencję za jedną z najciekawszych, jakie do tej pory miały miejsce. Ważne były na niej głosy archiwistów, nie teoretyków, które dotykały istotnych problemów związanych z zarządzaniem dokumentacją z poziomu twórcy i po przejęciu jej do archiwów. Podkreślił też, że duże znaczenie miał fakt organizacji jubileuszowego Zjazdu IFAR w siedzibie NDAP – dzięki temu głos forumowiczów usłyszały osoby podejmujące decyzje. Podziękował Rafałowi Magrysiowi, dzięki któremu forum powstało i może obecnie funkcjonować. Podziękowania i duże brawa otrzymał także Michał Serdyński, organizator X Zjazdu. Na zakończenie R. Magryś zachęcał do dalszej aktywności na Forum, które dzięki temu stanowi jedno z podstawowych źródeł aktualnej wiedzy archiwistycznej.
Hanna Staszewska i Michał Serdyński
Dyskusja trwała na nim także w trakcie Zjazdu, a po jego zakończeniu pojawiła się zapowiedź wydania materiałów z tegorocznego, a może i poprzednich spotkań. Nagrania wystąpień, transmitowanych on-line na bieżąco, po odpowiednim przygotowaniu, mają być dostępne na YouTube. Szczegółów można szukać na www.archiwa.gov.pl i, oczywiście, na www.ifar.pl.
Tekst: Anna Laszuk (NDAP), Violetta Urbaniak (AP w Warszawie)
Zdjęcia: Michał Serdyński (NDAP), Dawid Żądłowski (IPN)