W dniu 25 października 2023 r. odbyłsię drugi wykład z cyklu „Konarski Lectuers”, zorganizowany przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych w siedzibie Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie. Nosił on tytuł: Zarządzanie „bezkształtną masą” w dobie cyfrowej, a przedstawiła go dr Laura Millar. Autorka ma olbrzymie doświadczenie w zakresie konsultacji zarządzania dokumentacją i archiwami. Jako niezależny archiwista współpracowała z wieloma instytucjami rządowymi, naukowymi, społecznymi w ponad 100 krajach. Jest aktywnym członkiem Międzynarodowej Rady Archiwów, a także autorką podręczników „Archives: Principles and Practices” i „A Matter of Facts: The Value of Evidence in an Information Age”. Prelegentkę powitał i przedstawił dr Paweł Pietrzyk, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. Wspomniał przy tym, że o problemach związanych z „bezkształtną masą” pisał już Kazimierz Konarski w podręczniku wydanym w 1927 r.
Do podręcznika Konarskiego odwoływała się też kilkakrotnie Laura Millar. Pierwszą część wykładu poświęciła przedstawieniu dziejów archiwów i zarządzania dokumentacją w Kanadzie. Zwróciła uwagę na wielość twórców dokumentacji, ich rozproszenie na dużym terytorium i różnorodność – funkcjonalną, narodowościową, wyznaniową. Przywołała sylwetki czołowych archiwistów kanadyjskich: Douglasa Brynnera, Arthura Doughty’ego i Wilfreda Smitha oraz ich zasługi, m.in. pierwszy raport o archiwach kanadyjskich, wprowadzenie do praktyki zasady proweniencji, zwracanie uwagi na znaczenie i walory różnorodnej dokumentacji. Z opisanej przez nią różnorodności pochodzenia i tworzenia wynika wieloczłonowa struktura obecnego systemu archiwalnego w Kanadzie oraz przechowywanie materiałów archiwalnych w repozytoriach o różnym statusie.
W drugiej części wykładu L. Millar skupiła się na problemie zarządzania narastającą w coraz szybszym tempie dokumentacją, jej prawidłowego wartościowania, a nieraz zachowywania dokumentacji tu i teraz, bez możliwości uprzedniej selekcji. Wiele nowych wyzwań stwarza dokumentacja współczesna, wytwarzana w postaci cyfrowej, na różnych urządzeniach i w różnych programach, nie zawsze w systemach do zarządzania działalnością kancelaryjną. Prelegentka podkreślała olbrzymie znaczenie budzenia świadomości twórców o odpowiedzialności za prawidłowe postępowanie i konieczność jej zabezpieczania już na początkowym etapie z zachowaniem kontekstu wytworzenia.
Trzecią część wypowiedzi poświęciła przedstawieniu czterech działań, których podjęcie uważa za konieczne. Są to, po pierwsze, ścisłe ramy prawne oraz formalne umożliwiające tworzenie i zachowywanie dokumentacji posiadającej wartość dowodową. Po drugie, rozwijanie technologii i standardów informatycznych, które pozwolą na zachowanie wiarygodnej dokumentacji w czasie rzeczywistym. Po trzecie, ciągłe kształtowanie społecznej świadomości co do znaczenia dokumentacji, archiwów i ich wiarygodności jako dowodów przeszłości. I wreszcie, przeformułowanie roli archiwisty i zadań archiwów ze zwróceniem większej uwagi na selekcję dokumentacji, także elektronicznej. Można bowiem zachowywać wiele, ale warto skupić się na tym, co ma faktyczne znaczenie. Na zakończenie Laura Millar nawiązała do innych dowodów przeszłości – nie tylko dokumentacji, ale i przedmiotów użytkowych, historii mówionej, dziedzictwa niematerialnego, które powinno być objęte naszą troską i do których powinno się zapewnić stały dostęp.
Po przerwie odbyła się długa dyskusja, a raczej seria pytań kierowanych do prelegentki, dotyczących najróżnorodniejszych zagadnień. Uczestników interesowały zagadnienia: potencjału rozwiązań technologicznych uwzględniających sztuczną inteligencję; relacji między wartością dowodową a zasadą prywatności danych; program Międzynarodowej Rady Archiwów dla podnoszenia kwalifikacji nowych adeptów archiwistyki; sposób postępowania z różnoraką dokumentacją elektroniczną proweniencji prywatnej i pozarządowej; doświadczenia instytucji Libraryand Archives Canada działającej od 2004 r. po połączeniu Biblioteki Narodowej Kanady i Archiwum Narodowego Kanady, ze zwróceniem uwagi na kwestie finansowania instytucji dziedzictwa; koncepcja archiwów totalnych i jej symptomy w systemach różnych krajów; zasady postępowania w sytuacji konieczności natychmiastowego przejęcia niezwartościowanej dokumentacji prywatnej; generalne wskazania wartościowania dokumentacji elektronicznej; zasady opisu „bezkształtnej masy” z uwzględnieniem standardu Records in Contexts, którego pierwsza oficjalna wersja lada moment zostanie zaprezentowana; podejście do zasady oryginalnego porządku dokumentacji elektronicznej oraz kompetencje zawodowe archiwistów i bibliotekarzy – takie same czy inne. Udzielając odpowiedzi prelegentka znacznie poszerzała szczegółowe zagadnienia poruszone w wykładzie.
Serdeczne podziękowania dla prelegentki wyrażone zostały słowami Naczelnego Dyrektora i gromkimi brawami. Tekst wystąpienia Laury Millar zostanie opublikowany w czasopiśmie „Archeion” t. 124. Zapowiedziano także kontynuację cyklu „Konarski Lectures” w przyszłym roku.
Anna Laszuk
NDAP