Szybkie zmiany technologiczne, zachodzące w końcu XX wieku, sprzyjały też nowym formom aktywności archiwalnej, a zwłaszcza szybkiej wymianie informacji w skali nie tylko krajowej, ale i międzynarodowej. Wspomagały ją nowo wypracowywane standardy informacji archiwalnej. Europejski Portal Archiwalny był największą z takich inicjatyw realizowanych przez międzynarodowe grono fachowców. Jej celem było udostępnienie w jednym miejscu opisów dokumentów przechowywanych w różnych krajach Europy oraz umożliwienie korzystania z kopii cyfrowych, przechowywanych w krajowych repozytoriach. Obecnie znajdują się na nim dane z ponad 30 krajów, sporządzone w ponad 20 językach i 5 różnych alfabetach. Wyjątkiem wśród podmiotów realizujących projekt było nie państwo, a instytucja, Historical Archives of the European Union (HAEU), z natury rzeczy międzynarodowe, istniejące stosunkowo niedługo, co ma swoje zalety. Decyzja o powołaniu Archiwum Historycznego zapadła w 1983 r., choć przygotowania rozpoczęły się wcześniej, 30 lat po powstaniu pierwszej Europejskiej Wspólnot Węgla i Stali. W ciągu poprzednich lat dokumentacja tej i innych wspólnot oraz innych podmiotów międzynarodowych, była przechowywana przez archiwum centralne w Brukseli (Central Archives of the Council of the European Union), niemające jednak charakteru archiwum historycznego. Archiwum historyczne otwarto 13 grudnia 1985 r. we Florencji, w której od 1976 r. działał European University Institute. Jego idea ewoluowała od ośrodka badań atomowych w stronę badań społecznych, promujących wymianę kulturalną między państwami członkowskimi. I takie badania prowadzone są obecnie w tym Instytucie, który organizuje projekty naukowe, studia podyplomowe, nie będąc instytucją Wspólnoty Europejskiej.
fot. Historical Archives of the European Union
Na siedzibę Instytutu, a później także Archiwum nie wybudowano nowoczesnego gmachu, rząd włoski przeznaczył na te cele miejsce o długiej historii – położoną w północnej części Florencji na malowniczym wzgórzu, otoczoną parkiem Willę Salviati. Jej początki sięgają XIV wieku, kiedy posiadłość była własnością rodziny Carucci. W 1445 została zakupiona przez bankiera florenckiego i rzymskiego Alemanno Salviatiego. W latach 1490-1500 została ukończona budowa nowego rozległego pałacu XVI w., w którym w 1516 r. odbyło się wesele Marii Salviati z Ludwikiem Medyceuszem, rodziców Kosmy I, pierwszego księcia Toskanii. Gośćmi pałacu byli nie tylko członkowie rodu Medyceuszy, książąt florenckich i toskańskich, ale także papieże czy Giuseppe Garibaldi. I choć od 1790 roku willa przestała być siedzibą rodziny Salviati, zachowała tę nazwę. W czasie II wojny światowej była zniszczona, a po śmierci w 1961 r. ostatniej właścicielki z rodziny Turri stała opuszczona. W 2000 r. została przejęta przez rząd włoski, który nie szczędził środków na odbudowę pałacu i przywrócenie świetności parkowi. Archiwum Historyczne Unii Europejskiej przeniosło się do Villi Salviati w 2012 r., a Wydziały Historii i Prawa Europejskiego Instytutu Uniwersyteckiego w 2016 r. W XXI wieku, w ramach odbudowy i adaptacji budynków, zbudowano też podziemne magazyny archiwalne – pod ogrodowym rozarium.
Zasady działania HAEU regulowano stopniowo. Obecnie obowiązuje rozporządzenie Rady Unii Europejskiej 2015/496, wprowadzające obowiązek powierzania Europejskiemu Instytutowi Uniwersyteckiemu dokumentacji przez instytucje Unii Europejskiej i kilkadziesiąt europejskich agencji. Archiwum Historyczne, rozpoczynając gromadzenia materiałów archiwalnych stosunkowo niedawno, zorganizowało ich strukturę i opisywanie w sposób oparty na zasadach archiwistyki. Wprowadzono tam podział zasobu na grupy zgodnie z typem aktotwórców lub charakterem dokumentacji:
– instytucje Unii Europejskiej: Parlament Europejski, Rada Ministrów, Komisja Europejska, instytucje finansowe, Komitet Ekonomiczny i Społeczny, Trybunał Sprawiedliwości, Europejski Bank Inwestycyjny i agencje europejskie;
– ciała zbiorowe nie mające charakteru unijnego, np. Europejska Agencja Kosmiczna, Europejskie Forum Młodzieży i macierzysty Europejski Instytut Uniwersytecki; ruchy proeuropejskie (np. Rada Gmin i Regionów Europy, Stowarzyszenie Kultury Europejskiej) i grupy polityczne w Parlamencie Europejskim;
– spuścizny osób prywatnych – urzędników i polityków europejskich, np. Romano Prodi i Danuta Hübner, ale i ludzi nauki i kultury, zasłużonych dla Europy i jej wartości, np. pisarz François Guillaume Bondy;
– zbiory – zazwyczaj kopie dokumentów z kolekcji prywatnych, fundacji i instytucji, np. dot. Międzynarodowej Unii Paneuropejskiej z Rosyjskiego Państwowego Historycznego Archiwum Wojskowego w Moskwie czy Advertising Europe Film Collection; z archiwów narodowych i archiwów ministerstw spraw zagranicznych państw członków Unii Europejskiej.
W końcu 2022 r. zasób Archiwum Historycznego liczył 319 zespołów archiwalnych, w sumie 9700 m. b., 572 923 j. a. Większość zasobu stanowi tradycyjna dokumentacja aktowa, przejęto jednak także ponad 71 000 fotografii, plakaty i 800 map, ponad 8200 nagrań dźwiękowych i ponad 900 wywiadów, ponad 1350 filmów oraz 334 artefakty. Baza dokumentacyjna jest jednak znacznie bogatsza. W Villa Salviati zgromadzono bowiem księgozbiór liczący ok. 15200 woluminów, oficjalny dziennik Unii Europejskiej począwszy od 1952 r., zapisy debat w Parlamencie Europejskim, a także ok. 550 [!] prac doktorskich przygotowanych m.in. na bazie dokumentów z HAEU.
Zgromadzony zasób jest inwentaryzowany w systemie informatycznymi. Początkowo był on oparty na systemie dziesiętnym, od 1993 r. zaadaptowano w nim międzynarodowy standard ISAD(G), a później ISAAR(CPF). Dzięki temu możliwy był sprawny import danych do wspomnianego na początku Europejskiego Portalu Archiwalnego. Dużo wcześniej, bo od 1995 r. baza danych była dostępna on-line. Oprócz opisów zawiera ona także kopie cyfrowe prawie 205 000 j. a. oraz prawie 15 000 obrazów cyfrowych. Członkowie redakcji ArchNetu mieli okazję złożyć wizytę w Archiwum Historycznym, gdzie Ruth Meyer i Samir Musa zaprezentowali im najważniejsze informacje o historii i obecnych działaniach oraz siedzibę, w tym podziemne pomieszczenia magazynowe. W wypowiedziach dużą wagę przywiązywali do przepisów prawnych i konieczności wypracowania szczegółowych dokumentów, umów, zasad postępowania w kontaktach z wieloma podmiotami działającymi w różnych krajach i na mocy różnych własnych regulacji prawnych. Dokumenty przekazywane do HAEU powinny być uporządkowane w określony sposób i zinwentaryzowane, zaś Archiwum zobowiązuje się do włączenia danych do systemu opisu, co nieraz wiąże się z koniecznością ich uzupełniania, a nawet modyfikacji, zwłaszcza w systemie sygnatur nadawanych w jednostkach macierzystych, odmiennych od systemu HAEU.
fot. A. Baniecki
Nowego znaczenia nabierają regulacje prawne w sytuacji przejmowania i zarządzania dokumentami elektronicznymi. W samym HAEU stosowany jest już system elektronicznego zarządzania danymi, spełniający podstawowe warunki. Wdrożona została norma ISO 9001:2015 – System zarządzania jakością – Wymagania. Przygotowywany jest system do zarządzania archiwum elektronicznym, z instancjami dla twórców, użytkowników i administratorów. Jego podstawą mają być standardy OAIS, XML/EAD i XML/EAC, PREMIS i METS oraz ISO 16363:2012 – Space data and information transfer systems — Audit and certification of trustworthy digital repositories – do wdrożenia tej normy obliguje obecnie Komisja Europejska. Zasoby cyfrowe zarządzane są poprzez magazyn cyfrowy Archivematica, opisy zaś archiwaliów, ponieważ muszą być zgodne z międzynarodowymi standardami ISAD(G) i ISAAR(CPF), sporządzane są w systemie ATOM. Oba oprogramowania oparte są na licencji open source i wyprodukowane przez kanadyjską firmę Artecactual.
Duża liczba zgromadzonych prac doktorskich, powstałych w oparciu m.in. o zasób Archiwum Historycznego, dowodzi dużego wykorzystania zgromadzonych materiałów, do których udostępniania HAEU jest zobowiązane. Udostępnianie odbywa się na miejscu w czytelni, a także on-line, jeśli dokumenty zostały zdigitalizowane. Przyjęto zasadę, że jeśli jednemu użytkownikowi udostępnione zostały kopie cyfrowe, pozostają one w wolnym dostępie on-line. Poza tym, Europejski Instytut Uniwersytecki organizuje projekty grantowe oraz pobyty stypendialne we Florencji, w ramach których można prowadzić różnorodne badania.
Więcej:
Historical Archives of the European Union
Anna Laszuk
NDAP