W dniu 26 marca 2015 r. odbyło się w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych spotkanie metodyczne poświęcone zagadnieniu funkcjonowania kancelarii w systemie austriackim oraz opracowania wytworzonych w nim akt. Udział w spotkaniu wzięli pracownicy Archiwum Głównego Akt Dawnych, Archiwum Narodowego w Krakowie, archiwów państwowych w Katowicach, Przemyślu i Rzeszowie oraz Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. W trakcie spotkania przypomniano zasady działania kancelarii austriackiej, doświadczenia Archiwum Państwowego w Przemyślu w zakresie opracowania archiwaliów oraz wskazówki pomocne przy opracowaniu akt wytworzonych w okresie funkcjonowania kancelarii austriackiej. Wskazówki te, zamieszczone w publikacji Z badań nad dziejami kancelarii i opracowania akt austriackich z XVIII-XX wieku na ziemiach polskich (Warszawa 2010), zostały zalecone przez Naczelnego Dyrektora do stosowania w archiwach państwowych.
W trakcie wystąpień oraz w dyskusji zwracano uwagę na niejednolitość działania kancelarii austriackiej w XVIII – XX wieku, różne systemy rejestracji i układu akt – w kancelarii i registraturze urzędów, a następnie w archiwach państwowych. Sprawia to trudność, zwłaszcza w sytuacji, kiedy dokumentacja zachowała się w stanie szczątkowym i brakuje oryginalnych pomocy kancelaryjnych. Kolejne kłopoty w trakcie korzystania z archiwaliów wynikać mogą z faktu zmiany oryginalnego układu kancelaryjnego w trakcie pierwotnego opracowania i kolejnych melioracji zespołów. Omawiano adekwatność pomocy archiwalnych, tworzonych w trakcie opracowania zespołów, oraz możliwość sporządzania pomocy wyższego rzędu. Obecni zgodzili się, że niecelowe jest podejmowanie kolejnych melioracji już opracowanych zespołów, warto jednak zasięgać opinii użytkowników korzystających z tych materiałów. Ich zdanie, wyrażone np. w trakcie konferencji archiwalnych, mogłoby być przydatne w dalszych pracach – obecnie głównie nad częściami dużych zespołów, których fragmenty powstały w systemie kancelarii austriackiej.
Anna Laszuk
NDAP