W Szwajcarii od wielu już lat przygotowywano się do zagadnień związanych z całościowym postępowaniem z dokumentacją elektroniczną, głównie z problemem zabezpieczania jej i długoterminowego przechowywania. W tym miesiącu mija 10 lat działalności Centrum Koordynacyjnego do spraw Trwałej Archiwizacji Dokumentacji Elektornicznej – Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen w skrócie KOST. KOST założone zostało 12 listopada 2004 roku, ale jego powstanie poprzedziło opracowanie w 2002 roku 10 letniej strategii określającej perspektywy i plan działań. Jednym z głównych wniosków zawartych w strategii badań była potrzeba ustanowienia stałego organu, który gwarantowałby wysoki poziom wiedzy i skupienia się na istotnych kwestiach, co nie jest możliwe w większości średnich i mniejszych archiwów. Centrum prowadzone jest wspólnie przez Szwajcarskie Archiwum Federalne (Schweizerisches Bundesarchiv), Archiwum Księstwa Liechtensteinu (Landesarchiv Fürstentum Liechtenstein oraz pozostałe archiwa kantonale i wiele archiwów komunalnych w celu dostarczania fachowej wiedzy na temat cyfrowej archiwizacji, która jest niezbędna wszystkim archiwom, ale tylko największe z nich stać na działania niezależnie i samodzielność w tym zakresie.
Od początku najważniejszym partnerem KOST jest Archiwum Federalne, którego zasadniczym zadaniem jest prowadzenie współpracy, wspierane i promowane działań w dziedzinie cyfrowej archiwizacji za pośrednictwem centrum koordynacyjnego dla różnorodnych podmiotów archiwalnych oraz świadczenie usług dla innych podmiotów. Kantony, gminy i instytucje życia publicznego mają możliwość za sprawą Bundesarchiv do archiwizacji, długoletniego przechowywania i zabezpieczania swoich danych. Sektor publiczny może więc zrezygnować z własnych kosztownych działań przy jednoczesnym zapewnieniu sprawnego funkcjonowania ich cyfrowego archiwum.
Oferta obejmuje następujące usługi:
• Cyfrowa archiwizacja danych
• Doradztwo w zakresie organizacji, zarządzania i przechowywania dokumentów cyfrowych
• Szkolenia w dziedzinie cyfrowego zarządzania i wykorzystania informacji
Zalety działalności KOST
• Tworzenie na podstawie międzynarodowych standardów Archiv-System
• Oszczędności poprzez wykorzystanie efektu synergii
• Wieloletnie doświadczenie w (strategii migracji) przetwarzania i ochrony dokumentów cyfrowych
• Oddzielne zarządzanie danymi dla wszystkich klientów z wyłącznym i autonomicznym dostępem do własnych danych „przez całą dobę”
• Zabezpieczanie danych w rożnych lokalizacjach.
KOST prowadzi katalog znormalizowanych formatów zapisu danych archiwalnych i oraz śledzi ich rozwój. Rozwija narzędzia do rozwiązywania konkretnych zadań archiwalnych oraz dąży do normalizacji w dziedzinie cyfrowej archiwizacji w ramach stowarzyszenia eCH, które promuje standardy e-administracji w Szwajcarii wraz ze Szwajcarskim Stowarzyszeniem Archiwistów (VSA). Regularne seminaria i warsztaty służą ustawicznej edukacji archiwów sektora publicznego.
W ciągu ostatnich 10 lat KOST stał się ważnym dla archiwów publicznych partnerem do rozwiązania problemów ochrony zasobów cyfrowych w sposób profesjonalny i bezpieczny bez nadmiernych nakładów finansowych.
Więcej: 10 Jahre Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST)
Jolanta Leśniewska
AP Płock O/Kutno