Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna opracowała już niejedną normę z serii Informacja i dokumentacja, a niektóre z nich przetłumaczono na język polski pod auspicjami Polskiego Komitetu Normalizacyjnego, np. Informacja i dokumentacja – Terminologia – PN-ISO 5127 czy Informacja i dokumentacja – Międzynarodowa statystyka biblioteczna PN-ISO 2789. W oryginalnej angielskiej wersji dostępna jest kolejna norma, Informacja i dokumentacja – Międzynarodowa statystyka archiwalna ISO 24083:2021(E). Celem jej jest m.in. zapewnienie zgodności danych statystycznych w skali regionalnej, krajowej i międzynarodowej; poprawa jakości zarządzania archiwami oraz promowanie roli i znaczenia archiwów poprzez zachęcanie do korzystania z ich opisanego zasobu. Warto zwrócić uwagę, że autorzy normy proponowane zasady kierują zarówno do archiwów narodowych, regionalnych i lokalnych, jak i do departamentalnych, kościelnych, rodzinnych, szkół wyższych oraz ciał zbiorowych – gospodarczych i fundacji. Zgodne z tą normą formułowanie danych o organizacji, zasobie i prowadzonej działalności może stać się próbą weryfikacji spełnienia przez różnorodne podmioty definicji archiwum.
Norma składa się z 7 części. Po dwóch częściach wstępnych zamieszczono terminy archiwalne i ich definicje (17 z 43 stron tekstu), określające, o jakich archiwach jest mowa w normie (jak i przez kogo zarządzanych), funkcje i usługi przez nie świadczone, zarządzanie zasobem, zasady pracy, źródła finansowania oraz personel. Ważne jest, że olbrzymia większość definicji ma podane źródła, z których zostały zaczerpnięte (głównie inne normy ISO i słownik Stowarzyszenia Archiwistów Amerykańskich, sporadycznie standardy Międzynarodowej Rady Archiwów).
W czwartej części przedstawiono w sposób zwięzły strukturę i zadania archiwów, tzn.: wartościowanie dokumentacji, przejmowanie, porządkowanie i opis (nie tylko opis dokumentów, ale także kontekst ich powstania – twórcy i ich funkcje), przechowywanie i konserwację, udostępnianie, popularyzację i wskazania techniczne.
Piąta część wymienia zastosowania i korzyści płynące ze statystyki archiwalnej – cele, do jakich może być użyteczna, wybór właściwych kategorii statystycznych dla danego typu archiwów oraz jej wykorzystanie w komunikacji zewnętrznej. W tej części wskazani zostali także różni interesariusze – od organów prowadzących, przez urzędników, darczyńców, polityków i badaczy po szerokie społeczności i personel archiwalny. Szósta króciutka część dotyczy periodyzacji sporządzania zestawień statystycznych.
Najbardziej rozbudowana siódma część (18 stron) wskazuje rodzaje danych statystycznych, które proponuje się do gromadzenia. Pogrupowane są one w ośmiu podrozdziałach i mogą złożyć się na wielostronny opis podmiotu – archiwum, znacznie szerszy niż zaproponowany w Międzynarodowym standardzie opisu instytucji z zasobem archiwalnym ISDIAH. Sporządzone zgodnie z nimi kwestionariusze, i wypełnione danymi przez właściwe podmioty, mogłyby stworzyć panoramę archiwów w rejonie, państwie lub w skali międzynarodowej. Zanim dojdzie do takich prac, zasygnalizuję, że sugerowane do gromadzenia dane dotyczą:
– archiwum jako podmiotu – w tym jego typ i data założenia;
– wykonywanej działalności i jej odbiorców–w tym godziny działania, liczba użytkowników i wykonanych kwerend w danych okresie, wyposażenie, usługi on-line i sieci społecznościowe;
– udostępniania, kopiowania i wypożyczania– z podziałem na typy dokumentacji (inne niż przyjęte w archiwach państwowych rodzaje dokumentacji) i wykonanych kopii, w tym wystawy i publikacje;
– zasobu– w tym daty skrajne, rozmiar (w metrach bieżących, metrach sześciennych oraz liczba jednostek archiwalnych, a dodatkowo liczba zespołów, serii i in.), sposoby gromadzenia, stan opisania i pomoce archiwalne;
– funduszy i sposobu ich wydatkowania – w tym koszty pracownicze, gromadzenia zasobu i jego przechowywania, systemów informatycznych, wydarzeń popularyzacyjnych;
– przestrzeni i usług dla użytkowników – w tym liczba miejsc w czytelniach, także specjalistycznych np. mikrofilmów, wielkość powierzchni w metrach kwadratowych, dostęp do Internetu, rozmiary i wykorzystanie przestrzeni magazynowych, systemy bezpieczeństwa;
– zarządzania – w tym projekty realizowane samodzielnie lub we współpracy, sposób i wielkość zabezpieczenia zasobu, migracja danych elektronicznych do stabilniejszych systemów, digitalizacja – z podziałem na typy dokumentacji;
– personelu – rodzaje pracowników, sposób zatrudnienia, wykształcenie, z rozróżnieniem liczby osób i liczby etatów (z zastosowaniem ekwiwalentu pełnego etatu – podany przykład: 0,25 + 0,5 + 1,0 = 1,75 archiwistów).
Warto zwrócić uwagę na podawane przykłady (nieliczne) oraz listy wyboru dodane do niektórych danych (np. typy archiwów, typy dokumentacji, rodzaj własności), które umożliwiają ujednolicanie danych statystycznych i ich zestawianie dla wielu archiwów.
Normę kończy bibliografia, do której wpisano pięć wcześniejszych norm ISO oraz dwa słowniki archiwalne, nie ma w niej jednak żadnego standardu Międzynarodowej Rady Archiwów. Konstatacja mało pozytywna w kontekście współpracy o szerszym zasięgu. Mimo to i mimo iż norma nie jest dokumentem obowiązującym, warto wskazać ją jako sposób porządkowania patrzenia na archiwa i ich opisywania.
Anna Laszuk
NDAP