Międzynarodowa Rada Archiwów opublikowała na swojej stronie internetowej ankietę, która ma na celu identyfikację i zrozumienie problemów różnych instytucji z zasobem archiwalnym na świecie w dziedzinie udostępniania. Ankieta przeprowadzona była w 2020 r. ale ponieważ niedawna epidemia COVID-19 miała wpływ na zagadnienia związane z dostępem do zasobów archiwalnych Grupa Ekspertów ds. Udostępniania i Promocji – EGRSO (Expert Group on Research Services and Outreach) postanowiła ponowić ją, uwzględniając doświadczenia płynące z pandemii. Przypomnijmy, do zadań grupy należy: badanie najlepszych praktyk w administrowaniu zadaniami publicznymi dla ludności (online i osobiście), analiza zagadnienia udostępniania, takich jak cyfryzacja która służy potrzebom klientów, zagadnienia standaryzacji pozyskiwania i analizowania danych klientów pod kątem ich potrzeb, standardy oceny programów udostępniania oraz eksploatacja innowacyjnych programów w zakresie dostępu do archiwów i potrzeb badawczych klientów. *
Ankieta sformułowana jest w trzech językach (angielskim, francuskim i hiszpańskim) i zawiera 17 pytań. Pierwsze dwa dotyczą określenia typu respondenta – kraju jego działania oraz szeroko pojętego typu archiwum (rządowe/narodowe, uniwersyteckie, muzeum, przedsiębiorstwa, stowarzyszenia historycznego, organizacji religijnej, lokalne, wspólnoty, szkolne, charytatywne oraz inne). Pytanie 3. dotyczy podstawowego założenia Powszechnej Deklaracji o Archiwach, które mówi, że dostęp do archiwów ma fundamentalne znaczenie dla rozwoju społeczeństw** i podstawy takiego stwierdzenia upatruje na sześciu imperatywnych stwierdzających: „wyjątkowy charakter archiwaliów, będących autentycznym świadectwem działalności administracyjnej, kulturalnej i intelektualnej a tym samym refleksji nad ewolucją społeczeństw; zasadnicze znaczenie archiwaliów dla skutecznego zarządzania, transparentności spraw, ochrony praw obywatelskich, przechowywania pamięci indywidualnej i zbiorowej, badania przeszłości, dokumentowania teraźniejszości i pomocy w przyszłości; różnorodność archiwaliów pozwalających dokumentować wszystkie dziedziny ludzkiej aktywności; różnorodność nośników, na których archiwalia są tworzone i przechowywane, bez względu na to czy są papierowe, cyfrowe, audiowizualne czy jakiegokolwiek innego typu; rolę archiwistów, którzy jako profesjonaliści, korzystając z kształcenia specjalistycznego i ustawicznego, służą swoim społeczeństwom przez wspieranie przy wytwarzaniu dokumentów, ich selekcji, zabezpieczeniu i udostępnianiu ich użytkownikom; odpowiedzialność wszystkich – obywateli, decydentów publicznych, właścicieli lub przechowawców archiwaliów publicznych lub prywatnych, archiwistów i specjalistów od informacji – za zarządzanie archiwaliami”. Respondent, (w pytaniu 3) powinien wskazać trzy z sześciu wymienionych elementów, które wymagają dalszego wyjaśnienia lub przemyślenia aby ułatwić wdrożenie deklaracji.
Pytanie 4. dotyczy oceny metod i strategii przyjętych w związku z pandemią COVID-19 poprzez wskazanie, które z wymienionych dalej stały się najważniejsze w kraju respondenta: programy digitalizacji i udostępniania online, podnoszenie świadomości społecznej, programy edukacyjne dla uczniów szkół podstawowych (5-11 lat), programy edukacyjne dla uczniów szkół średnich (12-18 lat), programy edukacyjne dla studentów (18 i więcej lat), programy edukacyjne dla młodzieży pozaszkolnej (14 – 25 lat), programy edukacyjne dla rodzin. Pytanie 5. jest prośbą o rozwinięcie uwag dotyczących wskazanych przez respondenta w punkcie czwartym odpowiedzi. Pytanie szóste ma dać odpowiedź, o jakich metodach zwiększenia świadomości społecznej na temat archiwów respondent chciałby się dowiedzieć więcej.
Pytania 7-9 dotyczą wiedzy respondenta na temat badań dotyczących promocji dostępu do archiwów w jego kraju. W przypadku pozytywnej odpowiedzi w pytaniu 8., respondent proszony jest o opisanie przedmiotu badań, miejsca ich przeprowadzenia oraz wskazanie instytucji lub ośrodka archiwalnego, który je prowadzi. W przypadku negatywnej odpowiedzi na pytanie 7., respondent w pytaniu 9. proszony jest o określenie jakiego rodzaju, wedle niego, badania powinny zostać podjęte.
W pytaniu 10. respondent proszony jest o podanie rodzajów innowacji lub rozwiązań technologicznych w zakresie udostępniania zasobu, które okazały się w jego kraju najbardziej korzystne dla dostępności do zasobu.
Pytanie 11. wymaga usystematyzowania technologii najbardziej przydatnych dla udostępniania zasobu i promowania dostępu do niego (wskazanych w odpowiedziach), w kraju respondenta w ciągu ostatnich 3 lat. Zamknięta lista obejmuje: wdrażanie w archiwach technologii związanej ze sztuczną inteligencją, archiwizacja webu, otwarte oprogramowanie i narzędzia open source, wykorzystanie normy ISNI (Code international normalisé des noms – Norma międzynarodowa znormalizowanych zapisów nazwisk), współprojektowania technologii, rzeczywistości wirtualnej i rozszerzonej, wirtualnych czytelni i zdalnego dostępu do archiwów. Pytanie 12. rozszerza 11. – można podzielić się informacjami na temat technologii nie wymienionych w poprzednim.
Pytanie 13. dotyczy informacji dotyczących archiwów wspólnot autochtonicznych, w kontekście poprawy dostępu do nich. Zagadnieniami tymi zajmuje się, nie wymieniona w ankiecie, Deklaracja Tandanya***. Pytanie 14.oczekuje od respondenta uporządkowania zamkniętych zagadnień prosząc o wartościujące uszeregowanie ich w kolejności od 1 do 6, gdzie 1 oznacza najbardziej odpowiednie, a 6 najmniej odpowiednie podejście w jego kraju: istnienie protokołów kulturowych do komunikowania się ze społecznościami autochtonicznymi i ustanowione reguły dostępu do informacji; zwroty kopii cyfrowych dokumentów dotyczących społeczności autochtonicznych; procedury tworzenia zaadoptowanych kulturowo opisów, nazwy podmiotów, nazwisk i miejsc; edukacja archiwów centralnych adresowana dla wspólnot autochtonicznych; programy finansowego wsparcia dla archiwów autochtonicznych; współtworzenie zasad dostępu, reguł i procedur z udziałem wspólnot autochtonicznych. Pytanie 15. jest prośbą o ewentualne rozszerzenia katalogu działań nie wymienionych w pytaniu 14.
Pytanie 16. dotyczy wskazania wyzwań w zakresie dostępu do archiwów w kraju respondenta, jakie wystąpiły w ciągu ostatnich 3 lat.
Ostatnie, 17. pytanie jest prośbą o podzielenie się uwagami i pomysłami dotyczącymi udostępniania zasobu i promocji archiwów, ułatwienia do nich dostępu, którymi powinna się zająć Grupa Ekspertów ds. Udostępniania i Promocji – EGRSO (Expert Group on Research Services and Outreach).
* Materiały ze strony EGRSO -Expert Group on Research Services and Outreach.
**Wszystkie odesłania dotyczą tłumaczenia polskiego DUA opublikowanego na portalu ArchNet
*** tematyka poruszana na portralu ArchNet
Źródło:
Access Issues & Innovations Survey (2023)
oprac. Adam Baniecki
AP Wrocław O. Bolesławiec