Narodowy zasób archiwalny tworzą materiały powstające i gromadzone przez różnorodne podmioty – państwowe, samorządowe, społeczne, prywatne, przez osoby fizyczne. Cenne zasoby z poprzednich epok, mniej lub bardziej odległych, przechowywane są w wielu archiwach i innych placówkach. Stanowią jednak wspólne dziedzictwo kulturowe, będące przedmiotem zainteresowania badaczy naukowych i pasjonatów hobbystów. Opiekunowie tego dziedzictwa zabezpieczali i udostępniali je zgodnie z różnymi zasadami. Z biegiem czasu kontakty różnych środowisk archiwalnych zaczęły być bardziej ożywione, podejmowano współpracę na polu naukowym, a także w praktycznych działaniach metodycznych.
Współpraca łączyła polskich archiwistów państwowych i kościelnych już wkrótce po odzyskaniu niepodległości, a na przełomie XX i XXI wieku stała bardziej intensywna. Najnowszym jej owocem jest dokument „Postępowanie z materiałami archiwalnymi w archiwach kościelnych. Katalog dobrych praktyk. Wersja 1.0”, przygotowany w ramach działania grupy roboczej do spraw archiwów kościelnych powołanej przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. W jej skład wchodzili przedstawiciele archiwów państwowych i kościelnych, łączący wiedzę i doświadczenie z różnych obszarów dotyczących archiwaliów.
Katalog otwiera Wstęp autorstwa ks. dr. hab. Mieczysława Różańskiego. W pierwszym rozdziale zostały omówione: struktura zasobu archiwum historycznego diecezjalnego, struktura zasobu archiwum zgromadzenia zakonnego męskiego oraz struktura zasobu archiwum zgromadzenia zakonnego żeńskiego. Jego autorami są: ks. dr hab. Mieczysław Różański, ks. dr Jarosław Wąsowicz oraz s. Krescencja Huk.
Następnie dr Anna Laszuk, dr Henryk Niestrój oraz ks. dr Jarosław Wąsowicz przedstawili zagadnienia ewidencjonowania zasobu archiwalnego, w tym jego zasady i cele oraz środki ewidencyjne.
W kolejnym rozdziale, autorstwa ks. dr. hab. Roberta Kufla, dr Ewy Grin-Piszczek, dr Anny Laszuk i ks. dr. Jarosława Wąsowicza, szczegółowo przedstawiono kwestie i problemy opracowania zespołów i zbiorów archiwalnych. W pierwszej kolejności omówiono zagadnienie weryfikacji przynależności zespołowej materiałów archiwalnych. Następne podrozdziały zawierają informacje i wskazówki dotyczące nadawania układu materiałom archiwalnym, porządkowania jednostek archiwalnych, opisywania jednostki archiwalnej (ze zwróceniem uwagi na różne rodzaje dokumentacji) oraz tworzenia inwentarza archiwalnego. W rozdziale opisane są także metody tworzenia pomocy archiwalnych wyższego rzędu – indeksów.
Odrębny rozdział opisuje tematykę udostępniania i wypożyczania archiwaliów. Jego autorem jest ks. dr Michał Sołomieniuk. Z kolei Anna Czajka szczegółowo przedstawiła zagadnienia profilaktyki i zagadnień konserwatorskich, zaś dr Karol Dowgiało omówił kwestie związane z organizacją procesu digitalizacji materiałów archiwalnych, zwracając uwagę na jego istotne elementy.
W treści rozdziałów zawarto szereg przykładów, które mogą stać się pomocą dla osób zajmujących się zasobem archiwów kościelnych.
Uzupełnieniem rozdziałów Katalogu jest słowniczek pojęć z zakresu archiwistyki, zastosowanych w dokumencie, oraz aneksy. Zawarto w nich: wykaz numerów archiwów kościelnych, przykłady kart inwentarzowych dla poszczególnych rodzajów dokumentacji oraz przykładowe dwa inwentarze zespołów zawierających akta proweniencji kościelnej.
Całość zamyka bibliografia – wykaz najważniejszych publikacji dotyczących zagadnień archiwistyki kościelnej i metodyki archiwalnej.
Dokument został przygotowany w postaci elektronicznej i w kwietniu 2021 roku udostępniony online, o czym ks. bp dr hab. Michał Janocha, przewodniczący Rady do spraw Kultury i Ochrony Dziedzictwa Kulturowego Konferencji Episkopatu Polski poinformował instytucje i archiwa kościelne. Zgodnie z ustaleniami, zasady przedstawione w katalogu dobrych praktyk mogą być wdrażane stosownie do możliwości i w zgodzie z prawem obowiązującym w diecezjach i zgromadzeniach zakonnych. Doświadczenia z ich stosowania mają być przedmiotem ewaluacji dokumentu i jego aktualizacji w miarę potrzeb.
Tekst Katalogu dostępny jest:
https://drive.google.com/file/d/1Qy3OWukNGkej5pMPEaiG60nfSj-Mvl5J/view
https://www.archiwa.gov.pl/pl/dla-uzytkownikow/wsp%C3%B3%C5%82praca,-projekty,-dotacje/prowadzone-przez-ndap/wsp%C3%B3%C5%82praca-z-archiwami-ko%C5%9Bcielnymi?fbclid=IwAR1dS_kyUFWFxFdTn-OB6WG9ElhaQE2TLQXgALeVYedGsNjBdhrP_-Xqhj0
Ewa Grin-Piszczek (AP w Przemyślu)
Anna Laszuk (Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych)