Coronawirus od miesięcy stawia również przed archiwami nieoczekiwane wyzwania. Oczywiście, ważne jest, aby chronić pracowników, tak samo jak użytkowników archiwów. Wiele archiwów od tygodni stosuje różne modele pracy, zarówno w pracy zdalnej jak i w stacjonarnej. Od samego początku było jasne, że w archiwach przechowywanych jest wiele ważnych, a nawet pilnie potrzebnych informacji i że należy poszukiwać sposobów i środków, aby zapewnić przepływ informacji i dostęp do źródeł archiwalnych, pomimo koniecznych ograniczeń. Dlatego Stadtarchiv w Heidelbergu postanowiło zapytać kolegów archiwistów z całego świata o ich doświadczenia z pracy w czasie pandemii.
Archiwum Miejskie w Heidelbergu ma bliską i aktywną sieć międzynarodowych kontaktów z kolegami w archiwach od Chile aż po Chiny. Tak też zatytułowana jest publikacja dostępna online „Von China bis Chile – Archiv(ar)e während der Pandemie”. Archiwum opublikowało kilkadziesiąt relacji z całego świata o tym jak archiwa przyjęły informację o nowej coronawirusowej rzeczywistości i w jaki sposób działały w tym – ciągle trwającym – okresie. Oto dwie relacje z archiwów szwajcarskich:
Archiv für Zeitgeschichte (AfZ) w Zürichu
„Jest późne popołudnie w piątek 13 marca 2020. Spotkanie kryzysowe zwołane ad hoc obecnych na miejscu członków zespołu, odbyło się w sali seminaryjnej Archiwum Historii Współczesnej przy ETH (Eidgenössische Technische Hochschule). Dzień wcześniej w ETH odkryto pierwszy przypadek infekcji, a Rada Federalna ogłosiła właśnie na konferencji medialnej zamknięcie szkół i inne środki związane ze szczególną sytuacją. Zespół siedzi skoncentrowany, ale nieco niespokojny w odpowiedniej odległości od siebie. Miało to być ostatnie spotkanie z obecnością fizyczną. Punkt porządku dziennego jest zarówno prosty, jak i skomplikowany: Jak w archiwum wdrożyć przewidywalne, ale jeszcze nie zapowiedziane w szczegółach, awaryjne działanie ETH Zurych? Kto pracuje i jak – kto w biurze domowym, kto na miejscu? Jakie są konsekwencje dla trwających prac archiwizacyjnych? Jak złagodzić konsekwencje dla naszych klientów?
Sesja trwa zaledwie godzinę. I chociaż kolejne uchwały Rady Federalnej i Zarządu ETH w sprawie obecnej nadzwyczajnej sytuacji powinny w najbliższych dniach usunąć najważniejsze z przyjętych założeń – przynajmniej częściową dostępność budynku archiwum dla pracowników – już w najbliższy piątek zostaną wyznaczone następujące kluczowe etapy operacyjne dla przezwyciężenia kryzysu pandemicznego w zakresie achiwizacji. Wszystkie prace nad materiałami archiwalnymi są prowadzone od 17 marca. Raz w tygodniu kierownictwo archiwum, które wraz z przedstawicielami działu operacyjnego ETH ma wyłączny dostęp do budynku archiwum, dostarcza zbiory lub ich części na prywatne adresy pracowników, a następnie odbierane i odkładane do magazynu. Istniejące komputery i laptopy, które zostały oddane do pracy w zdalnej, są gotowe do użytku domowego, dzięki czemu mogą być bezpiecznie dostępne dla wszystkich niezbędnych danych i programów (Office, Adobe, programy komunikacyjne, system informacji archiwalnej CMI)”.
Das Schweizerische Wirtschaftsarchiv w Bazylei
„Szwajcarskie Archiwum Gospodarcze (SWA) zrobiło wiele rzeczy dokładnie w taki sam sposób, jak inne archiwa. Czytelnie były zamknięte. Użytkownicy korzystali wyszukiwania online i zdigitalizowanych zbiorów. Pracownicy pracowali w biurze domowym. Sporadycznie wchodziliśmy do budynku aby bez zbędnej biurokracji załatwić indywidualne pilne zapytania, fotografując i wysyłając materiały archiwalne.
Co było szczególnie negatywne? Zawieszenie organizacyjne archiwum utrudniło wdrożenie środków, które musiały zostać szybko wdrożone i zmienione w krótkim czasie. SWA jest częścią Biblioteki Uniwersyteckiej, mieści się w budynku Wydziału Nauk Ekonomicznych. Ponieważ wiele kwestii musiało zostać rozwiązanych w sposób ograniczony przestrzennie, obowiązki rozłożyły się, wysiłek związany z komunikacją i koordynacją był bardzo duży. . .
Zauważalne były jednak również aspekty pozytywne. I jest to oczywiście stwierdzenie naznaczone przywilejem świadomości, że presja na oszczędności na Uniwersytecie w Bazylei nie zostanie pogłębiona przez pandemię Corony. W niektórych przypadkach w krótkim czasie uwolniono jeszcze więcej środków, na przykład na niezbędny sprzęt i oprogramowanie. Wielu pracowników, których praca charakteryzuje się ugruntowanymi procedurami, zostało wyrwanych z codziennego życia. Procesy zostały przeanalizowane i produktywnie dostosowane. Wszyscy pracownicy mieli możliwość korzystania z nowych narzędzi, takich jak oprogramowanie do prowadzenia wideokonferencji, praca z aplikacją Remote Desktop itp. do nauki. Codzienna przerwa na kawę pomogła zespołowi nie stracić spójności. Udało nam się ograniczyć kwestie nierozwiązane, które mogłyby być przetwarzane za pomocą narzędzi cyfrowych (oczywiście, były to kwestie nierozwiązane w „analogowych” obszarach pracy).
SWA dokumentuje szwajcarską gospodarkę za pomocą tzw. szarej literatury. Wykorzystuje on standardowy tezaurus ekonomii STW. Na bardzo wczesnym etapie kryzysu, SWA przyjęło nowo utworzone słowo kluczowe „koronaawirus”, które jest jeszcze w fazie projektu. Ponieważ pandemia powoduje wyjątkowy kryzys gospodarczy, zalew publikacji na ten temat jest już ogromny . Ukazały się już wycinki z gazet i publikacje na temat pracy w niepełnym wymiarze godzin, kredytów awaryjnych, zwolnień z czynszu itp. odebrany. Ponieważ materiały te są zbierane cyfrowo, metoda pracy nie została ograniczona ”.
Więcej: Stadtarchiv Heidelberg
Jolanta Leśniewska
AP Płock O/Kutno