W dniach 13-14 czerwca 2019 r. odbyła się w Warszawie międzynarodowa konferencja „Archiwa polskie i ukraińskie wobec wyzwań współczesności – podobieństwa i specyfika”. Gości zgromadzonych w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych powitali dr Paweł Pietrzyk, Naczelny Dyrektor, oraz dr Andrij Deszczycia – ambasador Ukrainy. Referaty wprowadzające wygłosili Tetiana Baranowa (Przewodnicząca Państwowej Służby Archiwalnej Ukrainy) oraz Paweł Pietrzyk. T. Baranowa przedstawiła „Priorytety w działalności ukraińskich archiwów na 2019 r.”. Zaliczyła do nich: informatyzację działalności archiwów; kształtowanie narodowego zasobu archiwalnego, do którego nadal zaliczane są archiwalia pozostające na Krymie; zabezpieczanie zasobu archiwalnego, w tym konserwację; popularyzację archiwaliów w kraju, m. in. w trakcie międzynarodowych dni archiwów, i w ramach współpracy międzynarodowej. P. Pietrzyk przedstawił zaś wystąpienie „Archiwa polskie wobec wyzwań współczesności”. Za najważniejsze kwestie uznał: przygotowanie nowej ustawy archiwalnej; dbanie o rozwój infrastruktury z uwzględnieniem potrzeb dokumentów elektronicznych; wszechstronne kształcenie archiwistów; określenie na nowo pozycji archiwów w państwie. Mówiąc o zmianach używanej terminologii, znakiem czasu nazwał coraz częściej używane określenie „przechowywanie długotrwałe” w miejsce „przechowywania wieczystego”.
Pierwszą sesję pt. Zwiększenie dostępności zasobów archiwalnych (retrokonwersja, udostępnianie online, digitalizacja) rozpoczęło wystąpienie Macieja Zdunka (NDAP) „Program retrokonwersji pomocy archiwalnych w polskich archiwach państwowych”. Autor, pomysłodawca programu, w trakcie którego przeniesiono do systemów informatycznych większość danych sporządzonych wcześniej w postaci tradycyjnych środków ewidencyjnych i pomocy archiwalnych, opowiedział o założeniach tego programu oraz o jego przebiegu. Przedstawił też osiągnięte rezultaty i zalety użytkowania danych w postaci elektronicznej. Następną prelegentką była Anna Czajka (Archiwum Główne Akt Dawnych). W trakcie wystąpienia „Udostępnić nieczytelne. Konserwacja i alternatywne metody udostępniania informacji w procesie digitalizacji” skupiła się na nowoczesnych metodach i technikach obrazowania, umożliwiających poprawę czytelności treści dokumentów w trakcie ich digitalizacji. Wśród nich wymieniła wielomianowe mapy tekstury i obrazowanie multispektralne, pokazując przykłady efektów ich zastosowania. AGAD reprezentował także Hubert Wajs. Opowiedział on o „Udostępnianiu online zasobów historycznych na przykładzie Archiwum Głównego Akt Dawnych”. Wspomniał najdawniejsze inwentarze w kancelarii królewskiej z epoki nowożytnej, a następnie przedstawił inwentarze Metryki Koronnej, przygotowywane zgodnie ze standardami EAD i MARC21, oraz prezentację ksiąg stanu cywilnego Redite ad fontes. Zapowiedział przygotowanie interaktywnej mapy umożliwiającej poszukiwania genealogiczne oraz poinformował, że udostępnienie online skanów ksiąg metrykalnych o 1/3 zmniejszyło liczbę użytkowników w czytelni AGAD. Inny projekt – Archiwa w chmurach. Projekt unijny „Źródła genealogiczne mieszkańców województwa kujawsko-pomorskiego” – którego przedmiotem jest również udostępnienie online kopii cyfrowych, przedstawili Beata Herdzin (Archiwum Państwowe w Toruniu) oraz Bolesław Rassalski (Archiwum Państwowe w Bydgoszczy). B. Herdzin przypomniała kolejne etapy projektu i doświadczenia wynikające z ich realizacji. B. Rassalski skupił się na rozwoju portalu genealogiawarchiwach.pl po formalnym zakończeniu projektu, np. odfiltrowanie danych, nowy backup, Wiki dotycząca urzędów stanu cywilnego oraz wyszukiwanie także w innych portalach. Ostatnim głosem w sesji było wystąpienie „Szukajwarchiwach.gov.pl, czyli kolejny krok w stronę użytkownika”, przedstawione przez Karola Dowgiało (Narodowe Archiwum Cyfrowe). Zgromadzeni mogli zobaczyć elementy nowego portalu, którego promocja odbyła się 8 czerwca 2019 r. w ramach obchodów Międzynarodowego Dnia Archiwów. Za najistotniejsze prelegent uznał: aktualizację danych na bieżąco przez archiwa przygotowujące dane; konta użytkowników dające dostęp do nowych funkcjonalności; możliwość tworzenia kolekcji tematycznych; tagowanie poprzez dodawanie do opisów haseł indeksowych; zamawianie online skanów oraz materiałów do czytelni. Poinformował też, że na nowym portali archiwa mogą przedstawiać aktualności.
Drugą sesję pt. Archiwa i usługi dla obywateli (w tym e-usługi) rozpoczęły przedstawicielki Ukrainy. Eugenia Lisowska (Centralne Państwowe Archiwum Historyczne Ukrainy we Lwowie) prezentując wystąpienie „Archiwa i usługi dla obywateli (w tym e-usługi) – doświadczenia Centralnego Państwowego Archiwum Historycznego Ukrainy we Lwowie” podkreślała znaczenie usług elektronicznych, które w znaczący sposób upraszczają dostęp do dokumentów. Nowe technologie udostępniają na szeroką skalę informacje o zasobie (inwentarz w formie elektronicznej) i możliwościach dostępu do archiwaliów. Konsekwencją takiego rozwiązania jest stale zwiększająca się liczba wniosków o przeprowadzenie kwerend archiwalnych – rocznie do Centralnego Państwowego Archiwum wpływają ok. 4 tysiące podań (w tym ok. 15% to podania od obcokrajowców – w większości z Polski), a stosunek pozytywnych wyników kwerend do negatywnych to 40:60. Ponadto strona internetowa umożliwia zamawianie materiałów archiwalnych oraz prezentację wystaw w formie on-line. Centralne Państwowe Archiwum Historyczne Ukrainy we Lwowie współpracuje od 2007 roku z polskimi archiwami. W uznaniu za długoletnią współpracę przedstawiciele AGAD wręczyli podziękowanie „Amica archivi”, skierowane do Diany Pelc, Dyrektora Archiwum we Lwowie. Po tej uroczystej chwili, Zofia Kamieniewa (Archiwum Państwowe Obwodu Kijowskiego) w referacie: „Archiwa regionalne w przestrzeni cyfrowej – wyzwania i możliwości”, podzieliła się doświadczeniami kijowskiego archiwum, którego zasób stanowi ok. 2,5 mln j.a. należących do ponad 7000 zespołów archiwalnych. Przedstawiła otwartą przestrzeń informacyjną jako przejaw demokracji, podkreślając że cyfryzacja wpływa pozytywnie na świadomość społeczną, umożliwiając popularyzację spuścizny archiwalnej. Ma ponadto duże znaczenie praktyczne, ponieważ systemy informatyczne pozwalają na korzystanie z elektronicznych baz danych w domu oraz zamawianie materiałów archiwalnych przez Internet. Priorytetami digitalizacji są tam: przewidywana tematyka zainteresowania użytkowników, zły stan oryginałów oraz zamówienia użytkowników. Na zakończenie sesji Magda Hartwig (Narodowe Archiwum Cyfrowe) zapoznała słuchaczy w precyzyjny sposób z możliwościami, jakie daje Zintegrowany System Informacji Archiwalnej ZoSIA, służąc jako narzędzie do opracowania materiałów archiwalnych. Wykorzystanie rozwiązań, które umożliwia ZoSIA, pozwala na szczegółowy opis różnego rodzaju materiałów archiwalnych oraz ich systematyzację, co przekłada się na łatwy dostęp do informacji, które wyszukiwane są przez użytkowników.
Podsumowaniem pierwszego dnia obrad była dyskusja i pytania do prelegentów.
Drugiego dnia rano rozpoczęła się sesja pt. Rola archiwów w budowie administracji elektronicznej i społeczeństwa informacyjnego. Jako pierwszy zabrał głos Mariusz Madejczyk (Ministerstwo Cyfryzacji), przedstawiając „Wdrażanie systemów Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) w administracji publicznej w Polsce – EZD RP fundamentem sprawnego Państwa”. Wspomniał początki pracy nad założeniami systemów EZD i dużą rolę przedstawicieli NDAP, dzięki którym przygotowano przepisy kancelaryjne określające sposoby postępowania z naturalnymi dokumentami elektronicznymi. Rok wprowadzenia tych przepisów, 2011, uznał za przełomowy. Przypomniał, że już w 2010 rozpoczęto w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim budowę pierwszego systemu EZD – własności Skarbu Państwa. W 2018 r. rozpoczęto zaś – w ramach projektu unijnego – budowę systemu EZD RP, który ma być gotowy w 2025 r. i umożliwić, w ramach usługi chmurowej integrację danych z wielu obecnych systemów EZD oraz rejestrów publicznych. O rozwiązaniach bardziej teoretycznych opowiedział Ołeksandr Garanin (Ukraiński Instytut Naukowo-Badawczy w Kijowie) w wystąpieniu „Wkład Ukraińskiego Instytutu Naukowo-Badawczego Archiwistyki i Dokumentoznastwa w cyfryzację ukraińskiej archiwistyki?”. Przedstawiany Instytut powstał w 1994 r. i od tego czasu wypracowuje różne rozwiązania i rekomendacje w zakresie priorytetu informatyzacji. Dotyczą one i terminologii, i standaryzacji – formatów danych cyfrowych i ich konwersji do XML, a następnie – od 2016 r. – przechowywania danych cyfrowych. Efekty prac publikowane są w książkach i czasopismach, udostępniane online w formie zaleceń, przedstawiane na konferencjach, a także wpisywane do aktów prawnych. Na 2020 rok planowane jest ukończenie zasad przygotowania i przekazania do archiwów dokumentów elektronicznych. „Systemy elektronicznego zarządzania dokumentacją w jednostkach administracji publicznej a systemy teleinformatyczne klasy ECM (Enterprise Content Management)” przedstawił Dariusz Makowski (Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych). W wystąpieniu skupił się na omówieniu podstawowych funkcji takich systemów, tzn. – przechwytywanie danych, zarządzanie, przechowywanie, zachowywanie (standardy i przepisy archiwizacji) i dostarczanie danych odbiorcom. Wymienił też przykładowe systemy EZD, które spełniają te funkcje.
W dyskusji padło pytanie o trwałość przechowywania dokumentów elektronicznych, na które M. Madejczyk odpowiedział, że gwarantem są metadane, więc w EZD RP wdrożone będą ich jednolite standardy. Przyznano jednak, że brakuje na razie standardu migracji danych między systemami – jeszcze przed archiwizacją. P. Pietrzyk podkreślił, że należy myśleć i mówić o zachowaniu informacji, a nie konkretnych plików informatycznych.
Ostatnia sesja dotyczyła zagadnień Przejmowanie dokumentów elektronicznych i ich długotrwałe przechowywanie – konsekwencje dla działalności archiwów. Jurij Kowtaniuk (Centralne Państwowe Archiwum Elektroniczne w Kijowie) w wystąpieniu na temat „Wieczyste przechowywanie dokumentów elektronicznych zaczyna się w chwili ich wytworzenia” przedstawił koncepcję podziału informacji na utrwaloną na nośniku, który człowiek może odczytać samodzielnie, oraz zapisaną w postaci, której odczytanie wymaga użycia specjalistycznych urządzeń. Omówił również metody pozyskania informacji zawartych w dokumentacji technotronicznej i fonetycznej. Podkreślał ponadto, że warto zastanowić się na przechowywaniem i zabezpieczaniem dokumentów już w momencie tworzenia, ponieważ dostęp do oryginału dokumentu niesie ze sobą ryzyko, że jego treść może zostać zmieniona. Prezentacja Joanny Mitko i Andrzeja Jareckiego (Archiwum Polskiego Radia) „Proces cyfryzacji i opracowania zbiorów na przykładzie Archiwum Polskiego Radia” pozwoliła słuchaczom zapoznać się ze specyfiką pracy i wyzwaniami archiwisty Polskiego Radia oraz z unikatowym zasobem, który w szczególny sposób obrazuje ewolucję procesu technologicznego nośników dźwięku. Aktualnie archiwum przechowuje ponad 1184000 nagrań, których archiwizacją zajmuje się FONOTEKA, korzystając z programu „Szpieg” (Stirlitz). Od 2009 roku tworzona jest Multimedialna Radiowa Baza Danych, która systematyzuje zasób wykorzystując katalogi: nośników, nagrań, książek i partytur, akt oraz encyklopedyczne: katalog dzieł i osób.
Tematyka wystąpień skłoniła uczestników sesji do zadawania uzupełniających pytań oraz wymiany doświadczeń.
Po przerwie Sebastian Czerniak (Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych) przedstawił referat „Dokument elektroniczny a prawo”. Przypomniał, że dokument elektroniczny różnie definiowany bywa w polskich aktach prawnych – ustawach i kodeksach (cywilnym i karnym), nie ma natomiast jeszcze definicji w archiwach. Następnie podał przykłady kilku systematyk i cech dokumentów elektronicznych – także różniących się między sobą. Występujący po nim Magda Gałach (Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych) i Adam Waszkiewicz (Narodowe Archiwum Cyfrowe) omówili „Projekt Archiwum Dokumentów Elektronicznych”, realizowany obecnie przez polskie archiwa. Przypomnieli obowiązujące przepisy dotyczące systemów EZD i przygotowania w nich dokumentów elektronicznych do przekazania do archiwów w formie tzw. paczki archiwalnej. Podstawą opisu są metadane na kilku poziomach – dokumentu i sprawy. Projekt ADE realizowany będzie do czerwca 2020 r., a do tego terminu powstać ma system informatyczny w systemie chmury. Przewidziane są trzy macierze – podstawowa i dwie zapasowe (replikacja i kopia). System ma posiadać cztery portale – jednostki tworzącej dokumenty, publiczny, archiwalny i administratora. Przewidziano też możliwość przejmowanie dokumentów spoza systemów EZD, gł. niepaństwowego zasobu archiwalnego.
Konferencja była dla uczestników ciekawą lekcją na temat specyfiki pracy oraz metod i narzędzi stosowanych w archiwach polskich i ukraińskich, szczególnie w zakresie tworzenia nowej jakości archiwalnej przestrzeni cyfrowej. Podsumowania obrad dokonał P. Pietrzyk, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, wskazując konieczność przyszłych kontaktów archiwistów polskich i ukraińskich w celu wspólnego wypracowywania optymalnych rozwiązań w dziedzinie postępowania z dokumentami elektronicznymi.
Anna Dziatczyk
AP we Wrocławiu Oddział w Kamieńcu Ząbkowickim
Anna Laszuk
NDAP
Tagi: Polska, Ukraina, priorytety, dokument elektroniczny