W dniach 20-21 czerwca 2016 r. odbyła się w Warszawie kolejna edycja Dni Digitalizatora, zorganizowanych przez Narodowe Archiwum Cyfrowe. Tematyka tegorocznego spotkania skupiła się wokół zagadnień związanych z przygotowaniem konserwatorskim materiałów fotograficznych do procesu digitalizacji oraz z samym procesem digitalizacji. W spotkaniu wzięli udział przedstawiciele Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych oraz Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego,
a także archiwów państwowych, muzeów, fundacji i bibliotek.
Konferencję otworzył Wojciech Woźniak Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, który powitał zebranych, podziękował za zaproszenie oraz pokrótce omówił cel spotkania. Zwrócił uwagę, że fotografie, ze względu na bogactwo informacji, stanowią specyficzny rodzaj materiałów archiwalnych. Tym samym ich opisywanie jest niejednokrotnie sztuką skomplikowaną i niełatwą, wymagającą szerokiej wiedzy archiwalnej, a także informacji specyficznych z zakresu fotografii. Wskazał, że w zasobie archiwów państwowych znajduje się ponad 16,5 mln fotografii, z czego ponad 15 mln przechowuje Narodowe Archiwum Cyfrowe. W związku z tym, że digitalizacja stanowi formę zabezpieczenia fotografii, zwrócił się do Narodowego Archiwum Cyfrowego o zintensyfikowanie prac w tym zakresie. Wyraził również przekonanie, że digitalizacja powinna stać się częścią procesu opracowania, poddał przy tym pod rozwagę uczestników spotkania myśl, czy wobec konieczności zintensyfikowania prac digitalizacyjnych, nie należałoby wprowadzić zasady automatyzacji opisu fotografii. Na zakończenie przemówienia Naczelny Dyrektor zaapelował, aby zgłaszać pomysły związane z modyfikacją obowiązujących przepisów, w celu usprawnienia prac w omawianym zakresie.
Następnie głos zabrała Hanna Staszewska, naczelnik Wydziału ds. archiwów w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Wystąpienie dotyczyło historii podległości Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych pod różne urzędy administracji rządowej, kierowane przez ministrów. Omówiła również strukturę organizacyjną wydziału, jego zadania oraz zakres działania. Poparła postulat automatyzacji opisu fotografii, wskazując jednocześnie, że nadanie jej postaci cyfrowej stanowi również szansę na popularyzację zasobu archiwów państwowych.
Anna Laszuk z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych w wystąpieniu zatytułowanym „Dokumentacja fotograficzna w zasobie archiwów państwowych” przedstawiła zagadnienia związane z pracami nad zbiorami fotograficznymi, zanim zostanie nadana im postać cyfrowa. Zwróciła szczególną uwagę na proces przejęcia materiałów, w tym dopływów w formie zakupów lub darowizn, opracowania i zewidencjonowania. Podkreśliła, że w ostatnich latach nastąpił w archiwach państwowych duży wzrost liczby plików cyfrowych fotografii (ponad 55 tys.). Zauważyła zarazem, że w zasobie archiwów państwowych znajduje się ok. 1 mln fotografii zewidencjonowanych z ponad 16,5 mln tego rodzaju materiałów. Wymieniła archiwa, w których zasobie znajduje się najwięcej fotografii: Narodowe Archiwum Cyfrowe, Archiwum Akt Nowych, archiwum państwowe w Toruniu oraz w Warszawie. Następnie nawiązała do zagadnień związanych z kopiami fotografii znajdującymi się w zasobie archiwów państwowych oraz do metod ewidencjonowania zbiorów fotografii, a także do metod ich liczenia. Omówiła również przepisy decyzji nr 8 NDAP z dnia 24 kwietnia 2006 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dotyczących zasad opracowania fotografii w archiwach państwowych. Na zakończenie wystąpienia zachęciła do lektury artykułu Kamili Biernat o stanie badań nad fotografią w archiwach państwowych, który ukazał się w „Archiwiście Polskim”.
Wystąpienie Anny Seweryn z Archiwum Narodowego w Krakowie zatytułowane „Przygotowanie konserwatorskie materiałów fotograficznych do procesu digitalizacji” poświęcone było zagadnieniom związanym z różnego rodzaju materiałami oraz podłożami, na których wykonywane są fotografie. Odniosła się również do metod i sposobów retuszu fotografii. Zwróciła uwagę, że w pierwszej kolejności digitalizacji powinny być poddane fotografie na nośnikach najmniej trwałych, np. o podłożu nitrocelulozowym. Dodała, że fotografie są wrażliwe również na czynniki biologiczne, a w szczególności różnego rodzaju grzyby i owady.
Następnie głos zabrała Małgorzata Kołtun z Narodowego Archiwum Cyfrowego, która na początku wystąpienia zatytułowanego „Digitalizacja fotografii w Narodowym Archiwum Cyfrowym” przedstawiła skład osobowy komórki organizacyjnej zajmującej się digitalizacją fotografii. Wystąpienie dotyczyło również przedstawienia i omówienia problemów wynikających z procesu digitalizacji oraz metod ich rozwiązywania. Zaprezentowała także rodzaje urządzeń wykorzystywanych podczas digitalizacji oraz rodzaje materiałów, które za ich pośrednictwem można zdigitalizować. Istotnym punktem wystąpienia było zapoznanie uczestników konferencji z metodą planowania digitalizacji na następny rok, z uwzględnieniem zespołów najczęściej udostępnianych, ich stanu fizycznego oraz wartość historycznej. Dodała, że NAC w ciągu roku postać cyfrową nadaje prawie 40 tysiącom fotografii, które sukcesywnie są publikowane w serwisie Audiovis. W konkluzji wystąpienia podała pod uwagę słuchaczy pytania odnoszące się do potrzeby, lub jej braku, stosowania wzorców barwnych, kadrowania oraz rozbudowania kontroli jakości.
Wacław Pyzik z Muzeum Historycznego Miasta Krakowa w referacie zatytułowanym „Digitalizacja materiałów fotograficznych w Muzeum Historycznym miasta Krakowa” opowiedział o wdrożeniu tego procesu, które nastąpiło w 2008 r. Zdarzenie to poprzedzone zostało zidentyfikowaniem zasobu, celem doboru właściwego sprzętu do przeprowadzenia digitalizacji. Skupił swoją uwagę na przedstawieniu możliwości i efektywności urządzeń przeznaczonych do digitalizacji. Nacisk położył również na aspekty związane z właściwym doborem parametrów digitalizacji, a w szczególności tych najbardziej istotnych, czyli rozdzielczości, gęstości optycznej, głębi i trybu koloru oraz formatu zapisu. Podkreślił, że nieodłącznym elementem digitalizacji jest zarządzanie barwą.
Marcin Szala z Biblioteki Uniwersytetu Wrocławskiego zapoznał słuchaczy z metodami wykorzystania fotografii w procesie digitalizacji zasobu bibliotecznego w referacie zatytułowanym „Fotografia w procesie digitalizacji rękopisów i starych druków”. Nawiązał do form obiektu, które determinują metody i parametry digitalizacji, a w szczególności do formatów zapisu oraz dostępności narzędzi, które pozwolą użytkownikom je odczytać. Podkreślił ważność zachowania strumienia danych oraz zapewnienia możliwości odczytu informacji w nim zawartych. Przybliżył zebranym najistotniejsze informacje dotyczące systemów bibliotecznych, zapewniających dostęp do zdigitalizowanych obiektów.
W pierwszej części wystąpienia zatytułowanego „Kryteria doboru narzędzi w Pracowni Digitalizacji Obrazowej Muzeum Historii Fotografii w Krakowie” Wojciech Staszkiewicz przedstawił sylwetkę oraz dorobek naukowy Władysława Klimczaka, twórcy Muzeum, prezesa Krakowskiego Towarzystwa Fotograficznego. W dalszej części wystąpienia zapoznał słuchaczy z procesem digitalizacji prowadzonej w Muzeum, z uwzględnieniem organizacji oraz wyposażenia pracowni. Podczas omawiania warunków technicznych digitalizacji, zwrócił szczególną uwagę na właściwe operowanie światłem. Podkreślił, że jego nieumiejętne stosowanie powoduje powstawanie niepożądanych refleksów, w których gubią się istotne szczegóły oryginału. W dalszej kolejności omówił pożądane wzorce rozdzielczości, źródła impulsywne, stosowanie polaryzacji oraz formaty zapisu plików.
Michał Zawada oraz Marcin Buczek z Archiwum Państwowego w Lublinie w wystąpieniu zatytułowanym „Dokumentacja fotograficzna w aktowych materiałach archiwalnych. Problemy jej digitalizacji, ewidencji oraz zarządzania kopiami cyfrowymi” poruszyli tematykę związaną z występowaniem fotografii w jednostkach aktowych oraz wyzwaniach, jakie są związane z jej digitalizacją. M. Zawada zwrócił uwagę na zagadnienia związane z: występowaniem fotografii w jednostkach zszytych oraz przesznurowanych, fotografiami wklejonymi, których zadaniem jest uzupełnienie dokumentacji aktowej oraz fotografiami wszytymi, jednocześnie oceniając te ostatnie, jako najtrudniejsze w procesie skanowania. Zauważył również, że przepisy zarządzenia nr 14 NDAP z dnia 31 sierpnia 2015 r. w sprawie digitalizacji zasobu archiwalnego archiwów państwowych w częściach dotyczących przygotowania materiałów do digitalizacji oraz digitalizacji nie regulują postępowania z fotografiami zamieszczonymi w jednostkach aktowych. Następnie omówił problemy pojawiające się na etapie opracowania i przygotowania konserwatorskiego – w tym miejscu poruszył zagadnienia związane m.in. z: zasadnością wyszukiwania fotografii w jednostkach aktowych, paginowaniem kart z wklejonymi/włożonymi fotografiami, opisywaniem fotografii, odklejaniem fotografii, usuwaniem elementów metalowych. Poddał pod rozwagę słuchaczy, czy skanując fotografie, będące obiektami w dokumencie, należy uwzględnić parametry digitalizacji odpowiednie dla fotografii, czy może dla dokumentów tekstowych, a następnie oddzielnie zeskanować samą fotografię. Następnie M. Buczek omówił bazę EUREKA, umożliwiającą rejestrację materiałów ciekawych, śmiesznych i kuriozalnych. Celem powstania bazy było skierowane interesującej oferty popularyzatorskiej do osób, które nie są świadome, jak ważną rolę dla społeczeństwa pełni zasób archiwów państwowych. Referent skupił się na funkcjach i możliwościach bazy, ze szczególnym uwzględnieniem zarządzania całym procesem digitalizacji – od wytypowania jednostki do digitalizacji, jej przygotowania, skanowania i kontroli, a kończąc na przekazaniu do udostępnienia w serwisie www.szukajwarchiwach.pl.
Maciej Turczyniak z Fundacji Archeologii Fotografii w referacie zatytułowanym Projekt „Długie życie fotografii” zapoznał słuchaczy z historią powstania fundacji oraz celami statutowymi. W dalszej części wystąpienia wymienił i omówił opracowane przez fundację archiwa, m.in.: Janusza Bąkowskiego, Zofii Chomętowskiej, Zbigniewa Dłubaka, Wojciecha Zamecznika. Słuchacze mieli również okazję zapoznać się z projektami przygotowanymi przez fundację, m.in.: Fotorejestrem, Formą – Festiwal sztuk im. Wojciecha Zamecznika, Fototeką oraz najnowszym Projektem „Długie życie fotografii”, którego centralnym punktem są archiwa fotograficzne. Prace prowadzi międzynarodowa grupa archiwistów i konserwatorów, którzy badają wybrane zbiory w Polsce i Norwegii. Główne założenia Projektu to konserwacja prewencyjna, digitalizacja, a w konsekwencji edukacja.
Henryk Niestrój z Narodowego Archiwum Cyfrowego w referacie „Prawo autorskie jako kryterium digitalizacji materiałów archiwalnych oraz zasady ich udostępniania na podstawie przepisów ustawy o ponownym wykorzystaniu informacji sektora publicznego” zaznaczył, że decyzja o wyborze materiałów do digitalizacji, to w konsekwencji decyzja o ich udostępnieniu. Przedstawił historię prawa autorskiego wraz z jego zmianami, z uwzględnieniem zmian prawa międzynarodowego. Następnie odniósł się do braku jednoznacznej interpretacji definicji utworu oraz do problematycznych kwestii związanych z jego identyfikacją w zasobie archiwów państwowych. Zauważył, że w odniesieniu do inwentarza archiwalnego, którego sporządzenie następuje zgodnie ze ścisłymi wytycznymi, nie powinno być mowy o utworze, którego według ustawowej definicji charakteryzuje przejaw działalności twórczej, kreacyjnej. Duże prawdopodobieństwo występowania utworów znajduje się natomiast w niepaństwowym nieewidencjonowanym zasobie archiwalnym, np. w spuściznach. Następnie odniósł się do zagadnień związanych z prawami osobistymi, które cechuje niezbywalność, brak ograniczeń czasowych, nienaruszalność treści i formy, prawo pierwszego udostępnienia oraz do praw majątkowych, które cechuje możliwość przeniesienia własności, ograniczenie czasowe – 70 lat od śmierci twórcy lub pierwszego rozpowszechnienia. W dalszej kolejności omówił zagadnienia związane z dozwolonym użytkiem: prywatnym (osobistym) oraz publicznym (instytucjonalnym). Uwagę słuchaczy skupił również na temacie: dozwolony użytek a digitalizacja zabezpieczająca, która nie może prowadzić do zwiększenia liczby egzemplarzy utworów. Podkreślił także, że ważnym problemem, z którym borykają się archiwa państwowe, są utwory osierocone, których nie należy rozpowszechniać, jeśli nie jest znany właściciel praw majątkowych (nie autor), i nie ma możliwości dotarcia do niego, a jednocześnie jest prawdopodobne, że prawa nie wygasły. Jednocześnie podkreślił, że w odniesieniu do prawa autorskiego niezwykle istotne jest określenie stanu prawnego materiałów przed digitalizacją, a nie odwrotnie. Wskazał również, że zgodnie z zaleceniami Komisji Europejskiej proces digitalizacji nie powinien tworzyć żadnych nowych praw. Następnie skoncentrował się na ustawie z dnia 15 marca 2016 r. o ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego, która weszła w życie 16 czerwca 2016 r. – bardzo szczegółowo omówił wprowadzone w życie zmiany w ustawie archiwalnej. Zaakcentował konieczność rozróżniania zagadnień: informacji publicznej, którą stanowi ewidencja zasobu oraz informacji sektora publicznego, którą stanowi zasób. Na zakończenie wystąpienia przypomniał zebranym, że odmowa udostępnienia oraz odmowa przekazania informacji w trybie wnioskowym następuje zgodnie z przepisami kodeksu postępowania administracyjnego, tj. w formie decyzji administracyjnej.
Następnie głos zabrała Magdalena Hartwig z Narodowego Archiwum Cyfrowego, która w wystąpieniu zatytułowanym „Inwentaryzacja fotografii w Zintegrowanym Systemie Informacji Archiwalnej” omówiła zasady działania aplikacji. Podkreśliła, że system umożliwia ewidencję i inwentaryzację różnego typu materiałów: aktowych, kartograficznych, fotograficznych, audiowizualnych, ale też zespołów mieszanych. Przedstawiła poziomy opisu fotografii, od opisu pojedynczej fotografii po opis grupy zdjęć, następnie omówiła zasady funkcjonowania ról (kierownika, edytora, redaktora) w systemie. Odniosła się także do możliwości generowania sprawozdań oraz sposobów wyszukiwania danych.
Ostatni panel konferencji zakończył Łukasz Karolewski z Narodowego Archiwum Cyfrowego, który w wystąpieniu zatytułowanym „Metody identyfikacji fotografii na podstawie skanów” podzielił się ze słuchaczami refleksjami, które zrodziły się podczas prac nad opracowaniem fotografii występujących w zespołach: Archiwum Fotograficzne Zbyszka Siemaszki, Archiwum Fotograficzne Grażyny Rutowskiej oraz Koncern Ilustrowany Kurier Codzienny – Archiwum Ilustracji. Odniósł się do istotnych elementów, na które należy zwrócić uwagę podczas opracowania i inwentaryzacji fotografii; wśród najbardziej istotnych wymienił identyfikację: miejsc, osób, wydarzeń i przedmiotów. Następnie omówił w sposób bardzo obszerny i szczegółowy, jakie aspekty należy brać pod uwagę podczas identyfikacji ww. elementów znajdujących się na fotografii. Jednocześnie podkreślił, że kopie cyfrowe ułatwiają prace w zakresie identyfikacji poszczególnych elementów, z których składa się fotografia.
Konferencję zakończono panelem dyskusyjnym, podczas którego uczestnicy odnieśli się do poszczególnych zagadnień, zadawali pytania oraz wymieniali się wiedzą i doświadczeniem.
Eliza Dąbrowska
NDAP