Od 13 stycznia 2016 r. na stronie internetowej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych dostępny jest projekt „Normy opisu materiałów archiwalnych w archiwach państwowych” – NOMA w wersji 0.1. Choć dokument, w tytule, wskazuje archiwa państwowe jako adresata, to jednak w zamyśle Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych ma służyć wszystkim podmiotom przechowującym i opisującym dokumenty w celach zawodowych czy nawet hobbystycznych. Ideą NOMA jest włączenie polskiej archiwistyki w nowy, rozwijany od nieco ponad dwudziestu lat, nurt archiwistyki światowej. Przez to należy rozumieć taką konstrukcję opisu archiwalnego, aby mógł on funkcjonować w międzynarodowych systemach informacji naukowej. Dlatego też, przygotowując projekt NOMA, za podstawę opisu przyjęto cztery standardy Międzynarodowej Rady Archiwów: ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDIAH i ISDF. Wykorzystano też sumiennie dotychczasowy dorobek archiwistyk narodowych, które już opracowały i wdrożyły standardy narodowe oraz normy ISO i PN-ISO. Ich wykaz znajdzie czytelnik w bibliografii NOMA oraz w rozdziale 5 „Powiązane normy i wskazówki”. Uwzględniono także dorobek polskiej archiwistyki – poważny i twórczy.
Proponowany standard opisu materiałów archiwalnych ma charakter ogólny, a jego rozwinięcie powinno być realizowane w szczegółowych wskazówkach metodycznych do opracowania różnych rodzajów dokumentacji. Przykładem takim mogą być wskazówki metodyczne do opracowania materiałów sfragistycznych w zasobie archiwów państwowych, których projekt jest już ukończony. Zespół naukowy pracujący nad normą wykorzystał prace zespołu przygotowującego wskazówki metodyczne do opracowania materiałów sfragistycznych, który proponując sposób opisu dysponenta (synonim twórcy w archiwistyce) rozwiązał większość problemów związanych z adaptacją standardu ISAAR(CPF) w polskiej archiwistyce.
Problemem metodycznym jest zaadaptowanie standardu ISDF, który nie ma odniesienia ani w polskiej praktyce administracyjnej ani archiwalnej. Zespół pozostawił otwartą drogę w stosowaniu tego standardu, wskazując możliwość użycia funkcji w indeksie haseł rzeczowych w oparciu o dokumentację erekcyjną i organizacyjną twórcy. Zaproponowano równocześnie do wyboru trzy rzeczowe systematyki twórców (nie funkcje): wedle instrukcji w sprawie ewidencji zasobu archiwalnego w archiwach państwowych, wedle klasyfikacji stosowanej w nadzorze archiwalnym oraz klasyfikację biblioteczną do opracowania przedmiotowych haseł korporacyjnych. Proponowane jest stworzenie opisu archiwalnego składającego się z opisu materiałów archiwalnych oraz niezależnych, ale powiązanych z nim opisów twórcy, przechowawcy i systematyki rzeczowej (funkcji). Opisy te, razem tworzą kompletny opis archiwalny obejmujący kontekst wytworzenia archiwaliów, ich treść i pozwalają łączyć twórcę z różnorodnymi obiektami archiwalnymi, które mogą być w posiadaniu różnych przechowawców.
Autorzy normy liczą na współpracę z całym środowiskiem archiwistów przy jej waloryzacji.
NOMA do pobrania ze strony NDAP
Anna Laszuk
NDAP
Adam Baniecki
AP Wrocław O/ Bolesławiec