W dniach 28 – 29 września 2015 r. w stolicy Islandii, Reykjaviku, odbyła się trzecia doroczna konferencja Międzynarodowej Rady Archiwów. Doroczne konferencje rady są jej najwyższym ciałem stanowiącym, obradującym pomiędzy międzynarodowymi kongresami. Zostały ustanowione na XVII Międzynarodowym Kongresie Archiwów w Brisbane, w Australii, w 2012 r. w miejsce Międzynarodowych Konferencji Okrągłego Stołu Archiwów (CITRA). Wprowadzono, w ten sposób, jakościową zmianę polegającą na większej dostępności archiwistów do prac MRA, poprzez rozszerzenie dorocznych spotkań zarządu MRA (członkowie A czyli dyrektorzy archiwów narodowych) o sesje naukowe dostępne dla wszystkich zainteresowanych oraz spotkania Forum Archiwistów Narodowych (Le Forum des Archivistes Nationaux), które gromadzi wszystkich instytucjonalnych członków MRA. Zadaniem forum jest pomoc przy wypracowywaniu strategicznych celów rady, tzw. decyzji wysokiego poziomu. Nowa formuła zastąpiła starą. Pomiędzy 1954 a 2011 r. odbyło się 49 spotkań CITRA, a od 2013 do 2015 r. miały miejsca trzy doroczne konferencje: w Brukseli (23 – 24 października 2013, temat: Accountability, transparenty and Access to information) i w Gironie w Katalonii (11 – 15 października 2014 r., temat: Archives and Cultural Industries) oraz w Reykjaviku.
Konferencja w Reykjaviku odbyła się pod hasłem: Archives: Evidence, Security & Civil Rights. Ensuring trustworthy information / Archives: Preuves, sécurités & droits civiques. Sécurisation, disponibilité de l’information (Archiwa: Dowody, bezpieczeństwo i prawa obywatelskie. Bezpieczeństwo, dyspozycyjność informacji). Społeczność międzynarodowa uznała, że bezpieczeństwo przechowywanych informacji jest jedną z podstawowych funkcji współczesnych archiwów, istotną tak dla indywidualnych osób, jak i rządów a także wszelkich innych podmiotów działających na różnych obszarach organizacji społeczeństwa. Na apel o zgłaszanie tematów napłynęło 180 propozycji z 46 krajów. Komitet programowy dokonał trudnej selekcji przyjmując 67 z nich. Ich wygłoszenie zorganizowano w 4 równoległe bloki podzielone na 20 sesji.
Obrady toczyły się w hotelu Hilton Nornica dysponującym odpowiednim zapleczem konferencyjnym dla 469 zarejestrowanych uczestników z 75 krajów. Gospodarzem było Archiwum Narodowe Islandii (Þjóðskjalasafn Íslands – National Archives of Iceland). Powstało ono w 1882 r. z inicjatywy duńskiego gubernatora Hilmara Finsena. W początkowy okresie mieściło się w katedrze w Reykjaviku i gromadziło jedynie materiały wytworzone przez administrację rządową. Po wyprowadzeniu z katedry Islandzkiej Biblioteki Narodowej i Narodowego Muzeum Islandii, pozostałe w katedrze archiwum zyskało więcej przestrzeni. Pierwszym archiwistą państwowym był mianowany w 1900 r. Jón Þorkelsson. Rola archiwum wzrosła wraz z uzyskaniem w 1918 r. niepodległości (król duński był głową państwa do 1944 r., kiedy to Islandia ogłosiła się republiką). W 1928 r. rząd duński przekazał Islandii archiwalia odnoszące się do spraw islandzkich. Obecnie Archiwum Narodowe Islandii mieści się, od 1998 r., w nowym budynku położonym w centrum Reykjaviku przy ul. Laugavegur 162. Składa się z trzech departamentów: Administracji i Finansów, Departamentu Dopływów i Przechowywania oraz Technologii Informatycznych i Usług Publicznych obsługiwanych przez 30 specjalistów. W budynku znajduje się nowoczesna pracownia naukowa dla klientów korzystających z liczącego 40 km akt zasobu. Poza centralnym archiwum zorganizowana jest także sieć 19 archiwów prowincjonalnych (okręgowych – Héraðsskjalasöfn). Archiwum narodowe wypełnia funkcje zdefiniowane w § 3 Narodowego Prawa Archiwalnego No. 66/1985: „Funkcją Archiwum Narodowego jest zbieranie i przechowywanie danych i innych dokumentów materialnych odnoszących się do historii Islandii dla użytku agencji rządowych i osób prywatnych ażeby zapewnić ich interesy i prawa oraz dla badań naukowych i studiów szkolnych”. (tłum. AB). Ustawa archiwalna umieściła archiwum narodowe w strukturze Ministerstwa Edukacji i Kultury. Warto zwrócić uwagę na zwięzłość islandzkiej ustawy archiwalnej koncentrującej w 18 krótkich paragrafach głównych funkcji archiwów. Od 2012 r. stanowisko dyrektora Archiwum Narodowego Islandii pełni Eiríkur G. Guðmundsson, który zastąpił wieloletniego dyrektora Ólafura Ásgeirssona, postaci mocno zaangażowanej w prace Międzynarodowej Rady Archiwów na obszarach związanych z wdrażaniem technologii informatycznych w pierwszych latach XXI w.
Konferencja, jak już wspomniano, zorganizowana była w czterech blokach połączonych trzema sesjami plenarnymi. Otwarcia całości dokonali 28 września 2015 r. Archiwista Narodowy, dyrektor Narodowego Archiwum Islandii Eiríkur G. Guðmundsson oraz Przewodniczący Międzynarodowej Rady Archiwów David Fricker.
Pierwsze wystąpienie plenarne wygłosił dr medycyny Kári Stefánsson przewodniczący fundacji CODE genetics, profesor neurologii i neuropatologii Uniwersytetu Harvard w Stanach Zjednoczonych. Drugie plenarne przypadło Gísli Guđjónssonowi emerytowanemu profesorowi psychologii sądowej King’s College w Londynie, komandorowi Orderu Imperium Brytyjskiego. Wystąpienie dotyczyło dokumentacji medycznej, psychiatrycznych, psychiatrycznych ściślej, badań psychiatrycznych osób skazanych za najcięższe przestępstwa, w tym na karę śmierci. Badania zachowanych protokołów przesłuchań policyjnych udowodniły, że sposób i kontekst ich przeprowadzenia miały wpływ na zeznania podejrzanych. W kilku przypadkach po wielu latach doprowadziły do rewizji procesu. Ostatni plenarny wykład, na zakończenie konferencji, wygłosił John Hocking. Autor był odpowiedzialny za zabezpieczenie dokumentacji Międzynarodowego Trybunału Karnego dla byłej Jugosławii oraz Mechanizmu dla Międzynarodowych Trybunałów Karnych ONZ (The Mechanism for International Criminal Tribunals (MICT).
Mechanizm, został powołany w 22 grudnia 2010 r. przez Radę Bezpieczeństwa ONZ, celem przejęcia podstawowych funkcji Międzynarodowego Trybunału dla Rwandy (International Criminal Tribunal for Rwanda (ICTY) i Międzynarodowego Trybunału Karnego dla byłej Jugosławii (International Criminal Tribunal for the former Yugoslavia (ICTY). Zadaniem Johna Hockinga było zabezpieczenie materiału dowodowego i dokumentacji procesów tak, aby zapewnić ich pełną wiarygodność dowodową. Zabezpieczanie dokumentacji związanej z obroną praw człowieka i ochroną jednostki ukazało, jak ważnym jest zabezpieczenie także kontekstu jej wytworzenia. Zarówno czyny jak i kontekst popełnienia przestępstw były przedmiotem wnikliwego badania międzynarodowego wymiaru sprawiedliwości. Wystąpienie zakończył pokaz krótkiego, lecz wstrząsającego, filmu ukazującego zabezpieczone dowody rzeczowe, obrazujące zbrodnie przeciwko ludzkości w Rwandzie i Jugosławii. Na tym tle bardzo wymownym był apel Johna Hockinga o większy szacunek świecie dla zawodu archiwisty w.
Pozostałe obrady toczyły się w czterech równoległych blokach:
1. Informacja w Nowoczesnym Społeczeństwie: Otwarte Dane i Partnerstwo (Information In Modern Socjety: Open Data and Partnership
2. ICA/PCOM – blok referatów pod auspicjami Komisji Programowej MRA (Programme Commission – PCOM)
3. Informacja i Prawa Obywatelskie (Information and Civil Rights)
4. Bezpieczeństwo i Ochrona Informacji (Information Security and Preservation)
Ponadto podczas poster session zaprezentowano kilka interesujących naukowych propozycji środowisk akademickich ze Stanów Zjednoczonych, Australii, Nowej Zelandii, Kanady i Wielkiej Brytanii związanych z problematyką archiwistyki ery cyfrowej.
W bloku Informacja w Nowoczesnym Społeczeństwie: Otwarte Dane i Partnerstwo wygłoszono 31 referatów. Ciężar tematyczny skupiony był wokół zagadnień przechowywania dokumentacji elektronicznej, jej interoperacyjności i wykorzystywania otwartych systemów informatycznych oraz przetwarzania danych i możliwości ich wykorzystywania publicznie. Alain Dubois, dyrektor archiwów kantonu Valais w Szwajcarii w wystąpieniu Conserver à long terme et réutilliser durablement les archives électroniquees de l’ État du Valais (Przechowywanie i trwałe użytkowanie archiwaliów elektronicznych Kantonu Valais) przedstawił bardzo nowoczesny projekt realizowany przez kanton Valais i Bibliotekę Kongresu USA. Archiwa kantonu od pięciu lat realizują projekt dematerializacji procesu administracyjnego. Dematerializacja, czyli przenoszenie informacji na platformę cyfrową i systemowe zarządzanie nią, są ściśle związane z systemem records management. Dla archiwów, jak w przypadku kantonu Valais, ważnym są aspekty nie tylko użycia dokumentacji w procesie administracyjnym, tzw dokumentu żywego, ale przede wszystkim przeniesienie jej do obszarów przechowywania wieczystego. Aby było to możliwe, wdrażane są procedury zarządzania całym cyklem życia dokumentacji elektronicznej, od momentu jej powstania, aż do jej definitywnego przechowywania, tu rozumianego jako records continuum. Pojecie rekord continuum wywodzi się z doświadczeń australijskiej archiwistyki i łączy w sobie system zarządzania records management z archiwizacją, tworząc z nich integralny system. Informacja, funkcjonująca w systemie records management w podmiocie (dokument żywy), jest niewystarczająca dla systemu archiwalnego. Stąd model records continuum, tworzy związek zachodzący pomiędzy systemem przechowywania (recordkeeping), wiarygodnością informacji oraz identyfikacją twórcy. Integruje system przechowywania danych z systemem archiwalnym np.: opisu archiwalnego, migracji itd. Archiwum kantonu Valais opracowuje Matterhorn METS Profil Standard, standard, który oparty jest o rozwijaną przez Bibliotekę Kongresu USA platformę METS (Metadata Encoding & Transmission Standard). Archiwum kantonu Valais zarejestrowały w niej 29 listopada 2012 r. Matterhorn METS Profile. Jest to pierwszy model opisu obiektów cyfrowych za pomocą EAD wewnątrz standardu METS.
W bloku prowadzonym przez Komisję Programową MRA znalazło się kilka interesujących obszarów. Pierwszym, bardzo obszernym zagadnieniem były dwie sesje prowadzone przez Henri Zuber’a prezentującymi dotychczasowe prace Komisji Programowej MRA. Planowane jest powołanie nowej grupy roboczej, która przyjmie za cel przeanalizowanie zarządzania archiwaliami i dokumentami administracyjnymi przez poszczególne archiwistyki narodowe. Pierwszym etapem ma być porównanie funkcjonujących w poszczególnych państwach systemów prawnych obowiązujących archiwa.
Ponadto Komisja Programowa przyjęła dokument o nazwie „Strategia dla Afryki”, który zostanie zaprezentowany Komitetowi Wykonawczemu MRA. Strategię przedstawił w odrębnej sesji Justuj Wamukoya z Uniwersytetu Moi w Kenii.
Duże zainteresowanie uczestników dorocznej konferencji wzbudził projekt UNESCO o nazwie PERSIST (Platform to Enhance the Sustainability of the Information Society Transglobally – Platforma dla Zwiększenia Trwałości Transglobalnego Społeczeństwa Informatycznego). U genezy projektu znalazła się, przyjęta we wrześniu 2012 r. w Vancouver (Kanada) deklaracja: UBC*/UNESCO Vancouver Declaration The Memory
of the World in the Digital Age: Digitization and Preservation (Vancouverska Deklaracja UBC/UNESCO Pamięć Świata w Erze Cyfrowej: Digitalizacja i Przechowywanie. Rozszerza ona projekt UNESCO Pamięć Świata o dziedzictwo cyfrowe. Źródłem idei jest przekonanie instytucji odpowiedzialnych za przechowanie dziedzictwa historycznego, że przemysł wytwarzający produkty związane z technologiami informatycznymi, nie wykazuje zrozumienie dla późniejszego chronienia tworzonych i zarządzanych za ich pośrednictwem treści i oprogramowania, a są one współczesnym dziedzictwem społeczeństw. Przyjęcie deklaracji z Vancouveru przez członków UNESCO otworzyło drogę do konkretyzacji działań mających wypełnić jaj założenia. Powstanie projektu zapoczatkowało spotkanie, w dniach 5 -6 grudnia 2013 r. w Hadze (Holandia), przedstawicieli przemysłu IT (przemysł reprezentowały Microsoft i International Chamber of Commerce), rządów i instytucji przechowujących światowe dziedzictwo (ICA, IFLA, LIBER). Zostało zorganizowane, co zrozumiałe, pod auspicjami UNESCO, a wparcia finansowego udzieliło mu holenderskie Ministerstwo Edukacji, Kultury i Nauki (Netherlands Ministry of Education, Culture and Science).
W kwietniu 2015 r. została zorganizowana w Paryżu konferencja podsumowująca dwa wcześniejsze spotkania robocze w Vancouver (Kanada) i Gironie (Katalonia). Skonkretyzowano na niej trzy obszary zainteresowania projektu, dla których stworzono trzy grupy robocze: polityki, zawartości i technologii.
Grupa zajmująca się zawartością, pod kierownictwem Ingrid Patent (University of British Columbia, Kanada) skoncentruje się na stworzeniu wytycznych metody doboru spuścizny cyfrowej, która zostanie opisana i przekazana członkom UNESCO, instytucją przechowującym spuściznę i przemysłowi IT, jako propozycje do wpisania do rejestru Pamięć Świata.
Zagadnieniem technicznym utworzenia rejestru Pamięć Świata dla obiektów cyfrowych zajęła się grupa „technologiczna” na czele z Przewodniczącym Międzynarodowej Rady Archiwów Davidem Frickerem. Ten rejestr ma mieć formę oprogramowania. Grupa „polityczna” odpowiedzialna jest za organizację platformy porozumienia pomiędzy przemysłem IT, a instytucjami odpowiedzialnymi za zachowanie światowej spuścizny kulturowej.
Prace nad projektem roboczym „Przewodnika dla doboru zawartości cyfrowej dla wieczystego przechowywania” (The UNESCO/PERSIST DRYFT Guidlines for the selection og digital kontent for long – term digital preservation) zrealizowano bardzo szybko i pierwsza wersja przewodnika została opracowana i udostępniona w sierpniu 2015 r., druga wersja z września 2015 r. omówiona została na konferencji w Reykjaviku.
Odrębne dwie sesje poświęcone zostały rozwijanemu przez Międzynarodową Radę Archiwów, znanemu również w Polsce, systemowi udostępniania i opisu zasobu ICA – Atom (ICA – Access to Memory). Pierwszą zatytułowaną ICA- Atom uaktualniony projekt i demonstracja (ICA – Atom projekt update and demonstration) poprowadziła Evelyn McLellan prezes firmy Artefactual. Prowadząca związana jest z projektem AtoM od 2008 r., jest także menadżerem, związanego ICA- Atom, programowania Archivematica. Ten ostatni produkt jest archiwum cyfrowym powiązanym z systemem opisu i udostępniania ICA Atom.
Zaprezentowano ICA – AtoM i wskazano na duże nim zainteresowanie w świecie archiwalnym. Zapowiedziano rychle uruchomienie kanadyjskiego centralnego systemu informacji archiwalnej w oparciu o Atom (co stło się w połowie listopada 2015 r.). Drugi referat Maggy Shapley, Australia National University Archives Case Study omawiał wykorzystanie systemu AtoM w pracy archiwum uniwersyteckiego.
W bloku Informacja i Prawa Obywatelskie omawiano zagadnienia wzajemnych korelacji pomiędzy prawem obywateli do informacji z jednej strony, a koniecznością zabezpieczenia informacji przed przestępczym jej wykorzystywaniem oraz ochroną prywatności. Kilka wystąpień poświęconych było bardzo złożonym problemom zabezpieczania i wykorzystywania dokumentacji a Afryce. Archiwalia stanowią tam jedne z podstawowych dowodów na korupcję, nadużycia gospodarcze, zwykłą przestępczość i inne, nie zgodne z prawem, działania rządów (omawiano przypadki tunezyjski i senegalski). Pytania o relacje pomiędzy rządem a obywatelami są także udziałem społeczeństw państw rozwiniętych. Piter Flüchtiger (dyrektor Archiwum Państwowego w Genewie), Doits civiques et droit à l’information: le role de l’archiviste dans la responsabilité de l’État (Prawa obywatelskie i prawo do informacji : rola archiwisty w odpowiedzialności państwa) poruszał zagadnienia przechowywania i przetwarzania danych osobowych oraz ich niszczenia i roli archiwisty w wyznaczaniu obszaru porozumienia pomiędzy elementarną zasadą ochrony informacji, a prawem do zapomnienia.
Doroczna konferencja Międzynarodowej Rady Archiwów jest przede wszystkim pomyślana jako spotkanie służące wymianie doświadczeń pomiędzy archiwistami z całego świata. Dlatego zmieniono dawną formułę CITRA. Tematyka spotkania w Reykjaviku: „Archiwa: Dowody, bezpieczeństwo & prawa obywatelskie” była tematyką trudną. Wymagała, bowiem podejścia do archiwistyki i archiwaliów jako dowodów, w dosłownym sensie sądowym, ale i archiwalnym, jako źródeł historycznych. Wymagała rozważenia zagadnienia bezpieczeństwa tychże dowodów i odniesienia do praw obywatelskich, dla których zabezpieczanie danych może być zarówno zagrożeniem, jak i gwarantem zachowania praw obywatelskich. Konferencja pokazała także, że rozwój myśli archiwalnej w świecie nie układa się równo, co związane jest ze stopniem posługiwania się dokumentem elektronicznym. Blok poświęcony informacji w nowoczesnym społeczeństwie można uznać za przegląd najnowocześniejszych rozwiązań z zakresu zarządzania informacją i jej przechowywania. Zagadnienia te, odnoszą się do zarządzania u podłoża, którego leży model records management. Te państwa, głównie wysoko rozwinięte, jak USA, Kanada, Australia, kraje zachodnioeuropejskie, mogą wzajemnie korzystać ze swoich rozwiązań. Stąd tak ważnym dla nich aspektem rozwoju zarządzania informacją są zagadnienia otwartych danych i partnerstwa. Inne kraje, takie jak Polska, z własnym pomysłem w postaci EZD, nie uczestniczą w tym światowym procesie rozwoju. Widać to także w ilości wygłoszonych referatów. Z Europy wschodniej, w tym z Polski, nie było ani jednego. Obecne były na konferencji referaty z państw afrykańskich, które korzystając ze wsparcia państw bogatszych, wdrażają u siebie nowoczesne systemy zarządzania. Myślenie o obiektach cyfrowych, jako elementach światowej pamięci, wykrystalizowało się w postaci wspólnego, międzynarodowego projektu UNESCO/PERSIST. Oznacza to, że został zdefiniowany jako kulturotwórczy zupełnie nowy obszar ludzkiej aktywności.
Adam Baniecki
AP Wrocław/Oddział w Bolesławcu
* University of British Columbia