Od publikacji podręcznika obejmującego zaktualizowaną metodykę szeroko rozumianego opracowania i przechowywania zasobu archiwalnego w kantonie Zurych minął ponad rok. Pierwsza wersja ponad 300 stronicowego podręcznika została opublikowana w styczniu 2014 roku-publikacja ArchNetu. Zawiera on wypracowane przez lata obowiązujące zasady i dobre praktyki dotyczące zasobu archiwalnego, uwzględniające również standardy międzynarodowe. W maju tego roku ukazała się druga, poprawiona edycja podręcznika „Erschliessungshandbuch” Wersja 2.0 wydana przez Staatsarchiv des Kantons Zürich. Opracowanie podręcznika w pierwszej kolejności podyktowane było wprowadzeniem w kantonalnych archiwach Szwajcarii AIS czyli Archivinformationssystems oraz decyzją o przeniesieniu do niego wszystkich tradycyjnych środków ewidencyjnych, a tym samym koniecznością zestandaryzowanego, stosunkowo głębokiego, homogenicznego opracowywania zasobu. Przez ponad rok podręcznik poddany został krytycznej ocenie zarówno wewnętrznej – oddział opracowania zasobu archiwalnego archiwum w Zurychu- jak również przez zewnętrznych ekspertów i praktyków. W jego wyniku usunięte zostały drobne błędy i wprowadzono kilka uzupełnień do tekstu. Obejmują one rozszerzenia dotyczące prawnych ograniczeń dostępu do zasobu i okresów ochronnych, rozszerzenie zapisów dotyczących szczególnych przypadków dokumentacji i uzupełnienia zapisów sposobów liczenia wielkości zasobu. Zasadniczo jego układ nie uległ zmianie- omawiane są kolejne etapy porządkowania zasobu- nadanie struktury, sporządzenie opisu poszczególnych obiektów na wielu poziomach opisu archiwalnego zgodnego z ISAD i ISDIAH, aż po opracowanie konserwatorskie, etykietowanie i w końcu magazynowanie zasobu archiwalnego.
Podręcznik dostępny jest online na stronach archiwum, co niezwykle ułatwia zapoznanie się z lekturą przedmiotu. To bardzo przejrzyste kompendium wiedzy i najlepszych praktyk stosowanych w Zurychu, zebranych w bardzo wygodnej dla archiwistów i użytkowników formie. Do jego powstania przyczynili się głównie pracownicy tego archiwum, a w szczególności Bettina Tögel, kierownik działu opracowania archiwaliów. Jest ona również współautorką ważnego z punktu widzenia archiwistyki szwajcarskiej adaptacji standardów archiwalnych do normy narodowej opisu archiwalnego, a mianowicie „Schweizerische Richtlinie für die Umsetzung von ISAD(G)” opracowanego w ramach grupy roboczej ds. normalizacji i standaryzacji Szwajcarskiego Związku Archiwistów (Verband Schweizerischer Archivarinnen und Archivare) w 2009 roku. Wpływ wytycznych na znajdujące się w podręczniku zasady jest więc bardzo widoczny. Same jednak zasady wielopoziomowego opisu archiwalnego bazujące na standardach międzynarodowych, zwłaszcza ISAD (G), ISAAR (CPF) i ISDIAH, w Szwajcarii i jego poszczególnych archiwach kantonalnych wdrażano do praktyki archiwalnej już od ok. 2000 roku.
Lektura podręcznika może przysporzyć nieco problemów dla odbiorcy polskiego nawet nieźle znającego język niemiecki ze względu na odmienność systemu i metodyki archiwalnej, ale przede wszystkim terminologię, której nie należy tłumaczyć dosłownie, i która jest również zróżnicowana w poszczególnych regionach.
Poza tym nie ma jednolitej archiwistyki szwajcarskiej -w każdym kantonie istnieją bowiem odmienności wynikające głównie z wpływów trzech systemów archiwalnych- niemieckiego, francuskiego i włoskiego. Dlatego też tego typu podręcznik opracowany w innym kantonie mógłby w szczegółach wyglądać nieco inaczej.
Wracając do terminologii archiwalnej, to wydaje się ona być kluczowa dla zrozumienia przedstawionych w podręczniku zasad. Samo określenie ”Erschliessung” w przypadku tego podręcznika łączy w sobie to, co możemy określić jako opracowanie zasobu w celu jego udostępnienia, publikacji wraz z zastosowaniem zabiegów konserwatorskich, fizycznym przygotowaniem dokumentów, sygnowaniem ich i etykietowaniem, aż po zasady magazynowania zasobu. I taki właśnie szeroki zakres postępowania z zasobem wraz z szczegółowymi uregulowaniami prezentuje podręcznik. Składa się on z siedmiu poza wstępem rozdziałów merytorycznych: Porządkowanie, nadawanie układu /Ordnen; Zinwentaryzowanie, opisanie/Verzeichnen (ten rozdział jest najobszernirszy-ponad 160 stron); Konserwacja/ Konservatorische Massnahmen; Sygnowanie i etykietowanie/ Signierung und Etikettierung; Magazynowanie/Magazienieren; Obliczanie metrażu/ Berechnung von Laufmeter; Załaczniki ze słownikiem wykazem skrótów i literaturą. Erschlissung łączy w sobie dwa pojęcia będące kluczowym przedmiotem podręcznika, a więc ORDNEN i VERZEICHNEN. Pierwsze z nich to szeroko rozumiany, odbywający się na każdym z poziomów opisu, proces hierarchicznego – kontekstowego- zaszeregowania zasobu archiwalnego. Rozpoczyna się ona poziomie całego zasobu archiwum poprzez tworzenie i aktualizację tzw. ARCHIVTEKTONIK lub inaczej ARCHIVPLAN, a kończy na poziomie opisu i uszeregowaniu najmniejszej cząstki archiwalnej. Te, być może mało zrozumiałe kwestie, stają się przejrzyste po zapoznaniu się ze sposobem publikacji zasobu archiwalnego w sieci, w systemie Scopearchiv, który zbudowany jest w oparciu o format EAD. Funkcje ORDNEN dla dokumentacji współczesnej może wypełniać records Menagement. Pojęcie tektoniki archiwalnej oznacza podział obejmujący wiele obszarów (dziedzin) wszystkich zespołów i zbiorów jednego archiwum na grupy i działy archiwalne; najczęściej podstawą podziału jest proweniencja, cezury czasowe albo też rzeczowo-tematyczne (A. Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie). VERZEICHNEN zaś oznacza opisanie formy i treści zespołu archiwalnego w środkach ewidencyjnych, w tym w systemie informacji archiwalnej AIS.
Opisanie zasobu archiwalnego w archiwum w Zurychu odbywa się na 9 poziomach opisu od poziomu ARCHIV aż do poziomu DOKUMENT. Podręcznik określa poza przewidzianymi przez ISAD(G) poziomami:
Zespół /Bestand
Seria /Serie
Jednostka archiwalna lub czasami akta sprawy /Dossier
Dokument/Dokument
także poziom Archiwum/Archiv, jak również podpoziomy HAUPTABTELUNG, ABTEILUNG, SUBFONDS, SUBDOSIER. Do opisu dodatkowego poziomu Archiv podręcznik wskazuje standard International Standard for Describing Institutiones with Archival Holding (ISDIAH).
Szkielet całego archiwum w Zurychu stanowi podział całego zasobu na działy główne HAUPTABTEILUNG:
•Historyczne zasób kantonu Zurich do 1798 roku/ Alter Stadtstaat bis 1798 Altes Hauptarchiv (Abteilungen A–C) und Alte Nebenarchive (Abteilungen D–J)
•Ustawodawstwo / Verfassungsperioden 1798–1831 Helvetik, Mediation, Restauration und Regeneration (Abteilung K )
• Kanton Zürich ab 1831
• Zbiory tworzne wg. zasady pertynencji/ Pertinenzarchiv thematisch geordnete Fonds (Abteilungen L–Y)
• Zbiory tworzne wg. zasady proweniencji/ Provenienzarchiv nach Aktenbildner geordnete Fonds (Abteilung Z)
• Archiwa prywatne/ Nicht staatliche Archive Staatsnahe und private Aktenbildner (Abteilungen W und X)
• Zbiory/Sammlungen
Tworząc zasadniczy plan archiwum należy brać pod uwagę jeszcze jeden istotny element, który akcentuje podręcznik. W Szwajcarii zespoły tzw. historyczne podlegają zasadzie pertynencji, która jest rozumiana jako podział rzeczowy lub jako podział według form zewnętrznych dokumentacji. Zbiory te określane są jako Pertinenzbestände. Zespoły dotyczące tzw. najnowszej historii Staatliche Bestände (Moderne Bestände, Provenienz-System) są przyjmowane do archiwum, zgodnie z zasadą proweniencji i określane są jako Provenienzbestände.
Krótko, bo w rok po wydaniu pierwszego podręcznika archiwiści w Szwajcarii otrzymali do dyspozycji drugą, doskonalszą jego wersję. Przedstawione krótko powyżej kwestie mają zasadnicze znaczenie dla dalszego postępowania z zasobem archiwum w Zurychu. Każda z kolejnych, szczegółowych procedur stanowi przedmiot omówienia podręcznika stanowiącego w gruncie rzeczy instrukcję postępowania z zasobem na różnych etapach jej wprowadzania do obiegu informacyjnego wraz z jej fizycznym ocechowaniem, konserwacją i magazynowaniem. Autorzy zastrzegają sobie iż w dalszym ciągu podręcznik będzie monitorowany i poddawany ciągłej ocenie i konfrontacji z praktyką archiwalną.
Jolanta Leśniewska
AP Płock Oddział Kutno