W dniach 21-22 maja 2015 r. odbyła się w Warszawie XV konferencja z cyklu „Colloquia Jerzy Skowronek dedicata”. Tegorocznym tematem były „Archiwa w otoczeniu społecznym XXI wieku”. Konferencja zgromadziła przedstawicieli 21 krajów (Białoruś, Bośnia i Hercegowina, Chorwacja, Estonia, Finlandia, Francja, Holandia, Izrael, Kanada, Litwa, Łotwa, Mołdowa, Niemcy, Polska, Rosja, Rumunia, Słowacja, Słowenia, Szwajcaria, Węgry i Wielka Brytania). Rozpoczął ją referat inauguracyjny „Nowe czasy, nowe relacje”, przedstawiony przez Andrzeja Biernata – zastępcę Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Zawarta była w nim diagnoza obecnego stanu prawnego i zmian zachodzących w społeczeństwie, które mają wpływ na działania archiwów jako instytucji. Jako główne grupy zagadnień przedstawiono usługi dla obywateli, metody wykorzystanie zasobu archiwalnego, komunikację społeczną i współpracę z otoczeniem, do czego potrzebne sa nowe kompetencje archiwistów. Na zakończenie Andrzej Biernat dokonał też krótkiego podsumowania przedstawionych referatów, z których wynikało, że archiwa w wielu krajach borykają się z takimi samymi problemami, że nie są szeroko znane w otoczeniu i preferują tradycyjne metody działania. Coraz częściej jednak sięgają po nowoczesne środki, rozwijają nowe formy działalności, także po to, aby utrzymać i zwiększyć żywy kontakt archiwów z użytkownikami.Dokument elektroniczny nie będzie ich już przyciągał do archiwów. A. Biernat przywołał też wystąpienie Gintarasa Dručkusa i Kristiny Stanišauskė (Litwa), którzy za „Mission possible” uznali przemianę archiwów z podmiotów pasywnych w aktywne. Porównując różnorodność zasobu archiwów do oferty supermarketu, zaznaczyli jednak, że dotarcie do poszukiwanego celu w archiwum wymaga znacznie lepszego przygotowania. Między rozpoczęciem a zakończeniem konferencji uczestnicy wysłuchali ponad trzydziestu referatów, przygotowanych przez reprezentantów 16 krajów. Po raz pierwszy zapoznać się można było również z abstraktami opublikowanymi w trzech językach oraz poznać sylwetki referentów.
Otwarcie konferencji przez prof. Władysława Stępniaka
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych
Referaty przybliżały strukturę i zadania archiwów, przedstawiały rutynowe działania oraz spektakularne i nowatorskie przedsięwzięcia. Mówcy niejednokrotnie podkreślali możliwość ich realizowania dzięki współpracy, także w ramach projektów międzynarodowych. Jussi Nuorteva (Finlandia) przedstawił zarówno Archiwum Narodowe Finlandii, jak i różne instytucje i organizacje, które dokumentują dzieje regionów, społeczeństw i imigrantów w jego kraju. Wspomniał też o dokumentacji związanej z konfliktami na innych kontynentach oraz o udziale we wspólnych przedsięwzięciach europejskich. Do współpracy i podtrzymywania kontaktów nawoływał Adamir Jerković (Bośnia i Hercegowina), odwołując się do gorzkiego doświadczenia tego kraju, kiedy w 2014 r. po pożarze cennych archiwaliów w Sarajewie, pomoc nadeszła jedynie od archiwów brytyjskich, irlandzkich i chorwackich. Proponował udostępnienie różnym krajów wystawy dotyczącej wojny w Srebrenicy. Był to jednocześnie przykład wystawy mobilnej – jednej z nowych formy działalności, jakie archiwa podejmują w związku ze zmianą spektrum użytkowników. 
Czynią tak zarówno duże instytucje, jak i archiwa lokalne. Przykład Oddziału w Šali Archiwum Państwowego w Bratysławie przedstawiła Júlia Ďurčová (Słowacja), wskazując zarówno jego ciekawą lokalizację w zabytkowym dworze i znaczenie zasobu jako bazy do badań historii lokalnej, jak i możliwość współdziałania w ramach projektów międzynarodowych, np. Monasterium, Europejski Portal Archiwalny. Szeroką współpracę międzynarodową podejmuje także Litewskie Centralne Archiwum Państwowe. Wspomniała o niej Reda Vainauskaite (Litwa), główny nacisk kładąc na przygotowanie i realizację Strategii edukacyjnej. W jej ramach mieszczą się zarówno spotkania z osobowościami w archiwum, wystawy lokalne, mobilne i wirtualne, jak i pokazy archiwaliów w innych instytucjach, realizowane we współpracy np. ze szkołami i uczelniami.
Nowe przepisy, uproszczenie zasad, przyspieszenie procesu i różne formy udostępniania zasobu archiwalnego w Federacji Rosyjskiej omówiła Tatiana G. Zanina (Rosja). Zwróciła uwagę na rosnące znaczenie udostępniania kopiicyfrowych, możliwość składania zamówień on-line oraz ciągle duże zainteresowanie udostępnianiem pośrednim. Wykonywanie tego zadania wspomaga system informatyczny, w którym można śledzić tok załatwiania sprawy w przypadku zapytań kierowanych drogą korespondencyjną. Znaczenie zapisów ustawy – i ich zmian – w udostępnianiu dokumentów Instytutu Pamięci Narodowej podkreślił Rafał Dyrcz (Polska). W ciągu kilkunastu lat istnienia IPN wczesny „duch MSW” został zastąpiony prawem do nieograniczonego dostępu, a użytkownikiem coraz częściej są publicyści, nie tylko naukowcy. O otwartości akt Stasi opowiedziała Dagmar Hovestädt (Niemcy). Przypomniała historię gromadzenia zasobu i scharakteryzowała jego zawartość. Zaznaczyła, że głosząc otwartość i gotowość do współpracy, trzeba mieć świadomość ograniczeń. Za najnowsze wyzwania uznała konieczność szukania sposobu dotarcia do młodych w związku z ubywaniem osób pamiętających rzeczywistość NRD i plany Bundestagu co do rewizji prawa związanego z tzw. Instytutem Gaucka. Linda Plesa (Łotwa) zanalizowała zakres szeroko pojętego udostępniania w Archiwum Narodowym Łotwy, powołanym w 2011 r. po połączeniu wszystkich archiwów centralnych i terenowych. Należało do niego zarówno odpowiadanie na indywidualne zapytania użytkowników (z kraju i z zagranicy), jak i przyjmowanie ich w pracowni naukowej. Przydatny do tego i ciągle rozwijany jest zintegrowany system informacji. Warto zwrócić uwagę na realizowany tam regionalny estońsko-łotewsko-rosyjski projekt digitalizacji wspólnego dziedzictwa – transgraniczne e-archiwum. O przydatności technik informatycznych do wirtualnego łączenia zespołów rozbitych wspomniała Danutė Kotrimavičienė (Litwa). Zaznaczyła też, że systemy informatyczne nie tylko umożliwiają przygotowanie wystaw wirtualnych, lecz także w sposób bezdyskusyjny wspierają realizację zadania udostępniania. W przypadku dokumentów elektronicznych będą one nieodzowne. Kotrimavičienė zakończyła wystąpienie stwierdzeniem, że archiwa muszą być on-line – w przeciwnym wypadku skazane byłyby na nieistnienie. Na technologiczny aspekt zwrócił uwagę również Ion Varta (Mołdowa). W narzędziach informatycznych widział i wymóg, i sojusznika. Wskazywał też inne zmiany, jakie zaszły, np. nowi użytkownicy, często amatorzy; zmiana systemu politycznego i odtajnienie wielu archiwaliów, które można udostępniać.
Stół prezydialny
Tatjana Hajtnik i Miroslav Novak (Słowenia) spojrzeli na sieci społecznościowe jako na narzędzie pracy, ale i na zbiory olbrzymich ilości informacji. Analizowali możliwości i sposoby ich archiwizacji, co stanowi wyzwanie dla archiwów. Na razie nie znaleźli jednak odpowiedzi na pytanie, jaki jest najlepszy sposób zachowania ich treści, często zresztą pojawiających się w innych miejscach sieci Internet. O specyficznym wykorzystaniu sieci społecznościowych opowiedziała Liisi Taimre (Estonia). Archiwum Narodowe Estonii od 2011 roku umieszcza na Facebooku fotografie i otrzymuje od internautów pomoc w ich opisywaniu. Dopisane elementy są następnie przenoszone przez archiwistów do systemów informacji. Inne doświadczenia z crowdsourcingiem to identyfikacja osób w dokumentach z I wojny światowej. Takie działania są traktowane także jako uczenie pracy ze źródłem, wykorzystanie potencjału woluntarystycznego oraz otwarcie archiwów na różne społeczności. Różne modele usług społecznych w Chorwackim Archiwum Państwowym przedstawiła Vlatka Lemić (Chorwacja). Oprócz znanych od dawna form, jak publikacje czy wystawy, archiwum to rozwija turystykę archiwalną – zaprasza do siebie, umożliwia zwiedzanie budynku, udział w warsztatach i zakup pamiątek w sklepiku. Wychodzi także na zewnątrz, organizując prelekcje i pokazy w różnych lokalach, m.in. w winiarniach. Prowadzący sesję Waldemar Chorążyczewski zauważył w komentarzu, że nauka, edukacja czy rekreacja są działaniami również typowo archiwalnymi.
Gergő Bendegúz Cseh (Węgry) pokazał, w jaki sposób Archiwum Historyczne Węgierskich Służb Bezpieczeństwa Państwowego otwiera się dla otoczenia. Podkreślił, że dobre pomoce archiwalne to podstawa, a opracowanie archiwaliów znacznie ułatwia znalezienie i udostępnienie żądanej informacji. Sprzyja temu również digitalizacja, a udostępnianie kopii cyfrowych odbywa się w specjalnej pracowni. Wskazał też przydatność strony internetowej, gdzie ukazuje się dziennik z nowościami i zamieszczone jest video szkoleniowe. Aspekty działalności edukacyjno-promocyjnej Oddziałowego Biura Udostępniania i Archiwizacji Dokumentów IPN w Rzeszowie omówił Robert Witalec (Polska). Celem tych działań jest podnoszenie wiedzy i świadomości historycznej, głównie w wymiarze lokalnym. Współdziałanie z innymi instytucjami przy organizacji wystaw czy przygotowaniu publikacji jest też okazją do promocji. W działaniach tych pomagają pomoce archiwalne – inwentarz dostępny on-line, system Cyfrowe Archiwum (przedstawiane na kolokwiach w 2013 i 2014 r.) oraz informator o IPN z 2009 r. Ostatnie dwie prelekcje pierwszego dnia przedstawiały działania polskich archiwów centralnych. Hubert Wajs (Polska) omówił współpracę Archiwum Głównego Akt Dawnych z organizacjami pozarządowymi. Jej efektem są nie tylko konferencje i wystawy, ale także duże ilości skanów dostępnych on-line, w tym Metryki Koronnej i ksiąg sądowych epoki przedrozbiorowej. Tadeusz Krawczak i Mariusz Olczak (Polska) wskazali główne grupy partnerów, z którymi współpracuje Archiwum Akt Nowych. Jego pracownicy udzielają organizacjom społecznym licznych fachowych porad. Kontakty ze środowiskami kombatanckimi i emigracyjnymi oraz partiami i organizacjami politycznymi owocują też pozyskiwaniem do zasobu archiwum wielu cennych dokumentów.
Prezentacja ze Słowenii – wspólne wyzwania
Znaczenie rozeznania otoczenia archiwów, do którego skierowane są ich działania, podkreśliła Marlena Jabłońska (Polska). Wskazała wiele grup adresatów działań i partnerów w ich wykonywaniu, które należy zidentyfikować we własnym otoczeniu i pod kątem których przygotowywać różne przedsięwzięcia. Public relations i sprawna komunikacja z określonymi odbiorcami to, zdaniem referentki, ciągły proces, a nie akcje ad hoc. Szerzej temat public relations rozwinął Rafał Reczek (Polska). Rozpoczął prezentując filmik obrazujący szereg czynności, które wykonywane są w IPN przed udostępnieniem konkretnej jednostki archiwalnej. Jest to zadanie pracowników, których motywowaniu sprzyjają wewnętrzne działania PR. Za istotne uznał właściwą politykę informacyjną w instytucji, np. newslettery, której celem jest dbanie o właściwy poziom zorientowania pracowników w zagadnieniach instytucji. Działania PR na zewnątrz mają często charakter ogólnych wydarzeń, np. Noc Muzeów i Międzynarodowy Dzień Archiwów. Sposoby komunikacji zewnętrznej i docieranie do różnych odbiorców przedstawiła Alina Pavelescu (Rumunia). Na przykładzie kilku projektów, m.in. Archiwa architektury, pokazała, jak można atrakcyjnie wykorzystać zasób archiwum do odtwarzania i prezentowania historii, klimatu i mitologii Bukaresztu. Informacje zawarte w digitalizowanych dokumentach i pomocach archiwalnych wykorzystywane mogą być różnorodnie, w wielu wystawach i prezentacjach, organizowanych przy udziale wolontariuszy, w sprzyjającej atmosferze i w zaskakujących czasem miejscach, np. w lokalach gastronomicznych.
Od innej strony na spojrzała na udostępnianie dokumentów w Internecie Jelena A. Romanowa (Rosja). Krótko przedstawiła zasób archiwów rosyjskich i dostępność informacji w Internecie (strony Rosarchiva i archiwów, portal Archiwa Rosji, centralny katalog zespołów, początki systemu udostępniania on-line). Poinformowała też, że czynione są w Federacji Rosyjskiej starania, aby prezentacji kopii cyfrowych towarzyszyły pełne opisy, obejmujące także proweniencję i kontekst wytworzenia. W tych działaniach bardzo ważny jest standard opisu, a projekt jednolitego przygotował niedawno Wszechzwiązkowy Instytut Naukowo-Badawczy Dokumentoznawstwa i Archiwistyki. Równie istotny dla optymalnego wyniku poszukiwania jest sposób konstruowania zapytań. Organizację archiwów państwowych na Białorusi oraz ich zasób, w tym zespoły proweniencji polskiej, przedstawił Grigorij S. Żołnierkiewicz (Białoruś). W tym kraju od 2012 r. dostępny jest on-line katalog zespołów, a wiele udostępnionych informacji dotyczy także niższych poziomów opisu. Coraz więcej udostępnia się kopii cyfrowych, a korzystną okazją do podejmowania projektów tematycznych są rocznice wydarzeń, np. wybuchu I wojny światowej czy katastrofy jądrowej w Czarnobylu. Stulecie I wojny światowej stało się też okazją do przygotowania specjalnej podstrony w serwisie Bundesarchiv, którą przedstawił Tobias Herrmann (Niemcy). Udostępniono na niej opisy wszystkich dokumentów i stopniowo dołączane są kopie cyfrowe nie tylko tekstów, ale i nagrań oraz filmów. Opracowano specjalny system wyszukiwania informacji i przygotowano odrębny dział poszukiwania informacji o przodkach uczestniczących w tamtych wydarzeniach. Jest to ukłon w stronę osób zajmujących się badaniami genealogicznymi – grupy użytkowników coraz liczniejszej we wszystkich krajach. Wiele informacji o archiwum w Jassach oraz o losach archiwów, traktowanych w czasach komunistycznych bardzo instrumentalnie, przekazał Florin Cintic (Rumunia). Pokazał też, jak po przełomie politycznym w 1989 budowana jest od nowa pozycja archiwum, jak odbywa się rekonstrukcja otoczenia społecznego dzięki otwartości, dostępności i gościnności. Do pożytecznych narzędzi tych działań zaliczył fotoarchiwum miasta, imprezy otwarte, obecność na Facebooku i Twitterze. Przykład działań instytucji z innego kręgu geograficznego i politycznego pokazał Fred van Kan (Holandia). Prezentowane archiwum prowincji Geldria w Arnhem wprowadziło w 2012 r. program zmian w kierunkach działań. Za główne cele przyjęło digitalizację, udostępnianie on-line oraz przygotowanie się do zarządzania dokumentami elektronicznymi. Stosowane są przy tych okazjach wytyczne Archiwum Narodowego.
Popołudniowe piątkowe sesje obejmowały wystąpienia reprezentantów Polski. Anna Belka przypomniała organizowaną w 2013 r. kampanię społeczną i konkurs archiwów i Polskiego Radia „Zostań rodzinnym archiwistą!”. Jej efektem była publikacja najciekawszych zgłoszonych przykładów archiwów rodzinnych, kilka wystaw, liczne przejęcia archiwaliów i ich kopii do archiwów. Aktywność archiwów w zakresie archiwaliów rodzinnych trwa nadal, a towarzyszy temu publikacja na portalu szukajwarchiwach.pl kolejnych kopii cyfrowych źródeł do badań genealogicznych. Działania IPN w zakresie upowszechniania wiedzy o zasobie archiwalnym IPN i historii najnowszej przedstawiły dwie osoby. Dariusz Misiejuk omówił zasób Oddziału we Wrocławiu oraz sposób jego wykorzystania przy przygotowaniu wystaw, publikacji i filmów. Inny charakter mają organizowane konferencje oraz warsztaty archiwalne. Do tradycji wchodzi też włączanie się w wydarzenia Nocy Muzeów. Podobne inicjatywy podejmuje Oddział w Katowicach, o czym opowiedziała Renata Dziechciarz. Nawiązując do wystąpienia M. Jabłońskiej stwierdziła, że trudno określić odbiorcę działań, bo jest nim potencjalnie każdy, trzeba więc przygotowywać się bardzo wszechstronnie. Wykorzystywane są więc nie tylko zgromadzone dokumenty, ale i te odzyskane dzięki sklejeniu akt „potarganych”. Katowicki IPN gości przybyszów z Polski i zagranicy, organizuje także biegi – uliczne, do grobu ks. Jerzego Popiełuszki i do Monte Cassino. Wyjątkowe w tym oddziale są także dwie czytelnie zamiejscowe – w Bielsku-Białej i Częstochowie. Przedstawiciele IPN wspominali kilkakrotnie Krzyż Wolności i Solidarności, o którym szczegółowo opowiedziała Luiza Lubańska. Wprowadziła słuchaczy w dzieje Krzyża i kulisy jego przyznawania. Podkreśliła, że jest to odznaczenie państwowe, od niedawna wyłączone z zasady precedencji i mające charakter pamiątkowy. Przyznaje je prezydent działaczom opozycji antykomunistycznej w latach 1956-1989, a pracownicy IPN przeprowadzają poszukiwania dokumentów poświadczających zasługi. Uznają to za powinność i zaszczyt zarazem. Do tej pory 1650 osób otrzymało to odznaczenie. Joanna Sobotka przedstawiła inną dziedzinę działań pracowników IPN, tzn. przygotowywanie informacji o przebiegu służby pracowników organów bezpieczeństwa państwa. Związane jest to z wykonywaniem „ustawy dezubekizacyjnej” z 2009 r., cofającej niesłusznie nabyte przywileje emerytalne byłych funkcjonariuszy. W tym zakresie wykonano znacznie więcej poszukiwań – prawie 200 tysięcy. Referentka nadmieniła też, że pracownicy IPN spotykają się przy tej okazji z zarzutami, przykrymi uwagami i komentarzami, mimo że wykonują zadania przewidziane w ustawie.
Przedstawiciele kilku krajów wspominali o udziale w tworzeniu Europejskiego Portalu Archiwalnego. Przedstawiła go dokładniej Anna Rogowska. Uczestniczą w nim obecnie 33 kraje i konsorcjum ICARUS. Portal tworzono w latach 2009-2012 w ramach projektu APEnet, obecnie trwa APEx. Udostępniono na nim prawie 230 mln opisów z ponad 3500 instytucji. Do wielu opisów dołączane są linki do kopii cyfrowych dokumentów. Rogowska poinformowała też, że w 2015 r. powstała APE Foundation, której celem jest utrzymanie i rozwijanie portalu w dalszych latach.
Bardzo bogaty program konferencji nie pozostawiał za wiele czasu na dyskusję, która pojawiała się sporadycznie. Częściej trwała w kuluarach, przynosząc ciekawe efekty i nowe inspiracje. Teksty wygłoszonych prezentacji, zawierające wiele dokładnych informacji, danych liczbowych i przykładów podejmowanych działań, mają ukazać się drukiem.
Korespondencja własna
Tekst Anna Laszuk
Zdjęcia Maciej Grzmil
NDAP