Czym jest a czym nie jest MoReq2010
MoReq2010 jest najnowszym europejskim standardem opisującym wymagania systemu zarządzania aktami (RM = record management).
Dlaczego powinniśmy się w ogole interesować RM? Zarządzanie aktami dotyczy przede wszystkim instytucji czy firm które takie akta wytwarzają. Pozornie dobry system szafek na dokumenty, segregatorów, ksiąg korespondencji przychodzącej i wychodzącej powinien być całkowicie wystarczający. Stare biurokracje o tradycji sięgającej Bizancjum (a do takich należy w dużym stopniu Polska) posiadają takie zwyczaje w nadmiarze. Ale system o tak starej tradycji jest trudny do zmodyfikowania, a czas dokumentów elektronicznych, łatwości kopiowania informacji, rozproszenia geograficznego firm itp. tworzy wyzwania którym trudno jest już dziś sprostać. Archiwa, jak każe tradycja, wcześniej lub później dostaną takie kolekcje dokumentów generowanych masowo wewnątrz ministerstw, ambasad, firm i instytucji użyteczności publicznej, i powinny być żywotnie zainteresowane, w jakim stanie i w jakiej formie te dokumenty będą przekazane.
Zarządzanie dokumentami (RM) zajmuje się konceptualnie prostymi problemami. Dla ułatwienia można sobie wyobrazić zapis narady prezydenckiej w Białym Domu albo zapis wizyty i badania u lekarza. Dokument trzeba przechować i opublikować, aby był dostępny dla jego użytkowników. Trzeba go zaklasyfikować do właściwej kategorii (szuflady, teczki, przegródki). Trzeba określić, kto w ogóle może go czytać, a kto (i kiedy) może go zmodyfikować. Czy można robić kopie, a jeśli tak, to gdzie będą przechowywane. Trzeba zapisać historię tego dokumentu. Trzeba określić, jaki jest jego czas życia, i jaki będzie jego los po tego czasu upłynięciu: dokument może być np. usunięty, poszatkowany albo przekazany archiwum.
Poprzednikiem MoReq, i pierwszym szerzej stosowanym standardem były “Kryteria Projektowania Oprogramowania dla Elektronicznego RM” Departamentu Obrony USA, o nazwie 5015.2-STD. W miarę upływu czasu kryteria te, w zderzeniu z ewolucją systemów zarządzania dokumentami, powodowały powstawanie coraz bardziej zawiłych programów i reguł, które trudno było zrozumieć, nie mówiąc o ich przestrzeganiu. MorReq2010, kolejna wersja MoReq, jest więc również próbą odpowiedzi na niedostatki 5015.2-STD.
Czym więc jest MoReq2010, Modularne Wymagania Systemów Dokumentów? Nie jest to bez wątpienia standard metadanych, choć XML gra w nim dużą rolę. Nie jest też standardem dla użytkowników czy twórców dokumentacji. MoReq2010 ma być zestawem reguł, których muszą przestrzegać twórcy oprogramowania. Po przeczytaniu ponad 500 stron standardu, twórcy oprogramowania powinni starać się o certyfikat autorytetów MoReq. Moglibyśmy więc spokojnie pominąć ten dokument jako nas nie dotyczący gdyby nie to, że specyfikacja jest dobrze napisanym tekstem opisującym w wielu aspektach to, czym zajmują się również archiwa. Każdy koncept jest omówiony, zilustrowany schematami i przykładami, jest to naprawdę fascynująca lektura. Wiele z konceptów tu poruszonych dotyczy także zarządzania dokumentami które praktykuje archiwum.
MoReq2010 wprowadza nieco nowych pojęć, co jest naturalnym zjawiskiem chęci odróżnienia od mowy potocznej, ale jednocześnie prowadzi w konsekwencji do hermetyzacji danego języka. Należy jednak stwierdzić, że nie jest ich dużo. Nowym pojęciem jest agregacja, która stanowi odpowiednik poziomu w EAD, albo teczki lub pojemnika. Agregacja na najwyższym poziomie odpowiada zespołowi archiwalnemu (fonds). Ciekawą cechą agregacji jest ścisła hierarchiczność – dziećmi agregacji mogą być dokumenty albo agregacje ale nie obie te kategorie na raz. To znaczy, że w teczce mogą być albo tylko inne teczki, albo tylko dokumenty (co różni tę definicję od np. katalogów w systemach plików komputerowych). Co więcej, dokument może być umieszczony tylko w jednym miejscu hierarchii agregacji (choć może być zduplikowany). Akt albo dokument (rekord) jest podstawowym podmiotem tej specyfikacji, ale wyróżniony jest też wyższy poziom abstrakcji, encja (entity), która może byc prawie wszystko w systemie (np. rekord, agregacja, lista dostępu, historia rekordu, kategoria itp.), i która charakteryzuje się m.in. unikalnym identyfikatorem. Klasyfikacja jest osobnym działem, a klasa (kategoria) przypisana poszczególnym agregacjom i dokumentom nie musi się pokrywać z hierarchią agregacji i w ogóle nie musi byc hierarchiczna. Podobnie jak w przypadku agregacji, tylko jedna klasa może być przypisana do dokumentu.
Aby przybliżyć MoReq2010, załączam kilka wybranych fragmentów tekstu tej specyfikacji:
O klasyfikacji
Każdy rekord w MRCS [system zarządzania aktami zgodny z MoReq2010] musi posiadać klasyfikację. W MoReq2010 znaczy to, że od chwili powstania każdy rekord musi być zawsze powiązany z encją klasy (kategorii). Kategorie reprezentują funkcje biznesowe, działania, transakcje, i powiązanie kategorii z rekordem daje daje rozstrzygający kontekst biznesowy który w sposób ciągły łaczy ten rekord z procesem który go wygenerował. […]
W MoReq2010, rekordy są umieszczane również w agregacjach. W odróżnieniu od kategorii, agregacje mogą być tworzone dla różnych celów. Przykładowo, agregacja może reprezentować tradycyjny folder czy teczkę. Albo też może reprezentować bibliotekę online dokumentów dostępnych do oglądania w konkretnej stronie Internetowej.
O agregacjach
Serwis dokumentacji zarządza rekordami w MRCS pod różnymi poziomami agregacji. Każda agregacja reprezentuje zgrupowanie rekordów albo zgrupowanie agregacji. Rekordy sa umieszczane w agregacji dla jednego (lub wielu) z poniższych powodów:
- Sa powiązane z tą samą transakcją lub procesem biznesowym
- Mają tę sama klasyfikację biznesową
- Dzielą ten sam temat lub problematykę
- Odnosza sie do tej samej osoby, miejsca, projektu, przypadku, klienta, wydarzenia
- Dzielą współne metadane
- […]
Agregacja często ulepsza semantyczne zrozumienie rekordów poprzez celowe umieszczenie ich w znaczącym kontekście obok innych rekordów. Agregacja jako całość może więc stanowić żywą, opisową narrację jej tematu.
Jedną z podstawowych zalet agregacji jest umożliwienie procesu dziedziczenia. Niektóre własności encji niższego poziomu (dziecka) mogą być odziedziczone z poziomu wyższego (rodzica), przykładowo:
- Klasyfikacja – agregacja może odziedziczyć kategorię od agregacji rodzicielskiej.
- Kontrola dostępu
- Metadane – użytkowniek może przeszukiwać agregacje i rekordy podrzędne w oparciu o metadane przypisane agregacji rodzicielskiej.
O eksporcie
Znaczącym zadaniem MoReq2010 jest ułatwienie interoperacyjności pomiędzy różnymi systemami stosującymi się do standardu. Interoperacyjność oznacza, że encje moga być wyeksportowane z jednego MCRS i zaimportowane bezpośrednio do drugiego. Przekaz danych między systemami musi zapewnić integralność i kontekst encji które są przekazywane.
Eksport w MoReq2010 jest operacją, przy pomocy której encje w MRCS są opisane z wystarczającymi detalami we wspólnym formacie danych XML, formacie należącym do specyfikacji tak, żeby wartości metadanych, historie zdarzeń, kontrola dostępu i zawartość mogła być zachowana i przeniesiona do innego MRCS.
Specyfikacja MoReq2010 jest modularna – opisuje własności i cechy różnych modułów na które składa się cały system. Nie wszystkie moduły muszą być obecne w danym oprogramowaniu, choć powinny one ze soba współpracować. Moduły albo serwisy są odpowiedzialne za różne aspekty gospodarki dokumentami, i choć wiele z tych serwisów jest znana, MoReq2010 składa je w konsekwentną całość. W drugiej części opiszemy funkcje poszczególnych modułów.
Marek Zieliński
Artykuł ukazał się 5 września 2012 w Blogu archiwistów i bibliotekarzy Instytutu Piłsudskiego
Może Cię też zainteresować: