Archiwum Państwowe w Toruniu i Archiwum Państwowe w Bydgoszczy realizują w latach 2014-2015 wspólny projekt genealogiczny dla mieszkańców województwa kujawsko-pomorskiego. W ramach projektu mają być zdigitalizowane akta metrykalne, stanu cywilnego i księgi meldunkowe przechowywane w obu archiwach i ich oddziałach zamiejscowych. Planuje się objęcie digitalizacją ok. 40 000 jednostek archiwalnych – 1/3 materiałów tego typu. W sumie ma być wykonane ok. 1,8 mln skanów. Będą one dostępne on-line, co da możliwość wyszukiwania aktów urodzeń, małżeństw i zgonów oraz innych dokumentów w Internecie i odtwarzania drzewa genealogicznego rodziny. Kryteriami wyszukiwania mają być: nazwy miejscowości, nazwiska i rodzaje aktów. Przygotowywany system informatyczny ma również dać szansę wszystkim zainteresowanym udziału w indeksacji zeskanowanych materiałów, zgodnie z wytycznymi do sporządzania indeksu analitycznego do akt stanu cywilnego.
Projekt realizowany jest w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013 (Priorytet 4, Działanie 4.2) i jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej. Partnerem archiwów jest samorząd reprezentowany przez Zarząd Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Stanowi to więc konieczność i okazję do działania w ramach wymaganych przy korzystaniu z takich środków. Przygotowania do projektu rozpoczęto w 2012 r., a jego zakończenie planowane jest na koniec czerwca 2015 r. Jest to pierwsze tak duże przedsięwzięcie realizowane w ramach archiwów państwowych. Dotychczasowe doświadczenia – osiągnięcia, problemy, zapytania, refleksje – zostały przedstawione na spotkaniu, które odbyło się w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych 2 lutego 2015 r. Dotyczyły one wielu kwestii: przygotowania dokumentacji, przeprowadzania i rozliczania zamówień publicznych, zaopatrzenia sprzętowego, struktury i funkcjonalności systemu informatycznego, przygotowania materiałów archiwalnych i standardów ich digitalizacji, łączenia metadanych merytorycznych z obu archiwów, procesu digitalizacji z naciskiem na kontrolę jakości – zarówno opisów archiwaliów, jak i kopii cyfrowych. Udostępnienie systemu i skanów w Internecie oraz promocja projektu planowane są na koniec maja 2015 r.
Więcej:
Źródła genealogiczne mieszkańców województwa kujawsko – pomorskiego
Wytyczne do sporządzania indeksu analitycznego do akt stanu cywilnego
Anna Laszuk
NDAP