W ramach XVII Międzynarodowym Kongresem Archiwów, który odbył się w Brisbane w Australii w sierpniu 2012r., Komitet Standardów Międzynarodowych i Dobrej Praktyki (CBPS) opublikował wyniki prac nad ujednoliceniem i uściśleniem międzynarodowych standardów archiwalnych. Celem opracowania jest ujęcie w czterech standardach MRA relacji pomiędzy różnymi typami jednostek archiwalnych oraz ukazanie raportu na temat polepszenia logiki i spójności pomiędzy zawartością norm w ich aktualnych wersjach oraz wstępu do nowych koncepcji.
Zdecydowano i zaproponowano jeden wspólny wstęp dla wszystkich czterech standardów składający się z trzech elementów:
1. Opis archiwalny: definicja, cele i podstawy.
2. System opisu archiwalnego.
3. Korzyści ze znormalizowanego opisu archiwalnego.
Nowością w części pierwszej, jest bardzo wyraźne podkreślenie, że reguły opisu archiwalnego zaprezentowane w standardach są elementarnym wymaganiem wynikającym z teoretycznej podstawy ogólnej znanej, jako zasada poszanowania zespołu, wedle której opis archiwalny musi oddawać porządek fizyczny lub intelektualny dokumentów.
Określono także, czym jest system opisu archiwalnego, którego rozumienie określono, jako opis dokumentów archiwalnych, jednostek organizacyjnych, osób i rodzin i funkcji lub, w sposób bardziej ogólny, opis kontekstu wytworzenia dokumentów archiwalnych. Obejmuje on wszystkie typy pomocy archiwalnych, analogowe i cyfrowe, które tworzą spójny system pozwalający użytkownikowi lokalizować dokumenty archiwalne, uzyskiwać do nich dostęp i korzystać z nich.
Równie interesującymi są wskazane korzyści wynikające z korzystania z czterech standardów, które pozwalają archiwom prezentować swoje zasoby w sposób logiczny i tworzyć kompletny system relacji składający się na opis archiwalny. Znormalizowane systemy opisu pozwalają na uczestnictwo w wymianie informacji naukowej w skali całego świata, a ponadto ułatwiają użytkownikowi korzystanie z pomocy archiwalnych bez względu na to, co i gdzie jest opisywane. Bardzo ważną rolę w systemie wyszukiwania informacji odgrywają ISAAR(CPF) i ISDF. Pierwszy dostarczając informacji o twórcy, a drugi pozwalając docierać do interesującego materiału archiwalnego poprzez kontekst działalności twórcy ujęty w uniwersalnie zdefiniowane funkcje i bardziej uszczegółowione jej elementy (podfunkcje, procedury itp). Dopełnieniem jest standard ISHIAH, który dostarcza precyzyjnych informacji o lokalizacji zasobu i elementarnych danych o warunkach udostępniania.
Nie bez znaczenia pozostaje także fakt, że standardy posiadają opracowany język cyfrowego opisu w postaci DTD EAD i EAC, a w trakcie przygotowania są rozwiązania dla kolejnych standardów: ISDF- EAF (Encoded Archival Functions) i ISDIAH- EAG (Encoded Archival Guide). Żadna narodowa archiwistyka nie opracowała dotąd własnych języków kodowania narodowego opisu archiwalnego.
Elementem integracji czterech standardów archiwalnych jest wspólny tezaurus. Łączy on w sobie niezależnie istniejące w poszczególnych standardach słowniki budując z nich, poprzez doprecyzowanie pojęć i ujednolicenie opisu haseł, jeden logiczny i spójny słownik. Oznacza to w efekcie powstanie zaczynu do stworzenia międzynarodowego słownika archiwalnego dostosowanego do wymogów nowoczesnej archiwistyki. Może być on wykorzystany także, jako rdzeń dla słowników narodowych. Przedstawione propozycje ukazują bardzo spójny i dojrzały leksykon wzajemnie uzupełniających się pojęć archiwistycznych.
Ostatnim elementem poddanym ocenie przez Komitet norm międzynarodowych i dobrej praktyki jest ujednolicenie bloku kontroli, który ma być jednolity dla wszystkich norm. Jest to element zawierający, w każdym przypadku, identyczne informacje.
Tekst angielski: Progress report for revising and harmonising ICA descriptive standards
Tekst Fransuski: Rapport d’étape pour la révision et l’harmonisation des normes de description de l’ICA
Oprac. Adam Baniecki
AP Wrocław O/Lubań