W lutym 2012 r. Międzyministerialna Służba Archiwów Francji we współpracy z Grupą robocza do opracowania haseł wzorcowych twórców ISAAR(CPF) Stowarzyszenia Archiwistów Francji opublikowały przewodnik do tworzenia haseł wzorcowych dla jednostek administracji rządowej i samorządowej państwa. Projekt zakłada stworzenie haseł wzorcowych zgodnych z międzynarodowym standardem ISAAR(CPF) (Międzynarodowy standard opisu haseł wzorcowych ciał zbiorowych osób i rodzin ISAAR(CPF), Warszawa 2006, polskie tłumaczenie Anny Laszuk). Porozumienie w tej sprawie zawarł dyrektor odpowiedzialny Archiwów Francji Hervé Lemoine i prezes Stowarzyszenia Archiwistów Francji Xavier de le Selle we wrześniu 2010r. Powołano wówczas wspólną grupę roboczą składająca się z archiwistów państwowych, departamentalnych i municypalnych.
Projekt jest kontynuacją prowadzonego w latach 2007- 2008 przez archiwa Francji pilotażowego projektu „Listy i wykazy haseł wzorcowych administracji” (Listes et notices d’autorite). Zdobyte doświadczenia spowodowały, że archiwa Francji zostały zobowiązane do przygotowanie narzędzi metodycznych służących sporządzaniu opisów haseł takich jak: struktura hasła wzorcowego, identyfikacja elementów opisu zdefiniowanych jako obowiązkowe, określenie reguł opisu nazw osób i instytucji. Istota projektu polega na stworzeniu haseł wzorcowych dla różnych typów, grup administracji, a nie pojedynczych jednostek organizacyjnych. Np hasło sąd rejonowy (tribunal d’instance), tworzy opis dla 158 sądów rejonowych we Francji metropolitalnej i 7 w terytoriach zamorskich. Dzięki bazie użytkownik uzyskuje informacje przypominające elementy opisu twórcy, podobne do znanych nam ze wstępu do inwentarza archiwalnego, ale na poziomie elementów wspólnych dla danego typu instytucji np: podstawy prawne funkcjonowania, zmiany prawa, przekształcenia, obszary kompetencyjne, zakres chronologiczny). Opisy szczegółowe, indywidualne poszczególnych instytucji, w naszym przykładzie sądów rejonowych (tribunal d’instance), mogą być realizowane na niższych poziomach opisu, gdzie nie będzie już potrzeby powtarzania danych wspólnych dla danego typu jednostek organizacyjnych administracji. Kontrola naukowa tak budowanych haseł zyskuje na skuteczności ponieważ zmiana opisu, czy poprawienie błędu dokonywane jest tylko w jednym haśle. Równolegle z definiowaniem kolejnych hazeł wzorcowych budowana jest baza funkcji, zgodnie z wymaganiami systemu records management, w module ISDF (ISDF- International Standard for Describing Functionsip, Międzynarodowy standard opisu funkcji — pierwsze wydanie w 2007 r.— nie ma tłumaczenia na język polski ).
Wiosną 2011 r. skompletowano wspólna grupę roboczą składającą się z ośmiu osób wywodzących sie z archiwów państwowych i departamentalnych. Ponieważ jednym z warunków porozumienia była budowa haseł wzorcowych w oparciu o format XML, uznano, że najlepszym rozwiązaniem będzie schemat EAC-CPF, który jest obecnie lansowany jest przez Międzynarodową Radę Archiwów oraz zaproponowane przez nią narzędzie do opisu i ewidencji archiwaliów, aplikację open source, Access to Memory (AtoM). Program posiada pełen, w pełni funkcjonanly moduł opisu haseł wzorcowych ISAAR(CPF). Przyjęcie takiego rozwiązania gwarantuje pełną swobodę eksportu i importu haseł. Bazę danych zorganizowano na poddomenie systemu AtoM. (Domena AtoM: ica-atom.org, oraz poddomena firomowana przez Stowarzyszenia Archiwistów Francji: ica-atom.org/aaf/ ).
W styczniu 2012 r. wspólna grupa robocza pod kierunkiem Claire Sibille-de-Grimouärd opublikowała „Giude pour la saisie de notices d’autorité sous ICA-AtoM” (Przewodnik prezentacji hasła wzorcowego ICA-AtoM). Dzięki tej publikacji uściślona została metodyka wypełniania pól opisu ISAARu, które ze swej natury muszą być uniwersalne, a dzięki przewodnikowi treść ich dostosowana będzie do konkretnych wymagań archiwów i administracji francuskiej.
W chwili obecnej w demonstracyjnej bazie danych Stowarzyszenia Archiwistów Francji (Association des Archivistes Français site de démonstration) znajduje się 61 pełnych opisów instytucji oraz 19 rekordów opisu funkcji, do których opisywane instytucje zostały przyporządkowane. Archiwa Francji i Stowarzyszenie Archiwistów Francji planują objęcie hasłami wzorcowymi administracji francuskiej od 1800 r.
W Polsce prace nad praktyką opisu archiwalnego zgodnego z normami międzynarodowymi prowadzone są obecnie jedynie w Archiwum Państwowym we Wrocławiu.
Więcej w języku francuskim:
1. Association des Archivistes Français site de démonstration
2. Notices d’autorité producteurs ISAAR (CPF)
3. Covention de collaboration scientifique et technique (pdf)
4. Giude pour la saisie de notices d’autorité sous ICA-AtoM (pdf)
Polskie prace nad systemem AtoM
Archeion.net
oprac. Adam Baniecki
AP Lubań