Sprawozdanie z konferencji:
„Dokumentacja masowa – problemy wartościowania i selekcji”
Poznań, 25-26 listopada 2010 r.
Konferencja odbyła się w Instytucie Historii UAM. Organizatorami byli: Zakład Archiwistyki Instytutu Historii oraz Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych.
Obrady rozpoczęły się o godz. 10.00. Przybyłych powitał prof. Stanisław Sierpowski oraz dziekan Wydziału Historycznego prof. Hanna Kočka-Krenz. Przewodnictwo obrad objął Andrzej Biernat (Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych).
W pierwszym wystąpieniu, zatytułowanym Wartościowanie dokumentacji masowej – zdefiniowanie problemu Ewa Perłakowska (Departament Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego NDAP) zauważyła, iż obecna konferencja jest kontynuacją rozważań ze Zjazdu Archiwistów Polskich w Olsztynie w 2007 r. Prelegentka stwierdziła, że stosowane dotychczas metody i kryteria wartościowania wydają się być niewystarczające w obecnych warunkach. Dowodzi tego m.in. analiza akt wytwarzanych przez samorządy lokalne oraz problem masowości akt osobowych i metryczek dowodów osobistych. Zwróciła też uwagę na konieczność rozróżnienia pojęć „masowość dokumentacji” i „dokumentacja masowa”.
W zastępstwie nieobecnej prof. Haliny Robótki (UMK) jej referat wygłosiła Katarzyna Pepłowska: Wartościowanie akt. Teraźniejszość i przyszłość. Autorka omówiła m.in. narzędzia wartościowania: wykazy akt, kwalifikatory, komisje brakowania, archiwa przejściowe.
Rafał Galuba (UAM) omówił Problemy wartościowania i selekcji dokumentacji w archiwach wyodrębnionych, analizując kilkadziesiąt normatywów regulujących powyższe i zwracają uwagę na różnorodne i często niespotykane w innych instytucjach kryteria wartościowania.
Eugeniusz Borodij (AP Bydgoszcz), w wystąpieniu pt. Dokumentacja masowa w wykazach akt podjął próbę zdefiniowania tejże dokumentacji, jako odnoszącej się do jednostkowych faktów, ludzi, zjawisk oraz podkreślając jej częste występowanie w formie jednorodnych formularzy. Referent poruszył także problem celowości przechowywania masowej dokumentacji medycznej oraz osobowej, wskazał też na przydatność przepisów metodycznych NDAP z 1985 r., dotyczących oceny i porządkowania akt osobowych z okresu PRL.
Po przerwie wznowiono obrady.
Jolanta Louchin (APDOiP Milanówek) w referacie zatytułowanym Masowość dokumentacji personalnej oraz jej wartościowanie na przykładzie zasobu Archiwum Dokumentacji Osobowej i Płacowej przedstawiła wartość historyczną akt osobowych z przejętych przedsiębiorstw (np. 140 tys. teczek osobowych z zakładów „Ursus”), które ze względu na wytworzenie przez kluczowe kiedyś zakłady oraz na pochodzenie z przełomowych historycznie momentów posiadają ogromną wartość badawczą dla historyków, socjologów, demografów itd.
Ks. Leszek Wilczyński, w wystąpieniu pt. Dokumentacja masowa w kancelariach parafialnych i archiwach kościelnych przedstawił problem, z którym borykają się archiwiści kościelni w Polsce, mający do dyspozycji instrukcje kancelaryjne, opracowane dotychczas dla 5 diecezji. Dla porównania omówił także kwestię wartościowania dokumentacji w Kościele niemieckim, który posiada szczegółowe regulacje w tej materii.
Stefan Ciara (Uniwersytet Warszawski) przedstawił referat pt. Doświadczenia archiwistów galicyjskich na przełomie XIX i XX w. w zakresie postępowania z dokumentacją masową, skupiając się głównie na omówieniu działań archiwistów krakowskich i lwowskich.
Adam Dąbrowski (AAN) omówił Wartościowanie i selekcję akt w centrali Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i podległych mu urzędach administracji ogólnej oraz Policji Państwowej w świetle przepisów o przechowywaniu akt z lat 1931-1939.
Na tym wyczerpano porządek obrad pierwszego dnia konferencji.
Drugi dzień obrad zaczął się wystąpieniem Rolada Banducha (AP Katowice): Dokumentacja techniczna, jej masowość i problemy wartościowania, w którym zwrócono uwagę na fakt, iż dokumentacja techniczna, wytwarzana w 3 egzemplarzach i przechowywana w biurze projektowym, u właściciela obiektu oraz u inwestora już z tego powodu generuje problem masowości występowania, a ogólnie znane kryteria wartościowania nie zawsze mają tu zastosowanie.
Joanna Chojecka (AP Koszalin) w referacie pt. Problemy wartościowania dokumentacji masowej w Niemczech przedstawiła regulacje prawne (17 ustaw archiwalnych, w tym 1 federalna i 16 krajowych), poglądy archiwistów niemieckich oraz ich praktykę, opartą m.in. na samplingu (metody losowe, statystyczne).
Krzysztof Stryjkowski (AP Poznań, UAM) przedstawił referat zatytułowany: Wartościowanie dokumentacji masowej w krajach frankofońskich. Omówił w nim stanowisko archiwalnej społeczności międzynarodowej dot. wartościowania, począwszy od konferencji florenckiej w 1956 r. a skończywszy na ostatnim Kongresie Międzynarodowej Rady Archiwów w Kuala Lumpur w 2008 r. Duże zainteresowanie zebranych wzbudził projekt podręcznika wartościowania, przygotowywanego pod auspicjami MRA. Referent przedstawił też kryteria wartościowania w krajach frankofońskich.
Iwona Fischer (AP Kraków) w wystąpieniu pt. Konsekwencje wartościowania i selekcji dokumentacji masowej dla użytkowników archiwów, na podstawie doświadczeń z udostępniania archiwaliów w AP Kraków stwierdziła, że użytkownicy bardzo często korzystają z dokumentacji masowej (m.in. ewidencji ludności). Z tego względu wartościowanie tejże dokumentacji powinno być niezwykle ostrożne i wyważone, archiwiści zaś muszą występować tu jako strażnicy źródeł przeszłości, a nie jako „siła niszczycielska”, gdyż tak właśnie są nieraz postrzegani przez użytkowników.
Alicja Kulecka (Uniwersytet Warszawski) zreferowała temat: Dokumentacja masowa w badaniach historycznych. W języku historiografii występuje ona jako „źródła masowe” lub „archiwalia masowe”. Autorka przedstawiła problemy krytyki źródeł masowych oraz związane z nimi odrębne procedury badawcze. Zwróciła też uwagę, że są one wykorzystywane przede wszystkim w historiografii gospodarczej i społecznej.
Na tym wyczerpano porządek obrad.
Dyskusje toczyły się wokół problemów masowości głównie dokumentacji osobowej i medycznej. Wskazywano na ograniczenia ekonomiczne archiwów oraz niemożność spełnienia wszystkich potrzeb w zakresie przechowywania dokumentacji. Jednocześnie stwierdzano, że rozwój społeczeństwa informacyjnego wymaga być może opracowania nowych kryteriów wartościowania, a kontrowersje związane z tym tematem z pewnością szybko nie znikną. Zwracano też uwagę na fakt, iż archiwa państwowe nie są jedynymi przechowawcami materiałów archiwalnych, rozmaitych instytucji działających na tym polu jest coraz więcej, tak więc fakt, iż jakieś materiały nie trafią do archiwów państwowych nie oznacza, że badacze będą pozbawieni źródeł przeszłości.
Hanna Staszewska
AP Poznań