W ramach 79 zjazdu Niemieckiego Towarzystwa Archiwistek i Archiwistów (Verband deutscher Archivarinnen und Archivare., dalej VdA) obradującego w dniach 22-25 września 2009 roku w Ratyzbonie – program zjazdu szczegółowo opisuje artykuł poniżej – uchwalona została w dniu 24 września rezolucja zebrania członków VdA tzw. „Deklaracja kolońska” w sprawie bezpieczeństwa i zachowania zasobów archiwalnych. Nietrudno domyśleć się jakie wydarzenia legły u podstaw tego dokumentu.
Deklaracja przywołuje wydarzenia z 3 marca tego roku, kiedy to na skutek katastrofy budowlanej- dosłownie- zapadło się pod ziemię Archiwum Miejskie w Kolonii. Wielokrotnie na łamach „Archnetu” temat ten był opisywany. Sygnatariusze deklaracji podkreślają wagę podjęcia wszystkich niezbędnych środków w celu zabezpieczania przed podobnymi wypadkami zasobu archiwalnego. Wyrażono również uznanie dla działań podjętych na skalę ogólnopaństwową, doceniono współpracę wielu ludzi i organizacji, w celu ratowania archiwaliów kolońskich.
W wyniku zapoznania się z wnioskami płynącymi z konferencji eksperckiej z 24 czerwca tego roku, zorganizowanej przez Landesarchiv Północnej Westfalii – Nadrenii, zatytułowanej „Po katastrofie” (w oryginale „Nach Köln”), zebranie członków VdA ustaliło kilka działań ukierunkowanych na profilaktykę zabezpieczania obiektów budowlanych i samych zbiorów archiwalnych. Zasadnicze wnioski, jakie wynikają z prac ekspertów ująć można w kilka podstawowych zagadnień wyartykułowanych w deklaracji, a mianowicie:
– Dla każdego budynku archiwalnego powinno być przewidziane zarządzanie /kontrola zagrożeń budynku (Risikomanagement) oraz jego otoczenia na potencjalne szkody.
– Konieczne jest prowadzenie katastru zniszczeń i szkód (Schadenskataster) w celu uniknięcia niespodziewanych katastrof.
– Ważnym elementem zabezpieczenie zasobu archiwalnego jest jego przepakowanie w trwałe, drewniane, bezkwasowe pudła.
– Współpraca z lokalnymi władzami, klarowny podział kompetencji oraz sprawny system przepływu informacji.
– Podstawą zabezpieczenia zasobu archiwalnego jest przede wszystkim stworzenie jego analogowej kopii w postaci mikrofilmów, które nie wymagają zaangażowania dużych środków do ich odczytania.
– Digitalizacja i mikrofilmowanie powinny być prowadzone równolegle i uzupełniać się nawzajem.
Zapewne przez wiele jeszcze lat, wydarzenia, jakie miały miejsce w Kolonii, będą stanowiły poważne memento dla świata archiwalnego w Niemczech i nie tylko. Podjęcie, więc działań mających na celu lepsze zabezpieczenie i monitorowanie potencjalnych zagrożeń dla budynków archiwalnych, oraz zabezpieczanie samego zasobu wydaje się być kwestią zasadniczą.
Opracowała: Jolanta Leśniewska
AP Kutno
Pełny tekst: więcej na stronach VdA