Kategoria: Warsztat archiwisty

POLSKA: Od 1 stycznia 2011 nowe normatywy kancelaryjne w administracji

Dnia 17 listopada 2010 Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji opublikowało na łamach swojego BiP projekt rozporządzenia określający instrukcję kancelaryjną, rzeczowe wykazy akt oraz instrukcję archiwalną dla dla organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy. Omawiane regulacje mają objąć zarządzanie zarówno dokumentacją tradycyjną jak i elektroniczną. Biorąc pod uwagę fakt, że mają wejść w życie 1 stycznia 2011r. czasu na konsultacje pozostało niewiele.  Proponowane dokumenty są podstawowymi narzędziami zarządzania obiegiem dokumentacji w administracji terenowej. Zaproponowane rozwiązania w wielu wypadkach mają charakter nowatorski.

Tekst rozporządzenia wraz z załącznikami.

oprac. Adam Baniecki

Środki ewidencyjne

I. Inwentarz książkowy: jest najbardziej całościowym środkiem ewidencyjnym zespołu archiwalnego.

Metodyka: 1. Wytyczne Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 19 marca 1960r. w sprawie sporządzania inwentarzy książkowych dla zespołow (zbiorów) przechowywanych w archiwach państwowych. Wprowadzony zarządzeniem nr 6 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 19 marca 1960r.

2. Pismo Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwoych z 30 lipca 1960 r. dotyczące wyjaśnień do zarządzenia nr 6 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwoych z 19 marca 1960r. w sprawie inwentarzy książkowych dla zespołów (zbiorów) przechowywanych w archiwach państwowych.

Załatwianie spraw w archiwach państwowych

z BIP NDAP

 

Informacje publikowane w tym dziale wykorzystują dane publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwoych. Wszystkoch zainteresowanych funkcjonowaniem NDAP zachęcamy do korzystania z jego zawartości.

1. Listy polecające (dla zainteresowanych uzyskaniem listu polecającego Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych do badań w archiwach zagranicznych)

2. Zaświadczenie na wywóz archiwaliów za granicę (dla zainteresowanych wywozem archiwaliów za granicę, a co za tym idzie uzyskaniem zaświadczenia, że wywożony materiał nie wchodzi do narodowego zasobu archiwalnego)

3. Zezwolenie na czasowy wywóz archiwaliów za granicę (dala zainteresowanych czasowym wywozem archiwaliów za granicę w celach wystawienniczych)

Instrukcje metodyczne

WARSZTAT ARCHIWISTY

I Akta stanu cywilnego A. Instrukcja metodyczna 1. Zarządzenie nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 2 sierpnia 1999 r. w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego , format PDF B. Oprzyrządowanie prawne C. Bibliografia (patrz GENEALOGIA- BIBLIOGRAFIA D. Uwagi

II Akta Notarialne A Instrukcja metodyczna 1. Zarządzenie nr 20 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 15 lipca 1998 r.w sprawie opracowywania akt notarialnych w archiwach państwowych, format PDF (obowiązujące)2. Projekt wskazówek metodycznych Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 20 stycznia 1992 r. dotyczących opracowania akt notarialnych, format PDF B. Oprzyrządowanie prawne C. Bibliografia D. Uwagi

III Akta sądowe A Instrukcja metodyczna 1. Projekt wytycznych Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 20 stycznia 1992r. w sprawie sporządzania indeksów do inwentarzy akt sądowych 2. Projekt wskazówek metodycznych Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 30 grudnia 1991r. dotyczących opracowania akt sądowych wytworzonych w XIX i XX w. B. Oprzyrządowanie prawne C. Bibliografia

IV Dokumentacja fotograficzna A Instrukcja metodyczna 1. Zarządzenie nr 17 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 30 czerwca 1969r. w sprawie archiwalnego opracowania zasobu fotografii. (PDF) 2. Zarządzenie nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 3 czerwca 1960r. w sprawie zasad przekazywania do archiwów państwowych materiałów foto i fonograficznych. (obowiązujące) B. Oprzyrządowanie prawne C. Bibliografia

Porządkowanie i ewidencja nagrań

1. Zarządzenie nr 27 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 10 sierpnia 1972r. w sprawie opracowania nagrań w archiwach państwowych. Zarządzenie zawiera instrukcję i załączniki: nr1 Metryczka nagrania- karta katalogowa główna. nr2 Karta odsyłaczowa do karty głównej nr3 Księga inwentarzowa dla zbioru nagrań nr4 Karta skorowidza alfebetycznego autorów i wykonawców nr5 Torbka plastikowa (wzór) nr6 Papierowa koperta (wzór) nr7 Karta korzystającego

Ż

Źródło: Zbiór przepisów archiwalnych wydanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w latach 1952- 2000, wybór i opracowanie M.Tarakanowska, E. Rosowska, Warszawa 2001, ss 387- 395

2. Pismo okólne nr 1 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 20 maja 1996r. w sprawie zatwierdzania przez właściwe archiwa państwowe kwalifikatorów wartości archiwalnej fonograficznej i wideograficznej dokumentacji działalności programowej byłej państwowej jednostki organizacyjnej „Polskie Radio i Telewizja” oraz akceptowania spisówn zdawczo- odbiorczych materiałów archiwalnych kategorii A Pismo zawiera następujące załączniki:

Elementy wstępu do inwantarza archiwalnego

1.  BUDOWA WSTĘPU DO INWENTARZA WG KAZIMIERZA KONARSKIEGO (skrót)
Wobec faktu, że w polskiej archwistyce nadal obowiązuje budowa wstępu do inwentarza wg Kazimierza Konarskiego, która wydana była, jedyny raz, przed ponad półwiekiem i dostęp do jej tekstu może być dziś utrudniony zamieszczamy jego podstawowe elementy.
Na podstawie: Kazimierz Konarski, Wstęp inwentarza zespołu archiwalnego. Zasady opracowania, Archeion XXI, 1952, s 192- 202.